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EIOPA veröffentlicht überarbeitete technische Durchführungsstandards und Leitlinien zum Reporting und finale Taxonomie V2.2.0

Am 17. Juli 2017 hat EIOPA die Änderungen und Korrekturen an den folgenden technischen Durchführungsstandards hinsichtlich der Berichterstattung und Offenlegung veröffentlicht (vgl. Blog-Beitrag vom 28. April 2017) und zur Billigung an die Europäische Kommission übermittelt:

  • Technische Durchführungsstandards hinsichtlich der Meldebögen für die Übermittlung von Informationen an die Aufsichtsbehörde
  • Technische Durchführungsstandards hinsichtlich der Verfahren, Formate und Meldebögen für den Bericht über Solvabilität und Finanzlage

Die Überarbeitung der technischen Durchführungsstandards hat auch Auswirkungen auf die folgenden Leitlinien:

  • Leitlinien über die Berichterstattung zum Zwecke der finanziellen Stabilität
  • Leitlinien für die Beaufsichtigung von Zweigniederlassungen von Versicherungsunternehmen aus Drittländern

Die Änderungen bestehen sowohl aus redaktionellen als auch aus inhaltlichen Korrekturen, wie beispielsweise der Bezeichnung einzelner QRT-Zellen, Referenzen zu anderen QRT-Zellen sowie detaillierten Ergänzungen für die Beschreibung der QRT-Zellen. Mit der Überarbeitung der genannten Dokumente sollen Rechtssicherheit geschaffen sowie korrekte Berichterstattungs- und Offenlegungsprozesse erleichtert werden.

Darüber hinaus hat EIOPA die finale Version der Taxonomie 2.2.0 (vgl. Blog-Beitrag vom 13. Juni 2017) einschließlich aller im Rahmen der Konsultationsphase erhaltenen Kommentare veröffentlicht.

Die vollständigen Unterlagen umfassen die folgenden Dokumente und sind hier verfügbar:

  • Draft amendment of the ITS on Reporting
  • Draft amendment of the ITS on Disclosure
  • Impact assessment of the draft amendment of the ITS on Reporting
  • Revised Annex 1, 2 and 3 of the ITS on Reporting
  • Amendment of the Guidelines on Reporting for Financial Stability Purposes and revised annexes
  • Amendment of the Guidelines on the Supervision of Branches of Third-Country Insurance Undertakings and revised annexes
  • Publication of Taxonomy version 2.2.0
  • Feedback Statement on comments received from the call for comments

Update der EIOPA Q&A

Im Laufe des Oktobers 2016 wurden von EIOPA weitere Fragen und Antworten im „Q&A on Regulation“ zu Solvency II veröffentlicht. Diese beziehen sich sowohl auf EIOPA-Leitlinien und technische Durchführungsstandards als auch auf andere Themen, wie beispielsweise das Meinungspapier von EIOPA zur Anwendung der kombinierten Methode zur Berechnung des Gruppen-SCR (vgl. Q&A vom 6. Oktober 2016).

Darüber hinaus wurden zuletzt am 26. Oktober 2016 die Fragen und Antworten zu folgenden Themen aktualisiert bzw. neu veröffentlicht:

 

BaFin wendet grundsätzlich alle EIOPA-Leitlinien an – mit wenigen Ausnahmen

Nach Finalisierung des zweiten Pakets der Level 3 EIOPA-Leitlinien (vgl. Blogbeitrag vom 15. September 2015) ist das sog. „Comply-or-Explain“-Verfahren der nationalen Aufsichtsbehörden nun ebenfalls abgeschlossen. Die BaFin hat gegenüber der EIOPA erklärt, dass sie die Leitlinien vollständig, bis auf wenige Ausnahmen anwenden wird. Dies hat die BaFin auf der BaFin-Webseite am 15. Dezember 2015 veröffentlicht. Darüber hinaus können die Detailrückmeldungen der nationalen Aufsichten sämtlicher EU/EWR-Staaten auf der EIOPA-Webseite abgerufen werden.

Auf ihrer Internetseite veröffentlichte die BaFin eine Übersicht mit entsprechenden Erläuterungen zu den betroffenen Leitlinien, die nur teilweise angewandt werden sollen. Die Ausnahmen betreffen neun Leitlinien zu sieben verschiedenen Themen und beziehen sich in der Regel nur auf einen Teil der jeweiligen Leitlinie. Diese seien zwar inhaltlich akzeptabel, aber die BaFin sieht entweder rechtliche Hindernisse auf nationaler Ebene diese umsetzen oder eine mögliche Einschränkung aufgrund des Proportionalitätsprinzips.

Die BaFin veröffentlichte darüber hinaus eine Zusammenstellung der Rechtsgrundlagen und Leitlinien von Solvency II. Die Zusammenstellung umfasst eine Erläuterung des zugrundeliegenden Rechtsetzungsverfahrens, eine Übersicht der technischen Durchführungsstandards (Level 2) der EU-Kommission und der EIOPA-Leitlinien (Level 3) sowie den BaFin- Auslegungsentscheidungen zu Solvency II. Für die Level 2 und 3 Dokumente wird sowohl die englische Originalversion als auch die deutschen Übersetzung, soweit vorhanden, aufgeführt. Einzig ausstehende Leitlinie des zweiten Pakets in deutscher Sprache ist aktuell die Leitlinie zur Aufsicht über Zweigniederlassungen von Versicherungsunternehmen aus Drittstaaten. Diese Leitlinie wurde verspätet fertig gestellt, sodass hier noch keine offizielle deutsche Fassung vorliegt, diese aber im ersten Quartal 2016 erwartet wird.

EIOPA veröffentlicht Paket 2 der ITS und GL

Am 6. Juli 2015 veröffentlichte EIOPA das zweite Paket (Set 2) der Finalen Reports der Technischen Standards (Implementing Technical Standards, ITS) und Leitlinien (Guidelines, GL). Dieses zweite Paket umfasst nun weitere ITS und GL mit umfangreichen Anforderungen zu Säule 1 (quantitative Anforderungen), Säule 2 (qualitative Anforderungen) und Säule 3 (Anforderungen an die Berichterstattung) und sind das Ergebnis der Konsultationsphase (siehe Blog-Beitrag vom 5. Dezember 2014), welche am 2. März dieses Jahres endete.

Die folgende Tabelle listet die ITS und GL des zweiten Pakets mit Verlinkungen zu den jeweiligen Dokumenten auf:

Säule 1  
ITS  
EIOPA-Bos-15/119 Final Report on the public consultation CP-14-057 ITS on regional governments and local authorities treated as exposures ​
EIOPA-Bos-15/120 Final Report on the public consultation CP-14-058 ITS on equity index for the equity dampener
EIOPA-Bos-15/121 Final Report on the public consultation CP-14-059 ITS on adjustment for pegged currencies
EIOPA-Bos-15/122 Final Report on the public consultation CP-14-060 ITS on health risk equalisation systems standard deviations
Guidelines  
EIOPA-BoS-15/113 Final Report on the public consultation CP-14-043 Guidelines on Valuation assets and liabilities
EIOPA-BoS-15/111 Final Report on the public consultation CP-14-049 Guidelines on long term guarantees and transitional measures
Säule 2  
ITS  
EIOPA-Bos-15/114 Final Report on the public consultation CP-14-051 ITS on supervisory transparency and accountability ​
EIOPA-Bos-15/116 Final Report on the public consultation CP-14-053 ITS on capital add-on
EIOPA-Bos-15/117 Final Report on the public consultation CP-14-054 ITS on risk management: procedures when assessing external credit assessments
Guidelines  
EIOPA-BoS-15/108 Final Report on the public consultation CP-14-046 Guidelines on extension of the recovery period
Säule 3  
ITS  
EIOPA-Bos-15/115 Final Report on the public consultation CP-14-052 ITS on regular supervisory reporting
  Resolution comments on final Report on the public consultation CP-14-052 ITS on regular supervisory reporting
  Annexes (clean) to final Report on the public consultation CP-14-052 ITS on regular supervisory reporting
  Annexes (track changes) to final Report on the public consultation CP-14-052 ITS on regular supervisory reporting
EIOPA-Bos-15/118 Final Report on the public consultation CP-14-055 ITS on public disclosure: procedures, formats and templates
  Resolution comments on final Report on the public consultation CP-14-055 ITS on public disclosure: procedures, formats and templates
  Annexes to final Report on the public consultation CP-14-055 ITS on public disclosure: procedures, formats and templates
Guidelines  
EIOPA-BoS-15/106 Final Report on the public consultation CP-14-044 Guidelines on methods to determine the market share for the purpose of exemptions to supervisory reporting
EIOPA-BoS-15/107 Final Report on the public consultation CP-14-045 Guidelines on financial stability reporting
  Annexes to final Report on the public consultation CP-14-045 Guidelines on financial stability reporting
EIOPA-BoS-15/109 Final Report on the public consultation CP-14-047 Guidelines on reporting and disclosure
EIOPA-BoS-15/112 Final Report on the public consultation CP-14-050 Guidelines on exchange of information on a systematic basis within colleges
EIOPA-BoS-15/110 Final Report on the public consultation CP-14-048 Guidelines on third country branches
  Annexes to final Report on the public consultation CP-14-048 Guidelines on third country branches

Die Final Reports werden nun der EU Kommission vorgelegt und sind von dieser binnen 3 Monaten zu genehmigen. Im Anschluss erfolgt die Übersetzung und Veröffentlichung in alle offiziellen EU-Amtssprachen. Die ITS entfalten mit finaler Veröffentlichung unmittelbar rechtlich bindende Wirkung. Für die GL startet mit Veröffentlichung der Übersetzungen das „Comply-or-explain“-Verfahren der nationalen Aufsichtsbehörden. Diese haben innerhalb von 2 Monaten Stellung zu nehmen, inwiefern sie den GL auf nationaler Ebene nachkommen werden oder aus welchen Gründen eine Umsetzung der GL nicht erfolgen soll.

Als nächste Schritte wird EIOPA zudem im Laufe des Juli 2015 die XBRL-Taxonomie auf Basis der Durchführungsstandards für die aufsichtsrechtliche Berichterstattung veröffentlichen. Dies ermöglicht es Versicherungsunternehmen ihre Vorbereitungen für die Berichterstattung im Rahmen von Solvency II abzuschließen. Fragen zur Anwendung der Vorschriften, insbesondere im Hinblick auf die EIOPA Leitlinien und den risikofreien Zinssatz, werden durch ein Q&A-Tool auf der Homepage der EIOPA beantwortet.

Zu ausgewählten Themen der Final Reports von EIOPA werden Sie in den kommenden Tagen weitere Beiträge von PwC in unserem Solvency II Blog finden.

EIOPA veröffentlicht die finalen Guidelines für die Verwendung der Legal Entity Identifier (LEI) in den jeweiligen Amtssprachen

Anknüpfend an die am 29. August 2014 abgeschlossene Konsultation zur Verwendung der Legal Entity Identifier veröffentlichte EIOPA am 11. September 2014 die finalen „Guidelines on the use of the Legal Entity Identifier (LEI)“. Die Bereitstellung der Leitlinien in den jeweiligen Amtssprachen folgte am 20. Oktober 2014 (deutsche Übersetzung).

Bei dem LEI-Code handelt es sich eine 20-stellige alphanumerische Kennung, welche die eindeutige Identifizierung der an globalen Finanzmärkten teilnehmenden Unternehmen ermöglicht. Mit der Veröffentlichung der Leitlinien unterstützt EIOPA somit die Übernahme des LEI-Systems, welches vom Financial Stability Board (FSB) vorgeschlagen und von den G20 empfohlen wird.

EIOPA will mit der Einführung der LEI-Codes für die Versicherungswirtschaft eine Verbesserung der Konvergenz und Effizienz des aufsichtsrechtlichen Überwachungssystems bei einer gleichzeitigen Sicherstellung hoher Datenqualität, Verlässlichkeit und Vergleichbarkeit erzielen.

Die nationalen Aufsichtsbehörden sind nun in einem „comply-or-explain“-Verfahren dazu aufgefordert innerhalb der nächsten zwei Monate zu bestätigen, dass sie den Leitlinien (rechtskräftig ab 31.12.2014) nachkommen bzw. beabsichtigen dies zu tun. Im Falle einer Ablehnung ist darzulegen, aus welchen Gründen eine Umsetzung nicht möglich ist.

Sofern die BaFin die Leitlinien annimmt, gilt es für Unternehmen der Versicherungswirtschaft in einem nächsten Schritt einen LEI-Code zu beantragen. Für Unternehmen, welche in den Geltungsbereich der Solvency II-Richtlinie fallen, hat dies bis zum 30. Juni 2015 zu erfolgen. Die Vergabe der LEI-Codes wird dabei von sogenannten Local Operating Units (LOU) geregelt und kann bei diversen Anbietern beantragt werden.

Der LEI-Code ist im QRT „Basic Information“ anzugeben, welches bereits im Rahmen der Preparatory Phase in 2015 zu berichten ist. Liegt dieser bis zum Berichtszeitpunkt nicht vor, so muss gemäß der EIOPA Log-Files entweder ein Pre-LEI (auch GEI, Global Entity Identifier) oder, wenn auch dieser nicht verfügbar ist, der jeweils im lokalen Markt verwendete Code berichtet werden.

EIOPA startet öffentliche Konsultation zum ersten Paket der Level 3-Leitlinien (Guidelines)

Wie von EIOPA am 31. Januar 2014 angekündigt (siehe Blog-Beitrag vom 7. Februar 2014) startet im Juni 2014 pünktlich die öffentliche Konsultation zum ersten Paket der Level 3-Leitlinien (Guidelines). Kommentare hierzu können bis zum Ende der Konsultationsphase am 29. August 2014 über das Template auf der EIOPA-Homepage eingereicht werden. Nach Abschluss der Konsultationsphase werden die Leitlinien von EIOPA final erarbeitet (inkl. der Übersetzung in alle EU-Amtssprachen) und erlassen. Der EU-Kommission steht in diesem Zusammenhang nur ein Informationsrecht zu.

Die nicht bindenden Leitlinien richten sich an die nationalen Aufsichtsbehörden und Finanzinstitute und verfolgen dabei zwei Ziele. Sie sollen zum einen die einheitliche, gleichmäßige und konsistente Umsetzung des europäischen Rechts innerhalb der Mitgliedstaaten sicherstellen. Zum anderen unterstützen sie eine konsistente, effiziente und effektive Aufsichtspraxis. Die nationalen Aufsichtsbehörden sind verpflichtet gegenüber EIOPA zu erklären, inwieweit sie die Leitlinien national umsetzen (“comply” bzw. “intend to comply”) oder nicht (“not comply”). Anschließend ist EIOPA verpflichtet eine Übersicht der non-compliance-Erklärungen zu veröffentlichen.

