BaFin veröffentlicht aktualisierte Verlautbarung zum Themenblock 2 „Fachliche Qualifikation und persönliche Zuverlässigkeit“

Nachdem die BaFin am 24. März 2014 im Zuge der Dialog- und Verlautbarungsphase (siehe Blogbeitrag vom 28. Februar 2014) einen ersten Entwurf zum Themenblock 2 „Fachliche Qualifikation und persönliche Zuverlässigkeit“ – den sogenannten „Fit & Proper“-Kriterien – (siehe Blogbeitrag vom 27. März 2014) veröffentlicht hat, wurde am 30. April 2014 die nach Einholen der Ergänzungs- und Erklärungswünsche sowie der sonstigen Kommentare der betroffenen Unternehmen überarbeitete Verlautbarung zum Thema „Prüfung der fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit“ auf der BaFin Homepage veröffentlicht.

Im Vergleich zum Entwurf der Verlautbarung wurden in der finalen Version einige Anpassungen vorgenommen, die überwiegend redaktioneller Art sind. Die wichtigsten Anpassungen sind im Folgenden genannt:

Zum besseren Verständnis wurde der Begriff der „Schlüsselaufgabe“ konkretisiert. Hierunter werden solche Aufgaben verstanden, die die tatsächliche Leitung des Unternehmens betreffen sowie „andere Schlüsselaufgaben“. Dazu gehören neben den Aufgaben der vorgeschriebenen vier Schlüsselfunktionen explizit auch die Aufgaben der Mitglieder des Aufsichtsrats. Darüber hinaus kann es weitere „andere Schlüsselaufgaben“ geben, die von den Unternehmen zu identifizieren sind und Bereiche meinen, die für den Geschäftsbetrieb des Unternehmens von erheblicher Bedeutung sind. Damit ist jedes Unternehmen gefordert zu prüfen, welche Personen entsprechende Schlüsselaufgaben verantworten bzw. für diese tätig sind, um sicherzustellen, dass die Anforderungen an die fachliche Qualifikation und persönliche Zuverlässigkeit bei allen relevanten Personen erfüllt werden.

Die Ausführungen zum personenbezogenen Anwendungsbereich wurden in der Hinsicht konkretisiert, dass die Anzeigepflicht gegenüber der Aufsicht ausdrücklich nur auf die Verantwortlichen Inhaber der Schlüsselaufgabe zutrifft, nicht jedoch auf solche Personen, die für die Schlüsselaufgabe tätig sind. Die Qualifikationsanforderungen treffen allerdings auch auf Stellvertreter der Personen zu, die Schlüsselaufgaben verantwortlich innehaben bzw. für solche tätig sind. Unternehmen müssen daher über klar definierte und transparente Stellvertreterregelungen verfügen, anhand derer die entsprechenden Stellvertreter ermittelt und eine Anwendung der Anforderungen an die fachliche Qualifikation und persönliche Zuverlässigkeit gewährleistet werden kann.

Hinsichtlich der Angaben zum Proportionalitätsprinzip im Zusammenhang mit der fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit wurden die Anforderungen im Falle der Wahrnehmung von Leitungspositionen minimal reduziert. Nunmehr ist es nicht mehr erforderlich, dass eine Überprüfung des Vorliegens der Leitungserfahrung stattfinden muss; diese sollte lediglich berücksichtigt werden. Daneben wurde klargestellt, dass im Zusammenhang mit den Anforderungen an Aufsichtsratsmitglieder die Vorschriften zur Mitbestimmung der Arbeitnehmer unberührt bleiben.

In der schriftlichen internen Leitlinie zu „Fit & Proper“ sind alle Schlüsselaufgaben und Zuständigkeiten zu benennen und der Prozess zur Analyse der fachlichen Eignung und persönlichen Zuverlässigkeit dieser zu beschreiben.

Die Anforderungen bei Ausgliederungen von Schlüsselaufgaben (Sicherstellung ausreichender Qualifikation der (Sub-)Dienstleister, Darlegung des Prüfprozesses zur fachlichen Qualifikation der (Sub-)Dienstleister, Ergebnis der Prozessprüfung, Benennung von anzeigepflichtigen Ausgliederungsbeauftragten) wurden nun auch explizit auf konzern- oder gruppeninterne Ausgliederungen ausgeweitet. Im Detail soll es hierzu in 2015 im Themenblock 8 eine weitere Veröffentlichung geben.

Zur zukünftigen Beurteilung der Anforderungen durch die BaFin wurde ergänzt, dass die Unterlagen zur Beurteilung der fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit von verantwortlichen Inhabern der Schlüsselaufgaben erneut bei der BaFin einzureichen sind, auch wenn die Person bereits bei der BaFin angezeigt ist (z.B. als Geschäftsleiter). Hierauf kann die BaFin im Einzelfall verzichten. Darüber hinaus kann die BaFin im Rahmen ihrer gesetzlichen Befugnisse weitere Unterlagen anfordern oder bei örtlichen Prüfungen einsehen (bspw. unternehmensinterne Leitlinien).

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