Die Uhr tickt – Die Umstellung auf SAP S/4HANA

Eine Vielzahl der Versicherungsunternehmen sieht sich vor eine Entscheidung gestellt – Stelle ich um, und wenn ja, wann? Dieser Entscheidung ist eine Deadline gesetzt durch das Jahr 2025. Zu diesem Zeitpunkt endet die Wartung und Unterstützung von SAP für die bisherige ERP-Software SAP R/3, welche in der Versicherungsbranche weit verbreitet und in den IT Systemlandschaften verankert ist. Hierbei sehen sich Unternehmen in einem ersten Schritt einer Vielzahl von Informationen gegenüber, welche die Komplexität und Herausforderungen, aber auch die Möglichkeiten einer Umstellung deutlich machen.

Zuallererst: Eine Umstellung auf S/4HANA ist aus Unternehmenssicht nicht zwangsläufig notwendig. Zum einen kann eine Wartung durch externe Dienstleister erfolgen, oder im Unternehmen selber. Kritisch dürften in diesem Fall die Kosten sein, welche für diese Alternativen anfallen. Ebenso ist der Wechsel zu einem alternativen Anbieter, bspw. Microsoft, Oracle oder Workday denkbar, der Aufwand für eine solch komplexe Migration ist jedoch schwer abzuschätzen. Eine Analyse dieser Alternativen ist denkbar, eine Umsetzung erscheint in der aktuellen Betrachtung jedoch nicht zielführend und ebenfalls nicht im Markt beobachtbar, voraussichtlich aufgrund der enormen Kosten eines Austauschs des ERP-Systems und der fehlenden Neuentwicklungen seitens ERP bei einer Pflege durch Drittanbieter.

Logische Konsequenz ist der Weg zu SAPs neuem System – S/4 HANA. Die Vorteile dieser Entscheidung liegen auf der Hand: Sicherstellung des Erhalts der neuesten Funktionalitäten, fortlaufende Wartung und regelmäßige Updates durch den Vendor selber, ein Systemupdate der ggf. stark veralteten Systeme und die Möglichkeit einer umfassenden Optimierung der bestehenden IT-Architektur und Verschlankung bzw. Optimierung von bestehenden Prozessen. Trifft das Versicherungsunternehmen die Entscheidung zum Wechsel, sollten die folgenden grundlegenden Chancen und Herausforderungen beachtet werden:

  • Ein Wechsel auf S/4HANA bedingt die Umstellung des gesamten ERP-Systems, da der zukünftige „digitale Kern“ S/4 nur auf der SAP-eigenen Datenbank HANA läuft. Eine Anbindung, wie in der Vergangenheit denkbar an Datenbanken anderer Anbieter, ist nicht mehr möglich.
  • Es sind diverse Vorarbeiten vor einem tatsächlichen Migrationsprojekt auf S/4HANA zu erledigen, um eine reibungslose Umstellung möglich zu machen. Hierbei handelt es sich bspw. die Auswahl eines Migrationsansatzes (Greenfield vs. Brownfield-Ansatz) und die zeitliche Priorisierung der umzustellenden SAP Module.
  • Einem Unternehmen bietet sich jedoch auch die Möglichkeit seine gesamte System- und Prozesslandschaft neu zu gestalten und hierdurch diverse Optimierungen und Anpassungen an den vermutlich historisch gewachsenen „Altlasten“ und Komplexitäten vorzunehmen.

Vor allem für den letzten Punkt müssen grundlegende Überlegungen zu einem gewünschten Vorgehen des Wechsels gemacht werden. Dem Anwender bieten sich hier verschiedene Vorgehen um sein System umzustellen, welche sich in ihrer Komplexität, dem Zeitaufwand und den verbundenen Kosten unterscheiden.

  • Greenfield-Approach: Bei diesem Ansatz entscheidet sich der Anwender für eine komplett neue Implementierung des Systems und der Restrukturierung und Planung der Geschäftsprozesse und schaltet sein bestehendes ERP-System ab. Im Anschluss an die Implementierung erfolgt eine vollständige Neubefüllung mit den Unternehmensdaten. Ein Vorteil dieses Ansatzes ist die Möglichkeit sein System von Grund auf „aufzuräumen“, nachteilig kann bei stark individualisierten Systemen die Notwendigkeit sein, Individualisierungen erneut im System implementieren zu müssen oder aber auf diese zu verzichten.
  • Brownfield-Approach: Bei dem als Brownfield-Ansatz genannten Vorgehen, müssen zwei Projektschritte vorgenommen werden. Zum einen eine komplexe System- und Prozessumstellung auf S/4 HANA und im Folgenden die Datenmigration in das neue Datenmodell. Vorteil hierbei ist die bessere Planbarkeit des Aufwandes und die zeitliche Flexibilität durch einen modulweisen Umstieg. Ebenso sind alle bestehenden Daten im neuen System vorhanden. Nachteilig ist je nach Komplexität der vorhandenen Systemumgebung die aufwendige Migration.

Für das umstellende Versicherungsunternehmen ergeben sich folglich diverse Entscheidungen, Chancen und Herausforderungen im Rahmen einer Umstellung auf SAP S/4 HANA. Die Konstante ist in jedem Fall die Deadline 2025. Unabhängig zu welchem Schluss man jedoch am Ende kommt, an einer detaillierten Abwägung der Vorteile sowie Herausforderungen und der Ableitung geeigneter Maßnahmen führt kein Weg vorbei.

Aufgrund unserer tiefen Kenntnis der Versicherungsbranche und Vernetzung innerhalb von SAP sowie durch die gewonnen Erfahrungen in großen S/4 HANA Transformationsprojekten und Vorgehensanalysen würden wir uns freuen auch Ihnen als kompetenter Partner bei den bevorstehen Herausforderungen rund um Ihr ERP-System zur Seite zu stehen. Sprechen Sie uns gerne an und wir vertiefen dieses Thema gemeinsam.

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