Leitfaden-Entwurf der EZB zur Beurteilung der fachlichen Qualifikation und persönlichen Zuverlässigkeit – Fit & Proper

Die Europäische Zentralbank hat am 14.11.2016 den Entwurf eines Leitfadens zur Beurteilung der fachlichen Qualifikation und persönlichen Zuverlässigkeit von potenziellen Kandidaten für die Positionen der Leitungsorgane (Geschäftsleitung/ Aufsichtsorgan) einer Bank veröffentlicht. Eine finale Fassung des Leitfadens ist für das Zweite Quartal 2017 angekündigt.

Hintergrund

Die EZB hat die Befugnis, die Beschlüsse für die Ernennung der Mitglieder der Leitungsorgane der direkt beaufsichtigten Kreditinstitute zu fassen. Die Eignungsanforderungen sind in Art. 91 der Eigenkapitalrichtlinie CRD IV in einem Satz dargestellt. Im Rahmen des einheitlichen Aufsichtsmechanismus (Single Supervisory Mechanism – SSM) hat die EZB jedoch die jeweiligen verbindlichen nationalen Rechtsvorschriften aus der Umsetzung der CRD IV zu berücksichtigen.

Die Beurteilungsansätze für die Einschätzung der fachlichen Qualifikation und persönlichen Zuverlässigkeit sollen durch den Leitfaden vereinheitlicht werden, um innerhalb des SSM ein „level-playing-field“ zu schaffen. Das ist insoweit von erheblicher Bedeutung, als die Beurteilung der Governance durch die laufende Aufsicht ein wichtiger Bestandteil des sogenannten SREP Prozesses ist.

Der Leitfaden erläutert, welche Richtlinien, Praktiken und Verfahren die EZB bei der Beurteilung der Eignung von Mitgliedern der Leitungsorgane anwendet. Grundsätzlich gilt aber, dass die Verantwortung für die Gewährleistung der Eignung der Mitglieder der Leitungsorgane bei den einzelnen Instituten liegt. Sie müssen eine eigene Sorgfaltsprüfung und Beurteilung vornehmen.

Der Aufsichtsprozess der EZB und die Anwendung der Eignungskriterien stehen im Verhältnis zur Größe des Unternehmens, sowie Art, Umfang und Komplexität der Geschäftsaktivitäten, so dass für die Beurteilung eine individuelle Analyse und aufsichtliches Ermessen herangezogen wird. Die Beurteilung der fachlichen Qualifikation und persönlichen Zuverlässigkeit ist Teil der laufenden Aufsicht über die Unternehmensführung. Entsprechend können die daraus gewonnen Ergebnisse Beschlüsse nach sich ziehen, die im Rahmen der laufenden EZB-Aufsicht weiterverfolgt werden müssen und umgekehrt kann die laufende Aufsicht Erkenntnisse für die Beurteilung der fachlichen Qualifikation und persönlichen Zuverlässigkeit liefern oder eine Neubeurteilung nach sich ziehen.

Parallel zum Leitfadenentwurf der EZB hat die European Banking Authority (EBA) Konsultationspapiere zur Überarbeitung der Leitlinien zur internen Governance (EBA Consultation Paper on draft Guidelines on internal governance (EBA/CP/2016/16)) und über die Leitlinien zur Beurteilung der Eignung von Mitgliedern von Geschäftsleitung und Aufsichtsorgan sowie Inhabern von Schlüsselfunktionen (Joint ESMA and EBA Consultation Paper in Guidelines on the assessement of the suitability of members of the management body and key function holders (EBA/CP/2016/17) veröffentlicht.

Anwendungsbereich

Der Leitfaden gilt für alle bedeutenden Institute d.h. auch für (gemischte) Finanzholdinggesellschaften. Für weniger bedeutende Institute kommt er bei Zulassungsverfahren bzw. bei qualifizierten Beteiligungen zur Anwendung.

