BaFin startet Dialog- und Verlautbarungsphase zu Themenblock 2 „Fit & Proper“

Die Umsetzung der Übergangsregelungen von Solvency II während der Vorbereitungsphase nimmt weiter Form an. Mit dem Ziel der aktiven Mitgestaltung im Rahmen der nationalen Umsetzung bis zum Inkrafttreten von Solvency II ab 1. Januar 2016 hat die BaFin am 24. März 2014 im Zuge der derzeitigen Dialog- und Verlautbarungsphase (siehe Blogbeitrag vom 28. Februar 2014) zum Bereich „Anforderungen an die Geschäftsorganisation und das Risikomanagement“ eine Verlautbarung zum Themenblock 2 „Fachliche Qualifikation und persönliche Zuverlässigkeit“ – den sogenannten „Fit & Proper“ Kriterien – veröffentlicht. Die inländischen Erst- und Rückversicherungsunternehmen sowie der BaFin unterliegende (ausländische) Versicherungsgruppen können zur Verlautbarung zu Themenblock 2 bis zum 4. April 2014 Ergänzungs- und/ oder Erklärungswünsche sowie sonstige Kommentare bei der BaFin einsenden (Vorbereitungsphase@bafin.de). Die mit der Verlautbarung veröffentlichten Anforderungen gehen nach Meinung der BaFin nicht über die bisher bekannten Solvency II Anforderungen hinaus.

Betroffene Personenkreise

Die Solvency II Rahmenrichtlinie (SII-RL) legt mit Art. 42 Abs. 1 fest, dass Personenkreise die (a) das Unternehmen leiten und (b) eine der Schlüsselfunktion (Versicherungsmathematische Funktion, Risikomanagement-Funktion, Compliance Funktion, Interne Revisionsfunktion) wahrnehmen, jederzeit den Qualifikationsanforderungen an die (1) persönliche Zuverlässigkeit („Proper“ Kriterium) und (2) die fachliche Eignung („Fit“ Kriterium) gerecht werden müssen.

Unter leitenden Personen werden solche Personen erfasst, die wesentliche Entscheidungen für das Unternehmen treffen. Neben den Geschäftsleitern selbst können dies auch vom Unternehmen identifizierte andere Personen mit erheblichem Einfluss auf das Risikoprofil, wie bspw. Vertreter der Schadenregulierung, sein. Ebenfalls treffen die Fit & Proper Anforderungen auf die Mitglieder des Aufsichtsrats zu.

Neben den Personen, die eine der mindestens vier Schlüsselfunktionen wahrnehmen, treffen die Qualifikationsanforderungen im Sinne der Fit & Proper Kriterien auch auf solche Personen zu, die von erheblicher Bedeutung für den Geschäftsbetrieb sein können.

Ansatz der BaFin

Die BaFin erwartet eine Erfüllung der derzeit geltenden Qualifikationsanforderungen (vgl. „Merkblatt für die Prüfung der fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit von Geschäftsleitern gemäß VAG, KWG, ZAG und InvG“ vom 20. Februar 2013 und „Merkblatt zur Kontrolle der Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen gemäß KWG und VAG“ vom 3. Dezember 2012) sowie eine angemessene Vorbereitung auf die zukünftigen Anforderungen während der Übergangsphase von Solvency II. Durch die Auslegung der aktuellen gesetzlichen Anforderungen an Geschäftsleiter und Aufsichtsratsmitglieder gem. VAG i.S.d. EIOPA-Leitlinien, wird eine Einhaltung der Qualifikationen dieser Personen bereits in der Vorbereitungsphase erwartet. Nach den Anforderungen an die Geschäftsorganisation gem. § 64a VAG sind die bereits heute erforderlichen Schlüsselfunktionen Interne Revision und unabhängiges Risikocontrolling ebenfalls durch qualifizierte Personen zu besetzten. Dies trifft auch auf die bereits während der Vorbereitungsphase einzurichtende versicherungsmathematische Funktion und die Compliance-Funktion zu. Werden unternehmensindividuell weitere Schlüsselaufgaben identifiziert, sind diese ebenfalls angemessen qualifiziert zu besetzen.

