Die neuen GoBD als Treiber der Digitalisierung

Das Bundesministerium der Finanzen hat mit dem BMF-Schreiben vom 28. November 2019 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) neu gefasst und damit die GoBD vom 14. November 2014 ersetzt. In Kraft getreten sind die neugefassten GoBD seit dem 1. Januar 2020. In den neuen GoBD wurden punktuelle Änderungen vorgenommen, die zum einen zur Klarstellung dienen und zum anderen die Entwicklung hin zu digitalen Prozessen berücksichtigen und die Nutzung von aktuellen Technologien unterstützen.

Viele der Änderungen ermöglichen Unternehmen im Rahmen der Umsetzung der GoBD gleichzeitig Grundsteine für die digitale Transformation und somit für effizientere, digitalere und leistungsfähigere Prozesse zu setzen.

Was kann passieren, wenn Ihr Unternehmen die GoBD nicht einhält?

Die GoBD stellen die Sicht der Finanzverwaltung für die Führung von Büchern in DV-Systemen dar und somit eine Interpretation handelsrechtlichen Buchführungspflichten bei Einsatz von DV-Systemen. Sofern ein Unternehmen sich an dieser Verwaltungsauffassung orientiert bzw. diese einhält geht die Finanzbehörde von der Einhaltung der GoBD aus. Sofern dies nicht der Fall ist, kann dies zum Anzweifeln der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und zu einer Steuerschätzung und im schlimmsten Fall zur Einleitung eines Ordnungswidrigkeits- oder Steuerstrafverfahrens führen.

Was ändert sich im Wesentlichen durch die neuen GoBD und wie unterstützt dies Ihre digitale Transformation?

  • Cloud-Systeme

Cloud-basierte DV-Systeme werden nun explizit bei den erlaubten DV-Systemen aufgeführt. Hierbei sind jedoch weitere Anforderungen zu berücksichtigen. 

Durch den Einsatz von Cloud-Systemen, kann neben einer effizienteren Nutzung benötigter Kapazitäten auch gleichzeitig auf leistungsfähigere Ressourcen zurückgegriffen werden, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.

  • Mobiles und ersetzendes scannen

Die neuen GoBD stellen klar, dass die bildliche Erfassung von Handels- oder Geschäftsbriefen sowie Buchungsbelegen, welche in Papierform empfangen wurden, mit den verschiedensten Arten von Geräten wie Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen und stationär, mobil, zentral oder dezentral erfolgen kann. Bei der Umsetzung im Realbetrieb ist insbesondere den Vorgaben an die Lesbarkeit und vollständige Erfassung des „Scan-Gutes“ beim mobilen Ablichten von Belegen ein besonderes Augenmerk zu widmen.

Das mobile und ersetzende scannen ermöglicht eine Digitalisierung der Prozesse End-to-End und sorgt dafür, dass aufwändige Prozesse und Kosten zur Archivierung von papierhaften Belegen stark reduziert werden können.

  • Ersetzendes Konvertieren

In der Vergangenheit haben die GoBD vorgesehen, dass bei einer Umwandlung (Konvertierung) aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein Inhouse-Format sowohl das Original- als auch das Inhouse-Format zu archivieren sind.

Mit den neuen GoBD vom 28. November 2019 gilt erleichternd, dass die Aufbewahrung beider Versionen bei Vorliegen bestimmter Voraussetzungen nicht weiter erforderlich ist, wodurch wiederum Kosten gesenkt und Ressourcen entlastet werden können

  • Archivdaten

Bei Änderung und nachfolgender Abschaltung eines Systems (z.B. durch Systemwechsel) kann sich der Zeitraum der Verfügbarmachung auf 5 Jahre verkürzen und die Daten müssen dem Finanzamt nur noch per Datenträger bereitgestellt werden.

Kapital und Ressourcen für das Vorhalten von Daten in Archivinstanzen können reduziert und Daten auf weniger Ressourcenintensive Medien übertragen werden.

 Welche Unterstützung bietet PwC?

In interdisziplinären Teams können wir Sie als Experten mit umfangreicher Projekterfahrung bei Versicherungen und Banken sowohl hinsichtlich der Compliance als auch im Hinblick auf Aufdeckung von Digitalisierungspotentialen unterstützen. Sie entscheiden wie stark sie uns einbinden. Unser Baukastenprinzip ist so aufgebaut, dass Sie mit den Bausteinen eins und zwei zunächst eine strukturierte Identifikation der Compliance Lücken hinsichtlich der GoBD erreichen können. Mit den Bausteinen drei und vier helfen wir Ihnen dann bei der Umsetzung der Maßnahmen zur Schließung der identifizierten Lücken.

Ergänzende Informationen zu unserem Team und unserem Serviceangebot finden Sie in unserem Flyer.

Gerne können Sie sich bei jeglichen Fragen zu diesem Thema unverbindlich an uns wenden!

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