Finaler Leitfaden der EZB zur Beurteilung der fachlichen Qualifikation und persönlichen Zuverlässigkeit (Fit & Proper) – Update

Die Europäische Zentralbank (EZB) hat ihren Leitfaden zur Beurteilung der fachlichen Qualifikation und persönlichen Zuverlässigkeit finalisiert.  Der Leitfaden erläutert, welche Richtlinien, Praktiken und Verfahren die EZB bei der Beurteilung der Eignung von Mitgliedern der Leitungsorgane anwendet. Das im Rahmen der Konsultation zu den von der EZB vorgeschlagenen Richtlinien und Praktiken erhaltene Feedback wurde im finalen Leitfaden berücksichtigt (ausführlich zum Konsultationsentwurf Regulatory Blog Beitrag: „Leitfaden-Entwurf der EZB zur Beurteilung der fachlichen Qualifikation und persönlichen Zuverlässigkeit – Fit & Proper“ vom 10. April 2017)

Der folgende Beitrag fasst die wesentliche Punkte des Leitfadens unter Berücksichtigung der gegenüber dem Konsultationsentwurf vorgenommen Aktualisierungen und Klarstellungen zusammen.

Rechtlicher Rahmen

Der Leitfaden stellt im Hinblick auf das Zusammenwirken der unterschiedlichen europäischen Aufsichtsbehörden klar, dass mit dem EZB-Leitfaden keine neuen Anforderungen geschaffen werden, die von den Guidelines der European Banking Authority (EBA) abweichen. Vielmehr ist die EZB als zuständige Aufsichtsbehörde an die Einhaltung der EBA-Guidelines gebunden.  Insoweit wurden auch eventuelle Abweichungen in der Terminologie bereinigt und dem Wortlaut von EBA Guidelines und CRD IV angepasst.

Der Leitfaden gilt für die Beurteilung der Leitungsorgane der von der EZB direkt beaufsichtigten Institute sowie bei Zulassungen oder Genehmigungen von qualifizierten Beteiligungen auch für die weniger bedeutenden Institute.

Grundsätze

Klarer herausgestellt wurde, dass der Gedanke der Proportionalität bezogen auf Größe des Instituts sowie Umfang  und Komplexität seines Geschäftsmodells Berücksichtigung findet und daher immer auch eine individuelle Betrachtung und Entscheidung getroffen wird. Dies darf jedoch nicht dazu führen, dass die gesetzten Standards gesenkt werden – vielmehr geht es darum, eine differenziertere Betrachtungsweise vorzunehmen, zum Beispiel im Zusammenhang mit den Anforderungen an Fachkenntnisse und Erfahrung von Mitgliedern des Leitungsorgans oder deren zeitlichem Aufwand.

Beurteilungskriterien

Die Beurteilungskriterien wurden beibehalten, jedoch in einigen Punkten ergänzt bzw. klarer gefasst.

Erfahrung

Grundsätzlich müssen Mitglieder des Leitungsorgans über grundlegende theoretische Kenntnisse und praktische Erfahrungen aus Vortätigkeiten im Bankgeschäft verfügen. Die theoretischen Kenntnisse  sollte einen Bezug zu Bank- und Finanzdienstleistungen oder zu anderen relevanten Bereichen (hauptsächlich Bank- und Finanzwesen, Betriebs- und Volkswirtschaft/ Wirtschaftswissenschaft, Recht, Verwaltung, Finanzregulierung, Strategie, Risikomanagement, interne Kontrolle, Finanzanalyse und quantitative Methoden) aufweisen. Praktische Erfahrung folgt aus früheren Positionen unter Berücksichtigung der Beschäftigungsdauer, der Größe des Unternehmens, des Verantwortungsbereichs, der Zahl der unterstellten Mitarbeiter, der Art der ausgeführten Tätigkeiten, der tatsächlichen Relevanz der gesammelten Erfahrung usw. Um unter Diversitätsgesichtspunkten auch Personen außerhalb des Finanz-/Bankensektors die Mitgliedschaft in Leitungsorganen zu ermöglichen, können diese Kenntnisse allerdings auch durch spezifisches Training erworben werden.

Bei der Beurteilung, ob ein ausreichendes Maß an theoretischer und praktischer Erfahrung beim jeweiligen Mitglied vorliegt, folgt die EZB einem zweistufigen Verfahren. Im ersten Schritt wird die Erfahrung des zu Beurteilenden anhand eines Schwellenwertes beurteilt, ab dessen Erreichen von ausreichender Erfahrung ausgegangen wird. Angemessene Erfahrung können Mitglieder des Leitungsorgans in seiner Aufsichtsfunktion jetzt auch durch praktische Erfahrung aus dem öffentlichen oder akademischen Bereich nachweisen.

