Text Mining im Finanzsektor: Einfache und schnelle Analyse von Texten zur Generierung von Erkenntnissen und Effizienzsteigerungen

Text Mining ermöglicht die (teil-) automatisierte Auswertung von Texten in einem Umfang, der durch herkömmliche manuelle Analysen nicht zu bewältigen ist.

Dank Text Mining können Mitarbeitende aus der Informationsflut an Texten im Unternehmen relevante Daten ohne großen Zeitaufwand für sich erschließen. Auch werden neue Erkenntnisse gewonnen, auf deren Basis schnellere Entscheidungen getroffen werden können, wodurch Unternehmen Effizienzsteigerungen wie bspw. durch Produktoptimierung oder Kosteneinsparpotentiale verzeichnen.

Erläuterung und Funktionsweise von Text Mining

Mit Hilfe von Text-Mining werden in kürzester Zeit aus Textdateien für den Nutzenden relevante Informationen extrahiert, um diese (teil-) automatisiert weiterverarbeiten zu können. So können umfangreiche Dokumente wie Verträge, Organisationsanweisungen oder regulatorische Schriftstücke, die aufgrund des Umfangs nur unter sehr hohem Zeitaufwand von Mitarbeitenden gelesen werden können, hinsichtlich spezifischer und für Ihr Anliegen relevanter Informationen durchsucht und ausgewertet werden.

Neue Technologien wie z.B. Natural Language Processing (NLP) ermöglichen es den Sinn menschlicher Sprache (z.B. Zusammenhänge oder unterschiedliche Schreibweisen) für Computer “verständlich” zu machen. Im konkreten Anwendungsfall von Text Mining wird geschriebene Sprache – sprich Freitext – mittels Computeranalysen auf vorhandene Muster untersucht und kontextabhängig geclustert. Voraussetzung hierfür ist, dass die verwendenden Texte in digitaler Form vorliegen (z.B. Word Dateien oder PDF).

Bedeutung und Herausforderungen von Text Mining

Dokumente und die darin enthaltenen Texte bilden eine der wichtigsten Grundlagen unserer Kommunikation. Mittlerweile verfügt jede Abteilung innerhalb eines Finanzinstituts über eine beachtliche und ständig wachsende Menge an Dokumenten, sei es die Rechnungsbearbeitung, der Kundenservice, der Bereich Compliance oder das Vertragswesen. Viele Textdokumente beinhalten dabei Informationen, die es zu identifizieren und auszuwerten gilt. Durch den Einsatz von Text Mining können bspw. Leasingverträge teil-automatisiert ausgewertet werden, indem sie u.a. gegen Checklisten abgeglichen werden und Vertragsbedingungen und Klauseln können schnell und effizient aus den Verträgen extrahiert werden, sodass Mitarbeitende lediglich die Aufgabe der Qualitätssicherung übernehmen müssen. Auch Leasingbegriffe oder Laufzeiten können ganz einfach im digitalisierten Leasinginventar gesucht werden. 

Die Nutzung von Text Mining ist auch mit Herausforderungen verbunden. So kann der Einsatz von Text Mining je nach Anwendungsfall zeitaufwendig sein, wenn Dokumente in Papierform mittels Scan zunächst in digitale Bild-Dateien umgewandelt und anschließend ausgelesen werden müssen. Hierbei können allerdings automatisierte Verfahren wie „Optical Character Recognition“ (kurz OCR) unterstützen, welche die Schrift aus den zuvor gescannten Bild-Dateien erkennen, hieraus Buchstaben und Zahlen auslesen und die so generierten Dokumente in digitaler Form ablegen.

Daneben ist Sprache immer kontextabhängig. Im alltäglichen Sprachgebrauch werden häufig Synonyme, Ironie oder auch Metaphern verwendet, welche die Bedeutung eines Satzes grundlegend verändern können. Um einen qualitativ hochwertigen Einsatz von Text Mining zu garantieren, sollten die Text Mining Analyseergebnisse einer stichprobenhaften Kontrolle des Mitarbeitenden unterzogen werden. Durch den Sprachverstand des Mitarbeitenden werden fehlerhafte Analyseergebnisse identifiziert, wodurch der Algorithmus kontinuierlich trainiert und so zukünftige Analyseergebnisse verbessert werden.

Auch müssen Urheberrechte gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Text Mining Analysen berücksichtigt werden, da persönliche Daten durch Algorithmus-basierte Computeranalysen verarbeitet und ausgewertet werden. Diese Daten müssen je nach Anwendungsfall zunächst anonymisiert und geschützt werden. Damit die DSGVO Ihr Text Mining Projekt nicht entschleunigt, ist die Nutzung bewährter Best Practices zum sicheren und effizienten Umgang mit den Datenschutzvorgaben von grundlegender Bedeutung.

Unsere Expertise im Bereich Text Mining

Für den einfachen Einsatz von Text Mining hat PwC das Text Mining Tool “Matching Box” entwickelt, welches auf Basis von KI und diversen Machine Learning Algorithmen relevante Informationen aus unstrukturierten Textdaten extrahiert. Hierzu werden mehrere Dokumente gleichzeitig analysiert und Beziehungen zwischen den Texten auf der Grundlage von Kontext und Relevanz eingeschätzt. Daneben ermöglicht die Smart Search Funktion ähnlichen Text zu finden und das Trainieren des Assistenten die Anpassung und Verbesserung der Ergebnisse. Beispielsweise kann hier der Abgleich einer unternehmensinternen Organisationsanweisung mit einem regulatorischen Schriftstück wie der MaRisk abgeglichen werden. Mittels Text Mining werden relevante Passagen der regulatorischen Vorschrift mit der Organisationsanweisung abgeglichen und Beziehungen zueinander untersucht. Dem Mitarbeiter gelingt auf Basis der Text Mining Analyseergebnisse anschließend binnen kürzester Zeit eine Auswertung zu Fragestellungen zu erhalten, wie bspw. ob regulatorische Vorschriften in unternehmensinternen Dokumentationen berücksichtigt wurden.

Der Einsatz von Text Mining kann Ihnen so entsprechend dabei helfen den Umgang mit großen Mengen an unstrukturierten Daten effizienter und qualitativ hochwertiger zu gestalten. Durch die Anonymisierung der Daten werden in unserem Web-Tool Datenschutzrisiken reduziert.

Durch unsere Fachexpertise zu digitalen Technologien im Financial Services Sektor können wir Sie umfassend, zielgerichtet und effizient bei der Erkennung von Potential durch Text Mining beraten. Hierbei haben wir durch unsere umfassende Erfahrung in Beratung und Prüfung einen starken Fokus auf Compliance-Themen und können Sie so dabei unterstützen Ihre Arbeitsabläufe durch Text Mining nicht nur effizienter, sondern auch sicherer zu gestalten. Uns stehen hierzu zahlreiche Best Practices und Rahmenwerke zur Verfügung, die Ihre Compliance-gerechte Umsetzung von bspw. Datenschutzvorgaben oder Kontrolldesigns/ Kontrolldurchführungen sicherstellen.

Gerne können Sie sich bei Fragen zu diesem Thema an uns wenden!

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