Die öffentliche Konsultationsphase umfasst im Einzelnen folgende sechs Leitlinien, deren Inhalte nachstehend kurz skizziert sind:

Thema  Inhalt der Leitlinie
1. Konsultation zu Säule 1
Versicherungstechnische Rückstellungen Das Ziel der Leitlinie zu den versicherungstechnischen Rückstellungen ist eine verbesserte Konsistenz hinsichtlich der Berechnung der versicherungstechnischen Rückstellungen zwischen den verschiedenen Arten von Versicherern.Dazu enthält die Leitlinie Abschnitte zu Datenqualität, Segmentierung, Annahmen, Methodenwahl und Validierung für die Berechnung der versicherungstechnischen Rückstellungen (insbesondere relevant für Aktuare, die die Versicherungsmathematische Funktion innehaben) sowie Klarstellungen bei der Bestimmung von Contract Boundaries.
Eigenmittel Die Leitlinie zu Eigenmitteln enthält die folgenden Themenschwerpunkte

  • Ergänzende Eigenmittel – Klassifizierung, Identifizierung, Anforderungen für die Genehmigung,
  • Klassifizierung von Eigenmitteln – Genehmigungsprozess für Bestandteile, die nicht aufgeführt sind, und Interpretationen von Schlüsselbegriffen und Konzepten in der Rahmenrichtlinie und den Implementing Technical Standards (ITS, Level 2,5),
  • Ring Fenced Funds (RFF) – Identifizierung, Bestimmung der Vermögenwerte und Verbindlichkeiten innerhalb von RFF, Einfluss der RFF auf die SCR-Berechnung, Wesentlichkeit von RFF),
  • Behandlung von verbundenen Unternehmen einschließlich Beteiligungen – Identifizierung von verschiedenen Arten von verbundenen Unternehmen, einschließlich strategischer Beteiligungen.
SCR – Standard Formel Die Leitlinie zur SCR Standard Formel umfasst folgende Themen:

  • Marktrisiko – Behandlung von Short-Positionen, Vereinbarungen zur Wertpapierleihe, Hybridkapitalinstrumente und Sozialleistungsverpflichtungen.
  • Durchschau – Erklärung der Fälle, in denen die Durchschau anzuwenden ist, Berechnung im Fall von indirekten versicherungstechnischen Risiken (wie Cat Bonds), Behandlung indirekter Risiken innerhalb indirekter Risiken (das Investieren in Mittel der Mittel).
  • Existenz von Basisrisiko – Versicherer dürfen den Effekt von Risikominderungstechniken bei der Berechnung des SCR nicht berücksichtigen, wenn diese zu einem wesentlichen Basisrisiko führen; Erklärung der Kriterien, um die Existenz von Basisrisiko festzustellen.
  • Lebensversicherungstechnisches Risiko – Berechnung von Stressszenarien für die meisten Unterrisiken, Behandlung von Verträgen, bei denen Leistungen vom Grad der Berufsunfähigkeit abhängen.
  • Kranken Cat Risiko – Leitlinie als Hilfestellung, um das einzubeziehende Volumen und die zu verwendenden Daten für die Berechnung der Kapitalanforderungen für das Kranken Cat Risiko zu bestimmen.
  • Verlustabsorptionskapazität von versicherungstechnischen Rückstellungen und latenten Steuern – Level der Granularität, Annahmen zu zukünftigen Managemententscheidungen und andere Elemente der Berechnung.
  • Verwendung der Rückversicherung für  das Cat Risiko (Events, Disaggregation von Verlusten, etc., inklusive der Anwendung auf Gruppen), Anwendung des Sub-Moduls für das durch den Menschen verursachte Cat Risiko, Allokation von Versicherungspolicen zu den Risikogruppen für das Sub-Modul Man-Made Liability Catastrophe Risk.
  • USPs – Datenqualität, Datenanpassungen, Verwendung externer Daten und Rolle von Expertenschätzungen.
Gruppen-Solvabilitätsberechnung Die Leitlinie zur Gruppen-Solvabilitätsberechnung umfasst die Klarstellung des Umfangs der Gruppenaufsicht im Kontext von Drittstaaten, analoge Anwendung auf die Solo-Solvabilitätsberechnung auf Gruppenebene, Berechnung der Gruppensolvabilität bei Anwendung der Konsolidierungsmethode, Abzugs-/ Aggregationsmethode und Kombinationsmethode. Darüber hinaus werden die Beurteilung der Verfügbarkeit von Eigenmitteln auf Gruppenebene und die Behandlung von Minderheitenanteilen, der Umgang mit RFFs, die Behandlung von (Rück-)Versicherungsholdinggesellschaften und gemischten Finanzholdinggesellschaften, die Kriterien für die Identifizierung von Tochterunternehmen mit beschränkter Haftung und die Spezifizierung von deren Behandlung adressiert.
2. Konsultation zum Internen Modell
Verwendung des Internen Modells

Vergleichbar mit den Preparatory Guidelines werden den (Rück-) Versicherungsunternehmen mit dieser Leitlinie zum Internen Modell mehr Hinweise dazu gegeben, wie sie die Anforderungen an das Interne Modell erfüllen können und wie die Aufsichtskollegien bei gruppeninternen Modellen funktionieren.

Die Leitlinien umfassen das Antragsverfahren (was müssen die (Rück-) Versicherungsunternehmen bei der Antragseinreichung beachten), Modelländerungen, Tests und Standards für die Genehmigung des Internen Modells und für die Aufsichtskollegien.

Sie enthalten zudem einen Abschnitt zu Annahmen und Expertenschätzungen (entsprechend Artikel 4 der Draft Implementing Measures), der in gleicher Weise für alle Unternehmen relevant ist.

3. Konsultation zu Säule 2
Governance Die Leitlinie zur Governance umfasst neben allgemeinen Governance-Themen spezifischere Themen wie Vergütungsrichtlinie, Fit and Proper, Risikomanagement, Prudent Person Prinzip, Eigenmittelanforderungen und das Governance-System, Interne Kontrollen, Interne Revision, Versicherungsmathematische Funktion, Outsourcing und Gruppenspezifika.Zudem enthält die Leitlinie auch Abschnitte zur Bewertung der Vermögenswerte und sonstigen Verbindlichkeiten.
ORSA Die Leitlinie zu ORSA basiert auf den Preparatory Guidelines und umfasst die ‚Governance‘ des ORSA Prozesses, die Assessments, die Berichterstattung und Dokumentation sowie gruppenspezifische Aspekte.
4. Konsultation zum aufsichtsrechtlichen Überprüfungsprozess
Aufsichtsrechtlicher Überprüfungsprozess Die Leitlinie zum aufsichtsrechtlichen Überprüfungsprozess beinhaltet zum einen allgemeine durch die nationalen Aufsichtsbehörden anzuwendende Prinzipien im Zuge des aufsichtsrechtlichen Überprüfungsprozesses und zum anderen eine Beschreibung verschiedener Stufen des aufsichtsrechtlichen Überprüfungsprozesses (im Wesentlichen relevant für die Aufsichtsbehörden).
5. Konsultation zur Gleichwertigkeit
Gleichwertigkeit Die Leitlinie zu Gleichwertigkeit umfasst die Beschreibung des Prozesses der nationalen Aufsichtsbehörden bei der Beurteilung der Gleichwertigkeit auf nationaler Ebene und die Bereitstellung eines Fragebogens, welcher verpflichtend bei der Informationssammlung von betroffenen Drittstaaten/ Versicherungsunternehmen heranzuziehen ist.
6. Konsultation zur Auswirkungsstudie
Auswirkungsstudie Dieses Papier soll helfen, die Verlinkungen zwischen einigen Themen zu schaffen und die gemeinsame Basis der Auswirkungsstudie zu verstehen.

EIOPA weist darauf hin, dass trotz der Aufteilung der Themen in die sechs Konsultationspapiere einige Themenbereiche in verschiedenen Konsultationspapieren behandelt werden. So enthält das Konsultationspapier zu den Leitlinien für das Interne Modell einen Abschnitt zu Annahmen und Expertenschätzungen (entsprechend Artikel 4 der Draft Implementing Measures), der in gleicher Weise für alle Unternehmen relevant ist und nicht nur für Unternehmen mit einem Internen Modell. Daher sind diese Leitlinien in Zusammenhang mit denjenigen zum Governance-System bezüglich der Bewertung der Vermögenswerte und Verbindlichkeiten ohne versicherungstechnische Rückstellungen sowie mit den Leitlinien zur Bewertung der versicherungstechnischen Rückstellungen zu lesen.

