Aktualisierung der BaFin zu Themenblock 8 „Outsourcing“

Am 28. April 2015 hatte die BaFin im Rahmen der Dialog- und Verlautbarungsphase zur Vorbereitung auf Solvency II die Verlautbarung zu Themenblock 8 „Outsourcing“ veröffentlicht. Diese wurde am 18. August 2015 von der BaFin aktualisiert.

Die Konkretisierungen der BaFin betreffen im Wesentlichen die Anforderungen an die Risikoanalyse, den Ausgliederungsbeauftragten, Dokumentationsanforderungen sowie die Ausgliederung eines Dienstleisters auf einen Sub-Dienstleister. Weitere Aktualisierungen sind überwiegend redaktioneller Natur. Nachfolgende Zusammenfassung führt die wesentlichen Punkte auf, die gegenüber der im April 2015 veröffentlichten Verlautbarung nun aktualisiert wurden:

Risikoanalyse (Tz. 34)

Die BaFin macht deutlich, dass eine systematische Auseinandersetzung mit Chancen und Risiken der geplanten Ausgliederung vorab erwartet wird. Insbesondere werden die vielfach eintretenden operationellen, strategischen und Reputationsrisiken erwähnt, sowie bei externer Auslagerung auch die Betrachtung von Konzentrationsrisiken.

Ausgliederungsbeauftragter unter Solvency II (Tz. 44)

Geschäftsleiter, die im Unternehmen zugleich als Ausgliederungsbeauftragter für eine Schlüsselaufgabe fungieren, haben folgendes sicherzustellen:

  • Erfüllung der fachlichen Eignung bei der Überwachungstätigkeit (gem. BaFin-Veröffentlichung zum Themenblock 2: „Prüfung der fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit“).
  • Einhaltung der Funktionstrennung (insbesondere hinsichtlich der Ressortverantwortlichkeiten) bei Erfüllung der Aufgaben als Ausgliederungsbeauftragter unter Berücksichtigung von Proportionalitätsaspekten.
  • Vorweisen einer ausreichenden zeitlichen Kapazität für eine ordnungsgemäße Durchführung aller Aufgaben.

Bei kumulativer Erfüllung der vorgenannten Punkte gestattet die BaFin eine Durchbrechung der vorgegebenen Grundsätze der Governance Struktur nach Solvency II, wonach die Wahrnehmung der Schlüsselaufgaben grundsätzlich unterhalb der Geschäftsleiterebene stattfinden sollte.

Dokumentation Outsourcing (Tz. 54)

Die ausgegliederten wichtigen Funktionen und Versicherungstätigkeiten sind neben einer Darstellung in der Outsourcing-Leitlinie auch in die Leitlinie zur Notfallplanung bzw. in den Notfallplänen aufzunehmen. Dies umfasst folgende Aspekte:

  • Dokumentation zur Verpflichtung der Erstellung von Notfallplänen für die ausgegliederten Funktionen.
  • Definition von Prozessen und der Verantwortlichkeiten zur Aufstellung der Notfallpläne.
  • Aufstellung von Notfallplänen, die im Falle einer Störung des Dienstleisters entsprechende Maßnahmen vorsehen, die ausgegliederten Funktionen auf einen anderen Dienstleister zu übertragen oder wieder in den Geschäftsbetrieb einzugliedern.

Ausgliederung auf einen Sub-Dienstleister (Tz.56)

Im Falle einer Ausgliederung eines Dienstleisters auf einen Subdienstleister ist vorab eine Genehmigung der Geschäftsleitung des ausgliedernden Unternehmens erforderlich. Dabei reicht es jedoch aus, wenn der ressortverantwortliche Geschäftsleiter diese Genehmigung erteilt und alle anderen Geschäftsleiter diese lediglich zur Kenntnis nehmen.

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