Allerdings betont die EZB, dass es sich hier nicht um einen Automatismus handelt. Auch wenn dieser Schwellenwert nicht erreicht wird, schließt dies eine Eignung nicht grundsätzlich aus: Im zweiten Schritt wird eine ergänzende Beurteilung durchgeführt, die weitere Aspekte berücksichtigt, zum Beispiel Vielfalt und ein insgesamt breites Spektrum im Leitungsorgan oder IT-Erfahrungen, die den spezifischen Anforderungen des Instituts entsprechen.

Leumund

Im Zusammenhang mit den Auswirkungen von laufenden oder abgeschlossenen Gerichtsverfahren auf die Reputation des betreffenden Mitglieds hat die EZB ihre Beurteilungskriterien klarer gefasst.

Allein die Tatsache, dass gegenwärtig – oder in der Vergangenheit – ein Gerichtsverfahren gegen eine Person eingeleitet wurde, ist für die Beurteilung von Bedeutung. Unabhängig davon, ob ein Urteil zugunsten des betreffenden Mitglieds ausfällt, können die zugrunde liegenden Umstände des Verfahrens für die Feststellung etwaiger Auswirkungen auf die Reputation haben.

Auch mehrere kleinere, an sich unbedeutende Vorfälle können in der Summe negative Auswirkungen auf den Leumund haben.

Interessenkonflikte

Im Hinblick auf die Auswirkung von Interessenkonflikten wird klargestellt, dass es hierbei nicht um Konflikte geht, die sich aus den Governance-Strukturen des Instituts ergeben, sondern um die Frage, ob das Mitglied in der Lage ist, fundierte, objektive und unabhängige Entscheidungen zu treffen (d. h. unvoreingenommen zu handeln). Interessenkonflikte, die ein wesentliches Risiko darstellen und nicht verhindert, eingeschränkt oder gelöst werden können, führen dazu, das betreffende Mitglied als nicht geeignet erachtet werden kann.

Hier gilt jedoch, dass nicht nur wesentliche Konflikt gegenüber den Aufsichtsbehörden offengelegt werden müssen: Alle tatsächlichen und potenziellen Interessenkonflikte bzw. Situationen, aus denen sich Konflikte ergeben können, sind mitzuteilen.

Die Beurteilung des Interessenkonfliktes obliegt zunächst dem beaufsichtigten Unternehmen selbst. Mit einer „Erklärung zum Interessenkonflikt“ erläutert das Unternehmen gegenüber der zuständigen Behörde, wie der Interessenkonflikt verhindert, abgeschwächt oder gelöst wird. Die zuständige Behörde beurteilt dann ihrerseits die Wesentlichkeit des Interessenkonflikts und die Angemessenheit der durch das beaufsichtigte Unternehmen ergriffenen Maßnahmen. Abhilfe bei fortbestehenden Interessenkonflikten ist möglich durch Auflagen seitens der Behörde, die hierzu zum Beispiel die Teilnahme an Sitzungen/Entscheidungen einschränken, eine Karenzzeit für das betreffende Mitglied oder ein besondere Monitoring anordnen kann.

Der Leitfaden listet (nicht  abschließend) eine Reihe von kritischen Situationen auf, bei denen ein wesentlicher Interessenkonflikt unterstellt wird.

Zeitaufwand

Die Änderungen im Hinblick auf den Zeitaufwand sind im Wesentlichen Klarstellungen. Da die EZB sowohl eine quantitative als auch eine qualitative Analyse vornimmt, wie hoch der mit der Wahrnehmung von mehreren Mandaten verbundene Zeitaufwand ist, müssen auf jeden Fall alle Mandate offengelegt sowie der erwartete bzw. geschätzte Zeitaufwand für ihre Ausübung gegenüber der EZB angegeben werden.

Interviews

Die EZB hat im finalen Leitfaden klargestellt, dass Interviews als wichtiges Beurteilungsinstrument für die Eignung heranzuziehen sind und die schriftlichen Unterlagen insofern ergänzen. Unter risikoorientierten Gesichtspunkten werden solche Interviews immer dann durchgeführt, wenn die Position des CEO oder des Vorsitzenden an der Spitze von Gruppen neu besetzt werden, da bei diese Positionen die meisten Risiken konzentriert sind.

Beurteilungsverfahren

Die Vorgehensweise der Aufsichtsbehörden bei Mandatsverlängerungen und/oder Rollenwechseln (zum Beispiel bei einem Wechsel von einer überwachenden Stellung in die Geschäftsleitung und umgekehrt) wird deutlicher formuliert. Klargestellt wird auch, dass sich die (Neu-)Beurteilung in solchen Fällen auf die Kriterien bezieht, die durch den Wechsel beeinflusst werden.

Beschluss

Weitere Klarstellungen beziehen sich vor allem auf die Beschlüsse der EZB am Ende des Beurteilungsverfahrens und deren Umsetzung/Folgen: Werden Auflagen der EZB nicht erfüllt, führt dies automatisch zur Beeinträchtigung der Eignung des betreffenden Mitglieds.

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