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Auslegungs- und Anwendungshinweise zum Thema „Sonstige Pflichten“

Am 15. März 2018 hat die BaFin die Auslegungs- und Anwendungshinweise zum Geldwäschegesetz in Konsultationsfassung veröffentlicht (BaFin-Konsultation 05/2018). Das letzte der vier Hauptkapitel gibt unter dem Titel „Sonstige Pflichten“ im Wesentlichen zu den Themen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten, Verdachtsmeldeverfahren sowie zur gruppenweiten Umsetzung einige konkrete und praxisrelevante Hinweise.

Wir stellen Ihnen im Folgenden vor, welche Konkretisierungen die Auslegungs- und Anwendungshinweise enthalten.

 

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten

Hinsichtlich der Konkretisierungen zu den Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten entsprechend § 8 GwG dürfte vor allem folgende Klarstellung von Interesse sein:

Sofern in Bezug auf Bestandskunden entsprechende Kopien oder digitalisierte Erfassungen bislang nicht vorliegen, brauchen diese, auch im Rahmen der Aktualisierungspflicht (nach § 10 GwG) nicht nachgeholt zu werden.

Weiterhin wird betont, dass die Aufzeichnungspflicht nur für Angaben und eingeholte Informationen, die im Rahmen der Erfüllung der Sorgfaltspflichten erhoben und eingeholt wurden, gilt.

Für die Unterlagen, die zur Begründung der Geschäftsbeziehung beigebracht wurden, gilt eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren, die mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem die Geschäftsbeziehung endet. Für sonstige Unterlagen, beginnt die Frist mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Angabe festgestellt worden ist. Anschließend sind die Aufzeichnungen und sonstigen Belege unverzüglich zu vernichten, sofern diesbezüglich keine anderen gesetzlichen Bestimmungen über Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten gelten.

Verdachtsmeldeverfahren

Die Meldepflicht eines auffälligen Tatbestands ist weiterhin an die bislang bekannten Voraussetzungen geknüpft und besteht unabhängig von der Höhe einer Transaktion bzw. dem Wert eines zugrundeliegenden Vermögensgegenstandes. Der Verpflichtete hat einen Sachverhalt hinsichtlich der Aspekte der Ungewöhnlichkeit und Auffälligkeit im jeweiligen geschäftlichen Kontext zu würdigen. Besondere Aufmerksamkeit ist insbesondere dann erforderlich, wenn Transaktionen

  • auffallend komplex oder groß,
  • ohne offensichtlichen wirtschaftlichen Zweck oder
  • insgesamt ungewöhnlich

ablaufen. Heranzuziehen sind immer sämtliche aus der Geschäftsbeziehung vorhandenen Informationen. Es ist nicht erforderlich, dass der Verpflichtete bereits Gewissheit hat, dass ein entsprechender Vermögensgegenstand aus einer Vortat i.S.d. § 261 StGB stammt. Es ist auch nicht die Aufgabe eines Verpflichteten, einen Sachverhalt bereits auf mögliche Vorstrafen zu prüfen bzw. „zu ermitteln„, welche Straftatbestände erfüllt sind. Betont wird nochmal, dass im Zweifel immer eine Meldung zu erstatten ist. Detaillierte Ausführungen zum Thema Verdachtsmeldeverfahren enthält auch das entsprechende BaFin-Rundschreiben 1/2014 (GW) „Verdachtsmeldung“.

Die BaFin führt insbesondere aus, dass die fortlaufend aktualisierten Typologienpapiere der FIU sowie der FATF, die mögliche Anhaltspunkte für eine Verdachtsmeldung liefern, zu berücksichtigen sind.

Gemäß § 45 Absatz 1 Satz 1 GwG hat die Meldung nunmehr ausschließlich elektronisch mit der IT-Anwendung „goAML“ zu erfolgen. Nachmeldungen sind ebenfalls mit der entsprechenden Funktion von „goAML“ vorzunehmen. Nur in Ausnahmefällen (Störung des elektronischen Meldewegs von mindestens zwei Stunden) ist die Meldung mittels des von der FIU vorgegebenen Meldevordrucks zulässig.

Hinsichtlich der organisatorischen Ausgestaltung wird nochmals betont, dass Verfahren zu implementieren sind, die eine unverzügliche Bearbeitung gewährleisten. Die Beschäftigen sollen sich intern eines Formblatts bedienen können. Für die Beurteilung und weitere Bearbeitung ist ausschließlich der Geldwäschebeauftragte zuständig. Es ist nicht zulässig, dass Meldungen zunächst an Vorgesetzte erfolgen und diese entscheiden, ob eine Meldung an den Geldwäschebeauftragten weitergeleitet wird. Sofern im Nachgang zu einer internen Meldung keine Verdachtsmeldung versendet wird, sind die Gründe hierfür zu dokumentieren und für fünf Jahre aufzubewahren. Der intern meldende Beschäftigte hat in dem Fall keine Verdachtsmeldung zu erstatten; ihm steht die Möglichkeit frei, mittels des Hinweisgebersystems des Verpflichteten eine aus seiner Sicht unzutreffende Behandlung seiner Meldung zu kommunizieren.