Verlautbarungen zu Themenblock 5 „Eigenmittelanforderungen und Governance-System“ veröffentlicht

Entsprechend der verkündeten Dialog- und Verlautbarungsphasen der BaFin zu den EIOPA-Leitlinien (siehe Blog-Beitrag vom 28. Februar 2014) veröffentlichte die BaFin am 5. Mai 2014 die Verlautbarung zu Themenblock 5 „Eigenmittelanforderungen und Governance-System“. Inländische Erst- und Rückversicherungsunternehmen sowie der BaFin unterliegende (ausländische) Versicherungsgruppen können zur Verlautbarung zu Themenblock 5 bis zum 28. Mai 2014 Erklärungswünsche und Kommentare bei der BaFin einreichen (Vorbereitungsphase@bafin.de).

Die Eigenmittelleitlinien aus dem Bereich der Anforderungen an die Geschäftsorganisation und das Risikomanagement umfassen die Anforderungen an Kapitalmanagementleitlinien (Leitlinie 31) und den mittelfristigen Kapitalmanagementplan (Leitlinie 32). Im Rahmen der Vorbereitung auf Solvency II erwartet die BaFin von Versicherungsunternehmen und -gruppen, dass sie gemäß den Anforderungen der Eigenmittelleitlinien eine Kapitalmanagementleitlinie aufstellen sowie einen mittelfristigen Kapitalmanagementplan entwerfen. Hierzu führt die BaFin spätestens ab der 32. Kalenderwoche 2014 eine Sachstandabfrage zu den Eigenmittelleitlinien durch, deren Teilnahme für inländische (Rück-)Versicherungsunternehmen sowie der BaFin unterliegende (ausländische) Versicherungsgruppen verbindlich ist. Im Folgenden sind die wesentlichen inhaltlichen Aspekte dargestellt.

Kapitalmanagementleitlinien (Leitlinie 31)

Das Solvency II-Regime bringt wesentliche Neuerungen hinsichtlich der Eigenmittelsituation von Versicherungsunternehmen und -gruppen mit sich, die sich in der Kapitalmanagementleitlinie widerspiegeln sollen. Für Unternehmen, die einer Gruppe angehören, sind Kapitalmanagementleitlinien und -pläne auf Einzelunternehmensbasis und für das oberste Gruppenunternehmen, sofern gruppeninterne Kapitalströme existieren, zu erstellen. Die Kapitalmanagementleitlinie ist als Leitlinie im Sinne des Artikels 41 Abs. 3 Solvency II-Rahmenrichtlinie durch den Vorstand zu verabschieden und mindestens einmal jährlich zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen.

Die Veränderung unter Solvency II hin zu einer marktwertbasierten Bewertung der Eigenmittel auf der einen Seite, die eine höhere Volatilität der Soll- und Ist-Werte in sich birgt, sowie die Anforderung an die jederzeitige Erfüllung der Solvabilitätsanforderungen auf der anderen Seite, macht eine konstante Überwachung der Bedeckung unabdingbar. Dadurch ist die zukunftsorientierte Auseinandersetzung der Unternehmen mit ihrer Eigenmittelsituation unter Solvency II unverzichtbar.

Gleichermaßen müssen Unternehmen auch ihre derzeitige Eigenmittelsituation unter dem aktuellen Aufsichtsregime im Zuge der Erstellung der Kapitalmanagementleitlinie und des mittelfristigen Kapitalmanagementplanes betrachten und untersuchen, inwieweit das emittierte Kapital jeweils den derzeitigen Anforderungen entspricht, insbesondere bei Genussrechten und nachrangigen Verbindlichkeiten die speziellen Kriterien erfüllt und die Anrechnungsgrenzen eingehalten werden. Zum anderen ist zu untersuchen, inwieweit die künftigen Solvency II-Kriterien erfüllt werden und von den Übergangsregelungen („Grandfathering“) Gebrauch gemacht werden kann. Bei Inanspruchnahme von Übergangsregelungen sind jedoch die gesonderten Anrechnungsgrenzen und zeitlich begrenzte Anrechnung zu beachten.

Unter Solvency II wird grundsätzlich zwischen drei unterschiedliche Qualitätsklassen (‚Tiers‘) unterschieden, in die die Eigenmittel eines Versicherungsunternehmens einzuordnen sind. Bei der Anrechnung an die Solvabilitäts- und Mindestkapitalanforderung unterliegen die Eigenmittel dabei folgenden Anrechnungsgrenzen.

Eigenmittelklassen  Anrechenbarkeit
Solvabilitätsanforderung (SCR)  
 Tier 1-Eigenmittel  Unbeschränkt
 Hybridkapitalinstrumente, die Tier 1-Kriterien erfüllen  Maximal 20% der Tier 1-Eigenmittel
 Summe von Tier 2- und 3- Eigenmitteln  Maximal 50% der Solvabilitätsanforderung
 Tier 3-Eigenmittel  Weniger als 15% der Solvabilitätsanforderung
 Mindestkapitalanforderung (MCR)  
 Tier 1-Eigenmittel  Unbeschränkt, Mindestens 80% der Mindestkapitalanforderung
 Tier 2-Eigenmittel  Weniger als 20% der Mindestkapitalanforderung
 Tier 3-Eigenmittel  Nicht anrechnungsfähig

Für die Klassifizierung der Eigenmittel in die drei Tiers sind die Solvency II Kriterien sorgfältig zu untersuchen. Dies betrifft im Besonderen Kapitalemissionen wie beispielsweise von Kapital mit Gewährung von Genussrechten oder aufgrund der Eingehung von nachrangigen Verbindlichkeiten. Zum anderen ist sicherzustellen, dass Bedingungen von Eigenmittelbestandteilen klar und unmissverständlich definiert werden. Dafür ist u.a. eine juristische Prüfung von Vertragsbedingungen von Eigenmitteln hinsichtlich Konformität mit den geltenden Anforderungen durchzuführen. Ein weiteres Kriterium für die Anerkennung als Eigenmittel ist die Möglichkeit eines Aufschubs oder einer Aussetzung von Zahlungen wie z.B. Dividenden- oder Zinszahlungen.

Bis zur rechtsverbindlichen Veröffentlichung der delegierten Rechtsakte bleibt jedoch abzuwarten, welche Bedingungen letztlich bei der Anrechnung von Eigenmitteln zu erfüllen sind. Eine Durchsicht der vertraglichen Regelungen durch die BaFin stellt daher keine verbindliche Bewertung der Eigenmittel dar.

Mittelfristiger Kapitalmanagementplan (Leitlinie 32)

Für den Kapitalmanagementplan ist ein mittelfristiger Zeithorizont anzusetzen, der in der Regel dem Unternehmensplanungshorizont entspricht, aber auch in Abhängigkeit von laufenden Verträgen und Kündigungsmöglichkeiten gewählt werden sollte. Im Hinblick auf die aktuelle Vorbereitungsphase auf Solvency II sollte der Kapitalmanagementplan die regulatorischen Entwicklungen bis hin zum Inkrafttreten von Solvency II berücksichtigen.

Um ständig eine ausreichende Bedeckung der Solvabilitätsanforderungen sicherstellen zu können, sind im Kapitalmanagementplan insbesondere bestehende künftige Rückzahlungsverpflichtungen, die reduzierte Anrechenbarkeit von Eigenmitteln (§ 53c Abs. 3b S. 1 Nr. 4 VAG) und die Ausgestaltung von Kündigungsrechten wichtige zu berücksichtigende Aspekte. Dabei sind bei auch verschiedene Szenarien zu betrachten und Fragen hinsichtlich der Kapitalersetzung nachzugehen.