Die EZB entscheidet anhand der im Leitfaden vorgestellten Kriterien über die Ernennung von Mitgliedern der Leitungsorgane bei den direkt durch sie beaufsichtigten bedeutenden Banken. Bei den weniger bedeutenden Banken werden die Entscheidungen über die Beurteilung der fachlichen Qualifikation und persönlichen Zuverlässigkeit durch die nationalen Aufsichtsbehörden getroffen. Allerdings ist davon auszugehen, dass diese die EZB Kriterien ebenfalls berücksichtigen werden. Dies ergibt sich u.a. aus der Tatsache, dass die nationale zuständige Aufsichtsbehörde für die Anzeige einer Bestellung die erste Anlaufstelle ist, unabhängig davon, ob es sich um ein direkt oder indirekt beaufsichtigtes Kreditinstitut handelt.

Ausdrücklich wird im Leitfaden darauf hingewiesen, dass der Begriff des Leitungsorgans sowohl die Mitglieder der Geschäftsführung wie auch die Mitglieder des Aufsichtsorgans umfasst.

Beurteilungskriterien

Der Leitfaden enthält fünf Kriterien zur Beurteilung der Zuverlässigkeit und der Qualifikation:

  • Erfahrung
  • Leumund/Reputation
  • Interessenkonflikt und Unvoreingenommenheit
  • Zeitaufwand
  • kollektive Eignung des Leitungsorgans

Erfahrung

Erfahrung bezieht sich einerseits auf praktische und berufliche Erfahrung aus früheren Tätigkeiten. Andererseits wird auch auf die theoretische Erfahrung, die durch Aus- und Weiterbildung erworben wurde, abgestellt. Alle Mitglieder des Leitungsorgans müssen mindestens über grundlegende theoretische Erfahrung im Bankgeschäft in den Bereichen verfügen, die der Leitfaden festlegt: Finanzmärkte, Regulierungsrahmen und rechtliche Anforderungen,

strategische Planung und Verständnis der Geschäftsstrategie/des Geschäftsplans, Risikomanagement (Identifizierung, Bewertung, Überwachung, Kontrolle und Eindämmung der Hauptrisiken eines Kreditinstituts) einschließlich Erfahrung mit direktem Bezug zu den Verantwortlichkeiten des jeweiligen Mitglieds, Beurteilung der Wirksamkeit von Regelungen eines Kreditinstituts im Hinblick auf eine effektive Unternehmensführung und Überwachung sowie wirksame Kontrollen und die Auswertung von Finanzinformationen eines Kreditinstituts im Hinblick auf die Aufdeckung von wesentlichen Problemen.

Bei der Beurteilung der Erfahrung folgt die Aufsicht einem zweistufigen Ansatz: Im ersten Schritt wird das Maß der Erfahrung anhand von festgelegten Schwellenwerten ermittelt, bei Bedarf wird in einem zweiten Schritt eine ausführlichere Beurteilung durchgeführt. Letzteres wird ggf. erforderlich sein, wenn die Schwellenwerte für eine „ausreichende Erfahrung“ nicht erreicht werden, aber die Geeignetheit mittels ausführlicher Begründung durch das Institut doch nachgewiesen werden kann.

Als Schwellenwert, ab dem die Aufsicht eine ausreichende Erfahrung für das Leitungsorgan in seiner (Geschäfts-) Leitungsfunktion annimmt, gilt:

 CEO in (Geschäfts-) Leitungsfunktion  Mitglied des (Geschäfts-) Leitungsorgans
 10 Jahre aktuelle praktische Erfahrung in Bereichen mit Bezug zur Banken- oder Finanzdienstleistungsbranche mit einem wesentlichen Anteil an Positionen in der oberen Führungsebene  5 Jahre aktuelle praktische Erfahrung in Bereichen mit Bezug zur Banken- oder Finanzdienstleistungsbranche in Positionen auf der oberen Führungsebene

Angemessener Erfahrung für das Leitungsorgan in seiner Aufsichtsfunktion ist anzunehmen, bei:

 Vorsitzender  Mitglied des Leitungsorgans
 10 Jahre einschlägiger praktische Erfahrung aus jüngster Vergangenheit. Dabei sollte ein wesentlicher Anteil auf Positionen in der oberen Führungsebene entfallen, einschließlich umfangreicher theoretischer Erfahrung im Bankgeschäft oder einem vergleichbaren relevanten Gebiet  3 Jahre einschlägiger praktische Erfahrung in oberen Führungspositionen aus jüngster Vergangenheit (einschließlich theoretischer Erfahrung im Bankgeschäft).