Nach erfolgter Meldung darf eine Transaktion frühestens durchgeführt werden, wenn dem Verpflichteten die Zustimmung der FIU oder der Staatsanwaltschaft vorliegt oder (abweichend zur Vergangenheit) der dritte Werktag nach Übermittlung verstrichen ist. Jegliche Information über eine beabsichtigte oder abgegebene Meldung durch den Verpflichteten an den Auftraggeber der auffälligen Transaktion ist untersagt („tipping-off“-Verbot).

Abschließend wird ausgeführt, dass die Entscheidung zur Weiterführung einer relevanten Geschäftsbeziehung ausschließlich dem Verpflichteten obliegt. Eine Weiterführung allein zum Zweck der Ermittlung ist nicht erforderlich. Es empfiehlt sich jedoch, in diesem Fall die FIU zu informieren, um die Ermittlungen nicht zu beeinträchtigen.

Im Entwurf der Auslegungs- und Anwendungshinweise wird abschließend nochmals auf die Bußgeldvorschriften des § 56 GwG bei Verstößen gegen die Meldepflicht hingewiesen.

Gruppenweite Umsetzung

Die Verpflichtungen zur gruppenweiten Umsetzung gemäß § 9 GwG betreffen alle Mutterunternehmen einer Gruppe mit Sitz im Inland. Dies gilt auch für rechtlich selbstständige Tochterunternehmen und Zweigniederlassungen ausländischer Mutterunternehmen, die selber nachgeordnete Unternehmen im In- oder Ausland haben. Nicht zur Gruppe gehören Schwesterunternehmen.

Die Folgepflichten im Rahmen der gruppenweiten Umsetzung erstrecken sich auf folgende Themen:

  • In der Risikoanalyse nach § 5 GwG sind die gruppenangehörigen Unternehmen abzudecken. Hierzu sind auch von den gruppenangehörigen Unternehmen erstellte Risikoanalysen miteinzubeziehen und auf ihre Inhalte aufzubauen. Nicht zu vergessen sind etwaige Risiken von nachgeordneten Unternehmen, die auf die Risikosituation der Gruppe durchschlagen könnten.
  • Auf Basis der gruppenweiten Risikoanalyse hat das Mutterunternehmen erforderliche und insbesondere gruppenweite einheitliche Maßnahmen und Pflichten einzurichten. Dies bedeutet insbesondere, dass es notwendig ist, dass die vom Verpflichteten definierten Sicherungsmaßnahmen innerhalb der gesamten Gruppe und unabhängig vom Ort der Niederlassung oder des Unternehmens in gleicher Weise anzuwenden sind.
  • Es sind gruppenweit einheitliche Sicherungsmaßnahmen Dabei ist darauf zu achten, dass für alle Verpflichteten gleicher Art (bspw. Kreditinstitute, Finanzdienstleistungsinstitute etc.) die identischen Sicherungsmaßnahmen gelten. Sie können sich somit innerhalb der Gruppe unterscheiden.
  • Es ist beim Mutterunternehmen ein Gruppengeldwäschebeauftragter sowie dessen Stellvertreter zu bestellen. Diese sind für eine einheitliche Strategie zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sowie die Koordinierung und Überwachung ihrer Umsetzung verantwortlich. Sie müssen die Befugnis haben, notwendige Weisungen zu erteilen und alle relevanten Informationen (bspw. Prüfungsberichte externer Prüfer und der Revision) für alle gruppenangehörige Unternehmen und Zweigstellen zu erhalten. Sie sind verpflichtet, sich fortlaufend über die Einhaltung der Vorgaben (auch durch Besuche vor Ort!) zu überzeugen.
  • Das Mutterunternehmen hat Verfahren für den Informationsaustausch innerhalb der Gruppe sowie Vorkehrungen zum Schutz personenbezogener Daten einzurichten.
  • Abschließend stellt die BaFin die Anforderungen in Bezug auf Drittstaaten dar. Dies bedeutet insbesondere, dass ein Mutterunternehmen bei Zweigstellen und Unternehmen in Drittstaaten, die weniger strenge AML-Anforderungen haben, sicherstellen muss, dass die definierten gruppenweiten Maßnahmen wirksam umgesetzt werden, sofern dies nicht dem Recht des Drittstaats widerspricht. Für den Fall, dass die Maßnahmen nach dem Recht des Drittstaates nicht durchgeführt werden dürfen, hat der Gruppengeldwäschebeauftragte alternative Maßnahmen (bspw. verstärkte Vor-Ort-Prüfungen, Einschränkung des Produktangebotes, Durchführung verstärkter laufender Überwachungen u.ä.) zu ergreifen.

Haben Sie Fragen oder sehen Sie Diskussionsbedarf zur vorliegenden Konsultationsfassung? Wir sind gerne für Sie da, sprechen Sie uns an!