Insgesamt sind entsprechend der Veränderungen mit Inkrafttreten von Solvency II in der Kapitalmanagementleitlinie und im mittelfristigen Kapitalmanagementplan sowohl die Eigenmittelsituation unter dem geltenden Solvency I-Regime als auch die zukünftige Betrachtung unter Solvency II darzustellen.

Proportionalitätsprinzip

Der Grundsatz der Proportionalität hat auch für die Eigenmittelleitlinien Gültigkeit. So können können die Kapitalmanagementleitlinie und die mittelfristige Kapitalmanagementplanung bei einer geringen Eigenmittelkomplexität (z.B. wenn kein Hybridkapital emittiert wurde) jedoch weniger umfangreich und mit einer geringeren Detailtiefe erstellt werden. Allerdings kann weder in der Vorbereitungsphase noch bei Inkrafttreten von Solvency II von einer Kapitalmanagementleitlinie und mittelfristigen Kapitalmanagementplanung abgesehen werden. Die Prüfung der Proportionalität soll dabei laufend erfolgen mit entsprechender Entwicklung der Leitlinien und Pläne.

BaFin veröffentlicht aktualisierte Verlautbarung zum Themenblock 2 „Fachliche Qualifikation und persönliche Zuverlässigkeit“

Nachdem die BaFin am 24. März 2014 im Zuge der Dialog- und Verlautbarungsphase (siehe Blogbeitrag vom 28. Februar 2014) einen ersten Entwurf zum Themenblock 2 „Fachliche Qualifikation und persönliche Zuverlässigkeit“ – den sogenannten „Fit & Proper“-Kriterien – (siehe Blogbeitrag vom 27. März 2014) veröffentlicht hat, wurde am 30. April 2014 die nach Einholen der Ergänzungs- und Erklärungswünsche sowie der sonstigen Kommentare der betroffenen Unternehmen überarbeitete Verlautbarung zum Thema „Prüfung der fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit“ auf der BaFin Homepage veröffentlicht.

Im Vergleich zum Entwurf der Verlautbarung wurden in der finalen Version einige Anpassungen vorgenommen, die überwiegend redaktioneller Art sind. Die wichtigsten Anpassungen sind im Folgenden genannt:

Zum besseren Verständnis wurde der Begriff der „Schlüsselaufgabe“ konkretisiert. Hierunter werden solche Aufgaben verstanden, die die tatsächliche Leitung des Unternehmens betreffen sowie „andere Schlüsselaufgaben“. Dazu gehören neben den Aufgaben der vorgeschriebenen vier Schlüsselfunktionen explizit auch die Aufgaben der Mitglieder des Aufsichtsrats. Darüber hinaus kann es weitere „andere Schlüsselaufgaben“ geben, die von den Unternehmen zu identifizieren sind und Bereiche meinen, die für den Geschäftsbetrieb des Unternehmens von erheblicher Bedeutung sind. Damit ist jedes Unternehmen gefordert zu prüfen, welche Personen entsprechende Schlüsselaufgaben verantworten bzw. für diese tätig sind, um sicherzustellen, dass die Anforderungen an die fachliche Qualifikation und persönliche Zuverlässigkeit bei allen relevanten Personen erfüllt werden.

Die Ausführungen zum personenbezogenen Anwendungsbereich wurden in der Hinsicht konkretisiert, dass die Anzeigepflicht gegenüber der Aufsicht ausdrücklich nur auf die Verantwortlichen Inhaber der Schlüsselaufgabe zutrifft, nicht jedoch auf solche Personen, die für die Schlüsselaufgabe tätig sind. Die Qualifikationsanforderungen treffen allerdings auch auf Stellvertreter der Personen zu, die Schlüsselaufgaben verantwortlich innehaben bzw. für solche tätig sind. Unternehmen müssen daher über klar definierte und transparente Stellvertreterregelungen verfügen, anhand derer die entsprechenden Stellvertreter ermittelt und eine Anwendung der Anforderungen an die fachliche Qualifikation und persönliche Zuverlässigkeit gewährleistet werden kann.

Hinsichtlich der Angaben zum Proportionalitätsprinzip im Zusammenhang mit der fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit wurden die Anforderungen im Falle der Wahrnehmung von Leitungspositionen minimal reduziert. Nunmehr ist es nicht mehr erforderlich, dass eine Überprüfung des Vorliegens der Leitungserfahrung stattfinden muss; diese sollte lediglich berücksichtigt werden. Daneben wurde klargestellt, dass im Zusammenhang mit den Anforderungen an Aufsichtsratsmitglieder die Vorschriften zur Mitbestimmung der Arbeitnehmer unberührt bleiben.

In der schriftlichen internen Leitlinie zu „Fit & Proper“ sind alle Schlüsselaufgaben und Zuständigkeiten zu benennen und der Prozess zur Analyse der fachlichen Eignung und persönlichen Zuverlässigkeit dieser zu beschreiben.

Die Anforderungen bei Ausgliederungen von Schlüsselaufgaben (Sicherstellung ausreichender Qualifikation der (Sub-)Dienstleister, Darlegung des Prüfprozesses zur fachlichen Qualifikation der (Sub-)Dienstleister, Ergebnis der Prozessprüfung, Benennung von anzeigepflichtigen Ausgliederungsbeauftragten) wurden nun auch explizit auf konzern- oder gruppeninterne Ausgliederungen ausgeweitet. Im Detail soll es hierzu in 2015 im Themenblock 8 eine weitere Veröffentlichung geben.

Zur zukünftigen Beurteilung der Anforderungen durch die BaFin wurde ergänzt, dass die Unterlagen zur Beurteilung der fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit von verantwortlichen Inhabern der Schlüsselaufgaben erneut bei der BaFin einzureichen sind, auch wenn die Person bereits bei der BaFin angezeigt ist (z.B. als Geschäftsleiter). Hierauf kann die BaFin im Einzelfall verzichten. Darüber hinaus kann die BaFin im Rahmen ihrer gesetzlichen Befugnisse weitere Unterlagen anfordern oder bei örtlichen Prüfungen einsehen (bspw. unternehmensinterne Leitlinien).

BaFin veröffentlicht Verlautbarungen zu Themenblock 1 „Allgemeine Governance Anforderungen“

In Vorbereitung auf Solvency II hat die BaFin ein strukturiertes und dialogorientiertes Vorgehen bei der Anwendung der EIOPA Leitlinien entwickelt. In diesem Zusammenhang wurden die EIOPA Leitlinien in 15 Themenblöcke gruppiert (siehe Blog-Beitrag vom 5. November 2013 und 28. Februar 2014).

Neben den Themenblöcken 9 „Beurteilung des Gesamtsolvabilitätsbedarfs und allgemeine Anforderungen für den ORSA“ und 2 „Prüfung der fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit“ hat die BaFin am 16. April 2014 nun auch Verlautbarungen zu Themenblock 1 „Allgemeine Governance Anforderungen“ veröffentlicht. Die inländischen Erst- und Rückversicherungsunternehmen sowie der BaFin unterliegende (ausländische) Versicherungsgruppen können zur Verlautbarung zu Themenblock 1 bis zum 9. Mai 2014 Erklärungswünsche und Kommentare bei der BaFin einreichen (Vorbereitungsphase@bafin.de).