Proportionalität

Für die Anforderungen an die fachliche Qualifikation ist der Grundsatz der Proportionalität zu beachten. Jedoch muss jedes einzelne Mitglied der Geschäftsleitung selbst über ausreichende Kenntnisse in allen Bereichen verfügen, um der gegenseitigen Kontrolle im Rahmen der Gesamtverantwortung der Geschäftsleitung gerecht zu werden. Als Mindestmaß für die kollektiven Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen der Geschäftsleitung gelten die in den EIOPA Leitlinien genannten Bereiche

  •  Versicherungs- und Finanzmärkte
  • Geschäftsstrategie und Geschäftsmodell
  • Governance-System
  • Finanzanalyse und versicherungsmathematische Analyse
  • regulatorischer Rahmen und regulatorische Anforderungen

Die fachlichen Anforderungen an die Inhaber der Schlüsselfunktionen und deren Mitarbeiter richten sich nach den spezifischen Verantwortlichkeiten und Tätigkeiten der jeweiligen Person. Ebenfalls müssen Aufsichtsratsmitglieder über erforderliche Kenntnisse verfügen (vgl. „Merkblatt zur Kontrolle der Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen gemäß KWG und VAG“ vom 3. Dezember 2012). Bezüglich der Anforderungen an die Zuverlässigkeit ist das Proportionalitätsprinzip dagegen nicht anwendbar.

Sicherstellen der „Fit & Proper“-Anforderungen

Die Beurteilung der fachlichen Eignung und der Zuverlässigkeit ist nicht anhand einer Stichtagsbetrachtung vorzunehmen, sondern stellt vielmehr einen laufenden Prozess dar, der zum einen eine stetige Weiterbildung und zum anderen eine laufende Beurteilung der betroffenen Personen erfordert. Eine Neubeurteilung der Qualifikation ist mindestens bei den gem. EIOPA-Leitlinie 13 zu definierenden Anlässen vorzunehmen. Für die Beurteilung sind geeignete Nachweise heranzuziehen. Die Qualifikationsanforderungen sind für alle als relevant identifizierten Personen entsprechend sicherzustellen.

Leitlinie

In ihren internen Leitlinien müssen Unternehmen alle Schlüsselaufgaben und Zuständigkeiten aufzählen sowie das Verfahren für die Beurteilung der Qualifikation dokumentieren. In diesem Zusammenhang sind auch die hierfür benötigten Unterlagen festzulegen. Gleichwohl ist auch darzustellen wie die Qualifikationsanforderungen im Vertretungsfall gewährleistet sind. Wie alle Leitlinien ist auch die Leitlinie „Fachliche Qualifikation und persönliche Zuverlässigkeit“ regelmäßig zu überprüfen und ggf. anzupassen.

Ausgliederung

Bei Ausgliederung von Schlüsselfunktionen ist die Einhaltung der Qualifikationsanforderungen auch bei dem Dienstleister bzw. bei dem Sub-Dienstleister zu gewährleisten. Dazu hat der Dienstleister den entsprechenden Prüfprozess gegenüber dem ausgliedernden (Rück-) Versicherungsunternehmen darzustellen sowie diesem eine schriftliche Bestätigung über das Ergebnis dieses Prozesses auszuhändigen. Der für die Überwachung der Ausgliederung zu benennende Ausgliederungsbeauftragte muss ebenfalls seiner Überwachungsaufgabe gerecht werden (Anforderungen an Ausgliederungen gem. EIOPA-Leitlinien 44 – 47 sind Gegenstand des Themenblocks 8, dessen Veröffentlichung noch aussteht).

Zukünftige Beurteilung

Für die Beurteilung der Qualifikation von Geschäftsleitern und Aufsichtsräten verlangt die BaFin zusätzlich zum Geschäftsverteilungsplan auch zukünftig im Zuge der Bestellung weiterhin die Vorlage folgender Unterlagen:

  • detaillierter Lebenslauf
  • Formular „Angaben zur Zuverlässigkeit“ im Anhang der aktuellen Merkblätter
  • ein „(Europäisches) Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde“
  • einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister

Die Qualifikationsanforderungen an Mitglieder des Aufsichtsrats werden sich auch zukünftig an der gegenwärtig im VAG verwendeten Begrifflichkeit „erforderliche Sachkunde“ orientieren. Weiterhin bleiben die besonderen Regelungen für mitbestimmte Aufsichtsorgane und freigestellte Mitglieder des Betriebs- oder Personalrats sowie Arbeitnehmervertreter der Gewerkschaften im Aufsichtsrat gemäß dem „Merkblatt zur Kontrolle der Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen gemäß KWG und VAG“ vom 3. Dezember 2012 bestehen.

Nach dem Inkrafttreten der Regelungen zu verantwortlichen Inhabern von Schlüsselfunktionen sind auch von diesen Personen mindestens die oben aufgeführten Unterlagen bei der BaFin vorzulegen. Darüber hinaus kann die BaFin weitere Unterlagen zu den Personen und die unternehmensinternen Leitlinien anfordern bzw. einsehen.

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