Auslegungs- und Anwendungshinweise der BaFin unterstreichen den Risikomanagementansatz bei der Geldwäscheprävention

Am 15. März 2018 hat die BaFin die Auslegungs- und Anwendungshinweise zum Geldwäschegesetz in Konsultationsfassung veröffentlicht (BaFin-Konsultation 05/2018). Als eines der vier Hauptkapitel widmen sie sich dem Thema Risikomanagement. Konkret geht es zum Einen um die Auslegung der §§ 4 und 5 des GwG. In diesen sind die Anforderungen an ein angemessenes undwirksames Risikomanagement sowie einer risikoadäquaten Analyse in Bezug auf Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung definiert. Zum Anderen werden die Vorgaben des § 6 GwG zu den internen Sicherungsmaßnahmen behandelt. Wir zeigen Ihnen, welche Konkretisierungen die Auslegungs- und Anwendungshinweise enthalten!

Risikomanagement

In den nun vorliegenden Konkretisierungen stellt die Aufsicht den Proportionalitätsgrundsatz für die Ausgestaltung des Risikomanagementansatzes dar. Hiernach erhöhen sich für Verpflichtete die Anforderungen mit zunehmenden Umfang der angebotenen Finanzprodukte oder Finanzdienstleistungen. Als weitere Orientierungsgrundlagen verweisen die Auslegungs- und Anwendungshinweise explizit auf die Leitlinien der FATF und des Basler Ausschuss für Bankenaufsicht, welche bewährte Verfahren zur Ausgestaltung des Risikomanagements enthalten. Eine verpflichtende Anwendung ist nicht vorgesehen; es ist aber davon auszugehen, dass diese Leitlinien zukünftig eine wichtige Grundlage für die Mindestanforderungen an das Risikomanagement im Bereich der Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung bilden.

Risikoanalyse

Darüber hinaus werden Konkretisierungen zur Ausgestaltung der Risikoanalyse gemacht. Hier wird insbesondere auf die ESA Risk Factors Guidelines hingewiesen, die als Anlage der Auslegungs- und Anwendungshinweise nunmehr verpflichtet anzuwenden sind und nach Meinung der Aufsicht ein Kernstück bei der Implementierung des risikobasierten Ansatzes bilden. Darüber hinaus erfolgt eine Darstellung zur schrittweisen Anfertigung der Risikoanalyse in Bezug auf Risiken der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung.

Das bisher für diese Zwecke geltende BaFin-Rundschreiben 8/2005 (GW) ist nunmehr in den neuen Regelungen des Geldwäschegesetzes und den Auslegungs- und Anwendungshinweisen aufgegangen.

Interne Sicherungsmaßnahmen

Auch im Bereich der Internen Sicherungsmaßnahmen wird der Proportionalitätsgrundsatz gestärkt. Angemessen sind hiernach Sicherungsmaßnahmen, die auf Basis der erstellten Risikoanalyse der jeweiligen Risikosituation der Verpflichteten entsprechen. Zudem wird in den Auslegungs- und Anwendungshinweisen umfangreich die Funktion des Geldwäschebeauftragten und seines Stellvertreters nach § 6 Abs. 2 Nr. 2 GwG in den folgenden Bereichen konkretisiert:

  • Bestellung, Anzeige und Entpflichtung des Geldwäschebeauftragten
  • Anforderungen an die Tätigkeit des Geldwäschebeauftragten
  • Sachliche und personelle Ausstattung sowie die Rechte des Geldwäschebeauftragten
  • Aufgaben des Geldwäschebeauftragten
  • Möglichkeit der Befreiung

Haben Sie Fragen oder sehen Sie Diskussionsbedarf zur vorliegenden Konsultationsfassung? Wir sind gerne für Sie da, sprechen Sie uns an!

BaFin veröffentlicht Entwurf zur Verwaltungspraxis im Umgang mit dem neuen Geldwäschegesetz

Die BaFin hat heute die lange erwarteten Auslegungs- und Anwendungshinweise zum Geldwäschegesetz in Konsultationsfassung veröffentlicht (BaFin-Konsultation 05/2018). Der nun vorliegende Entwurf bezieht sich auf das aktuelle Geldwäschegesetz vom Juni 2017 und gilt für alle Verpflichteten, die unter der Aufsicht der BaFin stehen.

Die Auslegungs- und Anwendungshinweise gliedern sich in vier Hauptkapitel und haben in ihrer Konsultationsfassung einen Umfang von 88 Seiten. Hinzu kommen die ESA Risk Factors Guidelines, die als Anlage der Auslegungs- und Anwendungshinweise nunmehr auch verpflichtet anzuwenden sind. Wir haben für sie den Aufbau und die wesentlichen Regelungsbereiche in der nachfolgenden Übersicht zusammengefasst.Stellungnahmen können der BaFin bis zum 11. Mai 2018 übermittelt werden. Zudem plant die BaFin, eine entsprechende Anhörung am 2. Mai 2018 in Bonn durchzuführen.

Haben Sie Fragen oder sehen Sie Diskussionsbedarf? Wir stehen Ihnen hierbei gerne zur Seite.

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