Die Verlautbarungen dienen dazu, die bereits veröffentlichten EIOPA Leitlinien zu den allgemeinen Governance Anforderungen (Leitlinie 3 bis 10 der EIOPA Leitlinien zum Governance-System) zu konkretisieren und den Unternehmen praktische Umsetzungshinweise und Beispiele für die Vorbereitungsphase an die Hand zu geben. Die Erwartungen der BaFin an die konkrete Umsetzung lassen sich aus den Verlautbarungen ableiten. Insbesondere im Themenblock 1 „Allgemeine Governance Anforderungen“ verweist die BaFin an zahlreichen Stellen auf geltendes Recht. Hieraus wird ersichtlich, dass die bereits im nationalen Gesellschafts- und Versicherungsaufsichtsrecht verankerten Governance-Vorschriften als Mindestvoraussetzung bei der Beurteilung des Umsetzungsstands gesehen werden.

Im Folgenden werden die wesentlichen inhaltlichen Aspekte zusammengefasst und dabei vor allem diejenigen Aspekte aufgegriffen, die über den Detaillierungsgrad der EIOPA Leitlinien hinausgehen. Dabei spielt bei der Umsetzung der allgemeinen Governance-Anforderungen der Grundsatz der Proportionalität eine wichtige Rolle. Alle Anforderungen sind daher auch unter dem Proportionalitätsgrundsatz und somit in Bezug auf das individuelle Risikoprofil zu betrachten.

Aufbau- und Ablauforganisation

Grundsätzlich sind die Unternehmen in der Ausgestaltung der Solvency II-Anforderungen frei. Eine Bewertung der Angemessenheit der Aufbau- und Ablauforganisation sollte unter Berücksichtigung des individuellen Risikoprofils erfolgen. Die Aufbau- und Ablauforganisation sollte sich an den strategischen Zielen orientieren. Eine Anpassung der Strukturen bei Änderungen der strategischen Ziele (bspw. Bestandsübertragungen, Änderungen in der Gruppenstruktur, Run-offs) ist zu berücksichtigen. Unabdingbar ist eine klare Definition von Aufgaben und Verantwortlichkeiten, Schnittstellen und Berichtslinien. Zudem sind effektive Verfahren und Prozesse zu etablieren, um kontinuierlich potentielle Interessenkonflikte aufzudecken und abzumildern.

Geschäftsabläufe, die mit wesentlichen Risiken einhergehen, sind anhand geeigneter Kriterien zu überprüfen. Hierfür ist es zweckmäßig, zunächst eine unternehmensindividuelle Wesentlichkeitsgrenze zu definieren. Wichtig ist, dass hierbei Wesentlichkeit über den Wesentlichkeitsbegriff, wie er in den MaRisk (VA) beschrieben ist, hinausgeht. Dies haben die Unternehmen in der Vorbereitungsphase gegebenenfalls bei der Festlegung ihrer individuellen Wesentlichkeitsgrenzen zu beachten.

Um eine angemessene Steuerung und Überwachung der identifizierten Prozesse zu gewährleisten, sollten die einzelnen Prozessschritte klar festgelegt werden. In diesem Rahmen sind die erforderlichen Kontrollaktivitäten und gegebenenfalls Eskalationsschritte, die prozessspezifischen Zuständigkeiten und die Informationsflüsse einzuschließen. Um die sorgfältige und gewissenhafte Aufgabenwahrnehmung weiter zu unterstützen, sollte die Erstellung und Umsetzung eines Verhaltenskodex für das gesamte Personal in Betracht gezogen werden.

Die Aufbau- und Ablauforganisation ist für Dritte nachvollziehbar zu dokumentieren und die Dokumentation auf aktuellem Stand zu halten. Vorgängerversionen sind mindestens sechs Jahre aufzubewahren.

Die BaFin erwartet von der Geschäftsleitung des auf Gruppenebene zuständigen Unternehmens eine angemessene Kenntnis der internen Organisation der Gruppe, der Geschäftsmodelle der verschiedenen Unternehmen, der Verbindungen und Beziehungen zwischen ihnen und der aus der Gruppenstruktur resultierenden Risiken. Die Verantwortung für Anpassungen der Aufbau- und Ablauforganisation auf Ebene eines Einzelunternehmens liegt jedoch bei der Geschäftsleitung des betreffenden Unternehmens. Gegebenenfalls sind Vorgaben des für die Gruppe zuständigen Unternehmens zu beachten und unternehmensindividuell umzusetzen.

Interne Überprüfung des Governance-Systems

Neben der durch die interne Revision durchzuführenden Bewertung, ob das interne Kontrollsystem und andere Bestandteile des Governance-Systems angemessen und wirksam sind, hat zusätzlich eine Überprüfung des Governance-Systems als Ganzes zu erfolgen. Als Grundlage für diese interne Überprüfung können neben Erkenntnissen aus Prüfungen der Internen Revision, insbesondere auch Informationen dienen, die die weiteren Schlüsselfunktionen bei der Durchführung ihrer Aufgaben erhalten. Im Regelfall ist eine jährliche Überprüfung ausreichend. Wenn die Geschäftsleitung den Umfang und die Häufigkeit der internen Überprüfung des Governance-Systems festlegt, ist es aber auch sinnvoll, Kriterien zu bestimmen, nach denen eine außerplanmäßige Überprüfung stattfinden soll.

Die Ergebnisse der internen Überprüfung sind von der Geschäftsleitung unter Einbeziehung der Schlüsselfunktionen zu diskutieren und entsprechende Maßnahmen abzuleiten sowie zu dokumentieren.

Interne Leitlinien

Die Unternehmen sind bereits heute dazu angehalten, für die mit wesentlichen Risiken behafteten Geschäftsabläufe innerbetriebliche Leitlinien aufzustellen. Da der Anwendungsbereich von Solvency II insgesamt weiter gefasst ist als die MaRisk VA gehen die Anforderungen an die schriftlich festzulegenden Leitlinien unter Solvency II darüber hinaus. Die bisher geltenden Regelungen bilden laut BaFin jedoch eine solide Grundlage, um die Bedingungen an schriftlich festzulegende Leitlinien unter Solvency II erfüllen zu können.

Die Festlegung der Geschäfts- und Risikostrategie liegt in der nicht delegierbaren Gesamtverantwortung der Geschäftsleitung. Leitlinien, welche auf Gruppenebene beschlossen wurden, gelten nach Auffassung der BaFin nicht automatisch in den rechtlich selbstständigen Einzelunternehmen. Dies gilt auch, wenn Beherrschungsverträge bestehen.

Die Unternehmen sollten im Vorfeld festlegen, welche Änderungen in den schriftlich festgelegten Leitlinien als geringfügig einzuschätzen sind. Andernfalls bedürfen sie grundsätzlich der Zustimmung durch die Geschäftsleitung.

Folgende Mindestanforderungen an die schriftlich festgelegten Leitlinien sind zu berücksichtigen:

  • Darstellung der Ziele, Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
  • Berücksichtigung von Schnittstellen und Abgrenzungen.
  • Vorgabe von Prozessen und Berichtsverfahren zur Umsetzung.
  • Definition der Befugnisse der Schlüsselfunktionen in den relevanten Leitlinien und Festlegung, welche Informationen an die Schlüsselfunktionen zu übermitteln sind.

Eine Abstimmung der schriftlichen Leitlinien hat sowohl untereinander, als auch mit der Geschäftsstrategie zu erfolgen, sofern sie das Governance-System betreffen. Alle schriftlichen Leitlinien müssen auf einheitliche Art und Weise sowie vollständig überprüft werden. Die Überprüfung der schriftlich festgelegten Leitlinien muss angemessen dokumentiert werden. Festgestellte Probleme und daraus resultierende Empfehlungen gegenüber der Geschäftsleitung sollen dokumentiert werden.

Aus den Leitlinien sollten sich Arbeitsprozesse herausbilden lassen, welche von den relevanten Mitarbeitern einzuhalten sind. Die Unternehmen sollten dementsprechend interne Kontrollen einführen, die sicherstellen, dass entsprechend den internen Leitlinien gehandelt und nicht dagegen verstoßen wird bzw. Verstöße zeitnah bekannt werden.