 Leumund

Bei Mitgliedern des Leitungsorgans muss jederzeit eine ausreichend gute Reputation vorliegen. Ein Mitglied des Leitungsorgans wird als gut beleumundet eingestuft, wenn es keine gegenteiligen Hinweise gibt und kein Grund dafür besteht, am guten Leumund der Person zu zweifeln (Unschuldsvermutung). Laufende und abgeschlossene Gerichtsverfahren können die Beurteilung beeinflussen. Daher muss die Aufsichtsbehörde immer über Gerichtsverfahren informiert werden und ermittelt potentielle Auswirkungen auf den Leumund. Die verlangten Mindestangaben betreffen neben der Art der Anschuldigung/Anklage und Angaben zum Verfahrensstand auch die Zeit, die seit dem mutmaßlichen Fehlverhalten vergangen ist, das Verhalten des betreffenden Mitglieds seit diesem Zeitpunkt sowie die mögliche Einsicht in Bezug auf sein Verhalten, zu der das betreffende Mitglied im Laufe der Zeit gelangt ist.

Interessenkonflikte und Unvoreingenommenheit

Ein Interessenkonflikt besteht dann, wenn die Durchsetzung von Interessen eines Mitglieds die Interessen des beaufsichtigten Unternehmens beeinträchtigt. Interessenkonflikte sind grundsätzlich zu vermeiden bzw. durch Regelungen für die Unternehmensführung und –kontrolle abzuschwächen. Die Aufsichtsbehörde beurteilt die Wesentlichkeit des Risikos, das durch den Interessenkonflikt entsteht. Dazu enthält der Leitfaden eine Tabelle, die für persönliche, berufliche, finanzielle und politische Interessenkonflikte die Wesentlichkeit anhand von Umfang und Art der Beziehung festlegt bzw. wo möglich einen Schwellenwert für die Wesentlichkeitsgrenze vorgibt. Bei Auftreten eines wesentlichen Interessenkonflikts muss das Unternehmen die im Leitfaden genannten angemessenen Maßnahmen ergreifen, einschließlich einer „Erklärung zum Interessenkonflikt“ gegenüber der Aufsichtsbehörde.

Das Kriterium der Unvoreingenommenheit wird immer beurteilt und ist unabhängig von den Interessenkonflikten zu sehen.

Zeitaufwand

Alle Mitglieder des Leitungsorgans müssen in der Lage sein, für die Erfüllung ihrer Aufgaben in dem Institut ausreichend Zeit aufzuwenden. Insbesondere die Wahrnehmung mehrere Mandate kann den Zeitaufwand beeinflussen. Die Zahl der Leitungs- und Aufsichtsmandate, die ein Mitglied des Leitungsorgans in einem Institut innehaben darf, beschränkt sich nach der CRD IV auf ein Leitungsmandat mit zwei Aufsichtsmandaten oder vier Aufsichtsmandate. Der EZB-Leitfadenentwurf macht deutlich, dass die EZB die sogenannte besondere Zählweise z.B. bei Gruppen restriktiv anwendet und darauf achtet, ob Synergien innerhalb der unterschiedlichen Mandate den Zeitaufwand reduzieren können.

Kollektive Eignung

Die beaufsichtigten Unternehmen müssen im Wege einer Selbstbeurteilung ihres Leitungsorgans die kollektive Eignung feststellen, im Idealfall durch eine Eignungsmatrix. Etwaige Unzulänglichkeiten müssen der EZB-Aufsicht mitgeteilt bzw. mit dieser erörtert werden. Der Beitrag jedes Mitglieds des Leitungsorgans zur kollektiven Eignung wird bei der erstmaligen Beurteilung der (individuellen) fachlichen Qualifikation und persönlichen Zuverlässigkeit bewertet.

Beurteilungsprozess/Interviews

Für die EZB sind Interviews ein wichtiges Instrument für die Beurteilung der fachlichen Qualifikation und der persönlichen Zuverlässigkeit.

