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EIOPA Konsultation: Leitlinien zu Outsourcing an Cloud-Service-Provider

EIOPA hat am 1. Juli 2019 ein Konsultationspapier zu Leitlinien für das Outsourcing an Cloud-Service-Provider veröffentlicht. Die Leitlinien sollen Klarheit und Transparenz darüber schaffen, wie die Outsourcing-Vorgaben der Richtlinie 2009/138/EG (Solvency II-Richtlinie), Delegierten Verordnung EU 2015/35 sowie der EIOPA Leitlinien zum Governance-System im Hinblick auf Ausgliederungen an Cloud-Service-Provider umzusetzen sind.

BaFin veröffentlicht Merkblatt zu Auslagerungen an Cloud-Anbieter

Die BaFin hat am 8. November 2018 ein Merkblatt zu Auslagerungen an Cloud-Anbieter veröffentlicht. Mit dieser Orientierungshilfe teilen die BaFin und die Deutsche Bundesbank ihre gemeinsame Einschätzung zur Auslagerung an Cloud-Anbieter mit.

Durch die Orientierungshilfe werden keine neuen Anforderungen gestellt, sondern die derzeitige aufsichtliche Praxis in solchen Auslagerungsfällen wiedergegeben (siehe auch Blog-Beitrag vom 7. Dezember 2018). Durch sie soll insbesondere die aufsichtliche Einschätzung zu verschiedenen Formulierungen in Vertragsklauseln transparent werden.

BaFin Hinweis zur Ausgliederung wichtiger Funktionen oder Versicherungstätigkeiten

Auf der seit 1. Januar 2016 neu strukturierten Website veröffentlichte die BaFin auch Hinweise zum Thema Ausgliederung. Darin werden insbesondere wesentlichen Aspekte der Anzeigepflichten gegenüber der Aufsichtsbehörde zusammengefasst, denen Versicherungsunternehmen im Fall einer wichtigen Ausgliederung genügen müssen.

Unter Verweis auf die geltenden Rechtsgrundlagen sowohl im Versicherungsaufsichtsgesetz (VAG 2016, §§ 23, 32 und 47), der Delegierten Verordnung (EU) 2015/35 (Artikel 258 und 274) sowie der EIOPA-Leitlinien zum Governance System (LL 14 und 60-64) konkretisiert die BaFin die Anzeigepflicht des Ausgliederungstatbestands und deren Anwendungsbereich. Obligatorisch sind bei der Anzeige die folgenden Angaben zu nennen bzw. Unterlagen einzureichen:

  • Name/Anschrift des Dienstleisters,
  • Beschreibung der Ausgliederung,
  • Umfang der Ausgliederung,
  • Gründe der Ausgliederung,
  • Vorlage des Vertragsentwurfs,
  • ggf. Name der zuständigen Person für die Schlüsselfunktion beim Dienstleister (im Falle der Ausgliederung einer Schlüsselaufgabe, vgl. dazu Blog-Beitrag vom 25. Januar 2016).

Darüber hinaus sind alle vor dem 1. Januar 2016 vorgenommenen wichtigen Ausgliederungen in einer Übersicht aufzulisten und der BaFin inkl. der genannten erforderlichen Angaben zur Einsicht bereit zu stellen. Der jeweilige Vertrag ist in diesem Zuge nicht vorzulegen, kann jedoch jederzeit von der BaFin gesondert angefordert werden.

Weitere Anforderungen an Ausgliederungen wurden in der Auslegungsentscheidung vom 21. Dezember 2015 zusammengefasst (vgl. auch Blog-Beitrag vom 18. Januar 2016 zu Auslegungsentscheidungen der Säule 2).

Aktualisierung der BaFin zu Themenblock 8 „Outsourcing“

Am 28. April 2015 hatte die BaFin im Rahmen der Dialog- und Verlautbarungsphase zur Vorbereitung auf Solvency II die Verlautbarung zu Themenblock 8 „Outsourcing“ veröffentlicht. Diese wurde am 18. August 2015 von der BaFin aktualisiert.

Die Konkretisierungen der BaFin betreffen im Wesentlichen die Anforderungen an die Risikoanalyse, den Ausgliederungsbeauftragten, Dokumentationsanforderungen sowie die Ausgliederung eines Dienstleisters auf einen Sub-Dienstleister. Weitere Aktualisierungen sind überwiegend redaktioneller Natur. Nachfolgende Zusammenfassung führt die wesentlichen Punkte auf, die gegenüber der im April 2015 veröffentlichten Verlautbarung nun aktualisiert wurden:

Risikoanalyse (Tz. 34)

Die BaFin macht deutlich, dass eine systematische Auseinandersetzung mit Chancen und Risiken der geplanten Ausgliederung vorab erwartet wird. Insbesondere werden die vielfach eintretenden operationellen, strategischen und Reputationsrisiken erwähnt, sowie bei externer Auslagerung auch die Betrachtung von Konzentrationsrisiken.

Ausgliederungsbeauftragter unter Solvency II (Tz. 44)

Geschäftsleiter, die im Unternehmen zugleich als Ausgliederungsbeauftragter für eine Schlüsselaufgabe fungieren, haben folgendes sicherzustellen:

  • Erfüllung der fachlichen Eignung bei der Überwachungstätigkeit (gem. BaFin-Veröffentlichung zum Themenblock 2: „Prüfung der fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit“).
  • Einhaltung der Funktionstrennung (insbesondere hinsichtlich der Ressortverantwortlichkeiten) bei Erfüllung der Aufgaben als Ausgliederungsbeauftragter unter Berücksichtigung von Proportionalitätsaspekten.
  • Vorweisen einer ausreichenden zeitlichen Kapazität für eine ordnungsgemäße Durchführung aller Aufgaben.

Bei kumulativer Erfüllung der vorgenannten Punkte gestattet die BaFin eine Durchbrechung der vorgegebenen Grundsätze der Governance Struktur nach Solvency II, wonach die Wahrnehmung der Schlüsselaufgaben grundsätzlich unterhalb der Geschäftsleiterebene stattfinden sollte.

Dokumentation Outsourcing (Tz. 54)

Die ausgegliederten wichtigen Funktionen und Versicherungstätigkeiten sind neben einer Darstellung in der Outsourcing-Leitlinie auch in die Leitlinie zur Notfallplanung bzw. in den Notfallplänen aufzunehmen. Dies umfasst folgende Aspekte:

  • Dokumentation zur Verpflichtung der Erstellung von Notfallplänen für die ausgegliederten Funktionen.
  • Definition von Prozessen und der Verantwortlichkeiten zur Aufstellung der Notfallpläne.
  • Aufstellung von Notfallplänen, die im Falle einer Störung des Dienstleisters entsprechende Maßnahmen vorsehen, die ausgegliederten Funktionen auf einen anderen Dienstleister zu übertragen oder wieder in den Geschäftsbetrieb einzugliedern.

Ausgliederung auf einen Sub-Dienstleister (Tz.56)

Im Falle einer Ausgliederung eines Dienstleisters auf einen Subdienstleister ist vorab eine Genehmigung der Geschäftsleitung des ausgliedernden Unternehmens erforderlich. Dabei reicht es jedoch aus, wenn der ressortverantwortliche Geschäftsleiter diese Genehmigung erteilt und alle anderen Geschäftsleiter diese lediglich zur Kenntnis nehmen.

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