Das Verwaltungs-, Management- oder Aufsichtsorgan

Die BaFin stellt klar, dass im Zusammenhang mit dem Governance-System mit dem Verwaltung-, Management- oder Aufsichtsorgan (VMAO) national regelmäßig zunächst die Geschäftsleitung angesprochen ist. Dies bedeutet aber nicht, dass das Governance-System für den Aufsichtsrat nicht von Bedeutung ist.

Geschäftsleitung und Aufsichtsrat eines Unternehmens haben in angemessener Interaktion mit von ihnen eingesetzten Ausschüssen sowie mit Führungskräften und Schlüsselaufgaben innerhalb des Unternehmens zu stehen. Die BaFin erwartet, dass Geschäftsleitung und Aufsichtsrat auch weiterhin von sich aus alle potentiell relevanten Informationen einfordern und bei Bedarf hinterfragen.

Die Geschäftsleitung hat die für ihre Führungsaufgaben nötige Entscheidungskompetenz sowie die Umsetzung ihrer Entscheidungen sicherzustellen. Dies umfasst regelmäßige- und ad-hoc-Informationsrechte und -pflichten sowie entsprechende Beratungen. Dafür sollten bereits nach geltendem Recht angemessene Prozesse etabliert sein.

Geschäftsleitung und Aufsichtsrat haben in eigener Verantwortung zu überlegen, ob eine – und falls ja welche – Ausschussstruktur für das Unternehmen geeignet ist (bspw. Risiko-, Prüfungs-, Anlage-, Rückversicherungs- oder Vergütungsausschuss). Auch das Einsetzen von Ausschüssen führt nicht zu einer Verlagerung der Verantwortung. Die Geschäftsleitung ist und bleibt verantwortlich für die ordnungsgemäße Geschäftsorganisation, insbesondere für ein angemessenes Risikomanagement. Auf Gruppenebene muss die Geschäftsleitung des zuständigen Unternehmens in angemessener Interaktion mit den Geschäftsleitungen aller Unternehmen innerhalb der Gruppe stehen.

In der Tradition des nationalen Gesellschafts- und Versicherungsaufsichtsrechts, misst die BaFin dem Vier-Augen-Prinzip auf Geschäftsleitungs-Ebene und auf den Ebenen darunter seit langem eine bedeutende Rolle bei.

Bei wesentlichen Entscheidungen sollte sich die Geschäftsleitung als Gesamtorgan die Entscheidungsgewalt vorbehalten.

Die Geschäftsleitung hat die von ihr getroffenen Entscheidungen sowie die Art und Weise, wie Informationen aus dem Risikomanagementsystem berücksichtigt werden, in angemessener Weise zu dokumentieren. Die BaFin betont an dieser Stelle ausdrücklich die Wichtigkeit des Nachweises, wie die Risikomanagementfunktion in Entscheidungen eingebunden wird und wenn nicht, warum dies nicht als notwendig erachtet wird. Die Dokumentation muss vollständig, exakt und mit den wesentlichen Hintergrundinformationen angereichert sein, so dass eine fachkundige Person die Entscheidung inhaltlich nachvollziehen und gegebenenfalls überprüfen kann.

Schlüsselfunktionen

Ausschließlich interne Revisionsfunktion, Compliance-Funktion, Risikomanagementfunktion (URCF) und versicherungsmathematische Funktion sind Schlüsselfunktionen.

In dieser Verlautbarung geht es vornehmlich um übergeordnete organisatorische Aspekte, die alle Schlüsselfunktionen betreffen. In weiteren Veröffentlichungen wird die BaFin sich speziell zur internen Revisionsfunktion und Compliance-Funktion (Themenblock 6), zur Risikomanagementfunktion (URCF – Themenblock 3) und zur versicherungsmathematischen Funktion (Themenblock 7) äußern.

Die Solvency II-Richtlinie enthält keinerlei Ausnahmen für bestimmte Arten von Unternehmen; ebenso wenig ermächtigt sie die nationalen Aufsichtsbehörden, im Einzelfall Ausnahmen zu gewähren.

Im Vergleich zum geltenden § 64a VAG ist nur die versicherungsmathematische Funktion ganz neu. Die Schaffung einer internen Revision und einer unabhängigen Risikocontrollingfunktion ist bereits gesetzlich im VAG verankert.

In Bezug auf Compliance ist zu unterscheiden: Es gibt bisher zwar keine organisatorische Vorgabe, eine Compliance-Funktion einzurichten. Jedes Unternehmen muss aber schon jetzt „compliant“ sein, also alle auf seinen Geschäftsbetrieb anwendbaren Gesetze und sonstigen Vorgaben einhalten. Außerdem unterliegt die Geschäftsleitung der aus dem Aktiengesetz folgenden Legalitätspflicht.

Die Schlüsselfunktionen müssen in „angemessener“ Weise eingerichtet werden. Mit Ausnahme der internen Revisionsfunktion kommen neben zentralen/stabsstellenartigen auch dezentrale/ integrierte Gestaltungsformen sowie gruppenbezogene Mischformen in Betracht.

Laut BaFin ist es denkbar, die für eine Schlüsselfunktion notwendige Personenkapazität und das erforderliche Know-how aus verschiedenen organisatorischen Einheiten eines Unternehmens (etwa verschiedenen Abteilungen) zu generieren. Durch die Zuordnung der funktionsspezifischen Aufgaben bilden die Mitarbeiter dann die Schlüsselfunktion im Sinne einer eigenen organisatorischen Einheit. Eine gruppenbezogene Mischform wäre beispielsweise die Abbildung einer Schlüsselfunktion über eine eigenständige Abteilung auf Ebene des Mutterunternehmens und eine integrierte Organisation auf Ebene des Tochterunternehmens.

Besonders bei integrierten Ansätzen zur Organisation einer Schlüsselfunktion kommt es auf eine eindeutige und transparente Aufgabendefinition und -zuweisung an. Diese muss in internen Leitlinien festgehalten werden. Potentielle Interessenkonflikte sind zu vermeiden. Die Schlüsselfunktionen müssen jederzeit frei von Einflüssen sein, die eine objektive, faire und unabhängige Aufgabenerfüllung verhindern.

In allen – auch dezentralen – Gestaltungsformen muss es ungeachtet der nicht delegierbaren Letztverantwortung der Geschäftsleitung eine natürliche Person geben, die die operative Verantwortung dafür trägt, dass die jeweilige Schlüsselfunktion ihre Aufgaben ordnungsgemäß erfüllt („verantwortlicher Inhaber“ einer Schlüsselfunktion).

Im Modell der „Three Lines of Defense“ bildet die interne Revisionsfunktion die dritte Verteidigungslinie, die anderen Schlüsselfunktionen gehören zur zweiten Verteidigungslinie. Unabhängig von dieser Einordnung stehen die Schlüsselfunktionen unter Solvency II gleichrangig und gleichberechtigt nebeneinander, ohne untereinander weisungsbefugt zu sein. Die Geschäftsleitung bildet die Eskalationsinstanz im Falle von Kontroversen zwischen den Schlüsselfunktionen. Alle Schlüsselfunktionen müssen direkt und unmittelbar an die – letztverantwortliche − Geschäftsleitung berichten. Spiegelbildlich hierzu muss die Geschäftsleitung eigeninitiativ und angemessen mit den Schlüsselfunktionen interagieren.

Schlüsselfunktionen benötigen uneingeschränkten Zugang zu den für die Erfüllung ihrer Aufgabe relevanten Informationen und müssen über die relevanten Sachverhalte zeitnah, gegebenenfalls ad hoc, informiert werden.