Die Durchführung von Interviews folgt einem risikoorientierten Ansatz, d.h. sie sind obligatorisch bei der Neubesetzung der Position des CEO und des Vorsitzenden des Verwaltungs- oder Aufsichtsrats bei eigenständigen Banken und Konzernobergesellschaften. Interviews werden bei den anderen Mitgliedern darüber hinaus auf Ermessensbasis eingesetzt werden (z. B. wenn spezifische Bedenken hinsichtlich der Eignung oder Integrität/Korrektheit des betreffenden Mitglieds bestehen).

Beurteilungsverfahren

Eine Beurteilung der fachlichen Qualifikation und persönlichen Zuverlässigkeit kann durch verschiedene Ereignisse ausgelöst werden.

  • Neubestellung, Änderung der Funktion oder Verlängerung der Amtszeit

Bei Neubestellungen im Rahmen des SSM meldet das beaufsichtigte Unternehmen die (vorgeschlagenen) Bestellung eines neuen Mitglieds des Leitungsorgans an die nationale zuständige Behörde (NCA), die ihrerseits die EZB unterrichtet. EZB und NCA prüfen die Unterlagen, fragen örtlicher Register und EBA-Datenbanken über Verwaltungssanktionen ab und halten ggfs. Rücksprache mit anderen nationalen Behörden. Weitere Informationen können bei Bedarf schriftlich oder in einem Interview angefordert werden. Die EZB arbeitet mit Unterstützung der NCA einen Beschluss aus und legt diesen dem Aufsichtsgremium zur Billigung und dem EZB-Rat zur Annahme vor.

Bei Änderungen im Leitungsorgan (Änderungen der Funktion oder Verlängerungen der Amtszeit) erfolgt eine Beurteilung der fachlichen Qualifikation und persönlichen Zuverlässigkeit nur im Bedarfsfall und gemäß den nationalen Rechtsvorschriften.

Soweit sich bei Verlängerungen der Amtszeit keine neuen Tatsachen ergeben haben, erfolgt eine Neubeurteilung nur, wenn sie nach nationalem Recht erforderlich ist.

Im Falle eines Rücktritts ist kein Beschluss der Aufsicht erforderlich; allerdings kann mit der ausscheidenden Person ein Exit-Interview geführt werden, um Informationen für die laufende Beaufsichtigung des Instituts zu gewinnen.

  • Neue Tatsachen oder andere Faktoren

Neue Tatsachen können – unabhängig davon, wie sie EZB und NCA zur Kenntnis gelangen – im Einzelfall zu einer neuen Beurteilung führen.

Beschluss

Die EZB erlässt nach jeder Beurteilung der fachlichen Qualifikation und persönlichen Zuverlässigkeit einen formellen zustimmenden oder ablehnenden Beschluss. Zustimmende Beschlüsse können mit Empfehlungen zur Best Practice oder Auflagen verbunden sein, wenn dies erforderlich ist (z.B. Teilnahme an einer bestimmten Schulung, Aufgabe eines externen Mandats, Probezeit unterhalb der Ebene des Leitungsorgans).

Das betreffende Mitglied oder das beaufsichtigte Unternehmen kann EZB Beschlüsse durch den Administrativen Überprüfungsausschuss überprüfen lassen oder den Beschluss direkt vor dem Europäischen Gerichtshof anfechten.

Verbindlichkeit ?

Neben den nationalen Rechtsvorschriften beachtet die EZB auch die EBA Leitlinien. Die Inhalte der EBA Leitlinien sind in den EZB Leitfaden Entwurf eingeflossen. Von der EZB erlassenen Leitfäden sind auch von den nationalen Aufsichtsbehörden zu beachten, sofern diesen keine verbindlichen nationalen Rechtsvorschriften entgegenstehen. Obwohl es sich bei dem Leitfaden nicht um einen EZB Verordnung handelt, tun die Banken gut daran, die dort enthaltenen Kriterien zu berücksichtigen, denn der Leitfaden drückt die Erwartung der EZB-Bankenaufsicht aus.

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