Im Prinzip ist bei jedem Unternehmen eine Ausgliederung aller vier Schlüsselfunktionen möglich. Im Falle des Outsourcing muss das Unternehmen jedoch einen Ausgliederungsbeauftragten benennen. Im Hinblick auf die Gefahr von Interessenskonflikten werden Konstellationen, die eine Personenidentität der involvierten Vorstände aufweisen, von der BaFin kritisch gesehen. Generell nicht zulässig ist, dass der Ausgliederungsbeauftragte bei dem Gruppenunternehmen angestellt ist, auf das die Schlüsselfunktion ausgegliedert wurde.

Notfallpläne

Alle Unternehmen haben sich fortlaufend mit einer Notfallplanung auseinanderzusetzen. Verantwortlich für die Notfallplanung ist die Geschäftsleitung. Die Verantwortung kann nicht delegiert werden. Notfallpläne sind mindestens für diejenigen Bereiche und Prozesse zu erstellen, bei denen der Eintritt einer unvorhergesehenen Störung den Fortbestand des Unternehmens gefährden könnte. Die ausgegliederten Bereiche und Prozesse sind in die Notfallplanung einzubeziehen. Die Wirksamkeit und Angemessenheit der Notfallpläne sind fortlaufend sicherzustellen.

BaFin startet Dialog- und Verlautbarungsphase zu Themenblock 2 „Fit & Proper“

Die Umsetzung der Übergangsregelungen von Solvency II während der Vorbereitungsphase nimmt weiter Form an. Mit dem Ziel der aktiven Mitgestaltung im Rahmen der nationalen Umsetzung bis zum Inkrafttreten von Solvency II ab 1. Januar 2016 hat die BaFin am 24. März 2014 im Zuge der derzeitigen Dialog- und Verlautbarungsphase (siehe Blogbeitrag vom 28. Februar 2014) zum Bereich „Anforderungen an die Geschäftsorganisation und das Risikomanagement“ eine Verlautbarung zum Themenblock 2 „Fachliche Qualifikation und persönliche Zuverlässigkeit“ – den sogenannten „Fit & Proper“ Kriterien – veröffentlicht. Die inländischen Erst- und Rückversicherungsunternehmen sowie der BaFin unterliegende (ausländische) Versicherungsgruppen können zur Verlautbarung zu Themenblock 2 bis zum 4. April 2014 Ergänzungs- und/ oder Erklärungswünsche sowie sonstige Kommentare bei der BaFin einsenden (Vorbereitungsphase@bafin.de). Die mit der Verlautbarung veröffentlichten Anforderungen gehen nach Meinung der BaFin nicht über die bisher bekannten Solvency II Anforderungen hinaus.

Betroffene Personenkreise

Die Solvency II Rahmenrichtlinie (SII-RL) legt mit Art. 42 Abs. 1 fest, dass Personenkreise die (a) das Unternehmen leiten und (b) eine der Schlüsselfunktion (Versicherungsmathematische Funktion, Risikomanagement-Funktion, Compliance Funktion, Interne Revisionsfunktion) wahrnehmen, jederzeit den Qualifikationsanforderungen an die (1) persönliche Zuverlässigkeit („Proper“ Kriterium) und (2) die fachliche Eignung („Fit“ Kriterium) gerecht werden müssen.

Unter leitenden Personen werden solche Personen erfasst, die wesentliche Entscheidungen für das Unternehmen treffen. Neben den Geschäftsleitern selbst können dies auch vom Unternehmen identifizierte andere Personen mit erheblichem Einfluss auf das Risikoprofil, wie bspw. Vertreter der Schadenregulierung, sein. Ebenfalls treffen die Fit & Proper Anforderungen auf die Mitglieder des Aufsichtsrats zu.

Neben den Personen, die eine der mindestens vier Schlüsselfunktionen wahrnehmen, treffen die Qualifikationsanforderungen im Sinne der Fit & Proper Kriterien auch auf solche Personen zu, die von erheblicher Bedeutung für den Geschäftsbetrieb sein können.

Ansatz der BaFin

Die BaFin erwartet eine Erfüllung der derzeit geltenden Qualifikationsanforderungen (vgl. „Merkblatt für die Prüfung der fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit von Geschäftsleitern gemäß VAG, KWG, ZAG und InvG“ vom 20. Februar 2013 und „Merkblatt zur Kontrolle der Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen gemäß KWG und VAG“ vom 3. Dezember 2012) sowie eine angemessene Vorbereitung auf die zukünftigen Anforderungen während der Übergangsphase von Solvency II. Durch die Auslegung der aktuellen gesetzlichen Anforderungen an Geschäftsleiter und Aufsichtsratsmitglieder gem. VAG i.S.d. EIOPA-Leitlinien, wird eine Einhaltung der Qualifikationen dieser Personen bereits in der Vorbereitungsphase erwartet. Nach den Anforderungen an die Geschäftsorganisation gem. § 64a VAG sind die bereits heute erforderlichen Schlüsselfunktionen Interne Revision und unabhängiges Risikocontrolling ebenfalls durch qualifizierte Personen zu besetzten. Dies trifft auch auf die bereits während der Vorbereitungsphase einzurichtende versicherungsmathematische Funktion und die Compliance-Funktion zu. Werden unternehmensindividuell weitere Schlüsselaufgaben identifiziert, sind diese ebenfalls angemessen qualifiziert zu besetzen.

Proportionalität

Für die Anforderungen an die fachliche Qualifikation ist der Grundsatz der Proportionalität zu beachten. Jedoch muss jedes einzelne Mitglied der Geschäftsleitung selbst über ausreichende Kenntnisse in allen Bereichen verfügen, um der gegenseitigen Kontrolle im Rahmen der Gesamtverantwortung der Geschäftsleitung gerecht zu werden. Als Mindestmaß für die kollektiven Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen der Geschäftsleitung gelten die in den EIOPA Leitlinien genannten Bereiche

  •  Versicherungs- und Finanzmärkte
  • Geschäftsstrategie und Geschäftsmodell
  • Governance-System
  • Finanzanalyse und versicherungsmathematische Analyse
  • regulatorischer Rahmen und regulatorische Anforderungen

Die fachlichen Anforderungen an die Inhaber der Schlüsselfunktionen und deren Mitarbeiter richten sich nach den spezifischen Verantwortlichkeiten und Tätigkeiten der jeweiligen Person. Ebenfalls müssen Aufsichtsratsmitglieder über erforderliche Kenntnisse verfügen (vgl. „Merkblatt zur Kontrolle der Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen gemäß KWG und VAG“ vom 3. Dezember 2012). Bezüglich der Anforderungen an die Zuverlässigkeit ist das Proportionalitätsprinzip dagegen nicht anwendbar.

Sicherstellen der „Fit & Proper“-Anforderungen

Die Beurteilung der fachlichen Eignung und der Zuverlässigkeit ist nicht anhand einer Stichtagsbetrachtung vorzunehmen, sondern stellt vielmehr einen laufenden Prozess dar, der zum einen eine stetige Weiterbildung und zum anderen eine laufende Beurteilung der betroffenen Personen erfordert. Eine Neubeurteilung der Qualifikation ist mindestens bei den gem. EIOPA-Leitlinie 13 zu definierenden Anlässen vorzunehmen. Für die Beurteilung sind geeignete Nachweise heranzuziehen. Die Qualifikationsanforderungen sind für alle als relevant identifizierten Personen entsprechend sicherzustellen.

Leitlinie

In ihren internen Leitlinien müssen Unternehmen alle Schlüsselaufgaben und Zuständigkeiten aufzählen sowie das Verfahren für die Beurteilung der Qualifikation dokumentieren. In diesem Zusammenhang sind auch die hierfür benötigten Unterlagen festzulegen. Gleichwohl ist auch darzustellen wie die Qualifikationsanforderungen im Vertretungsfall gewährleistet sind. Wie alle Leitlinien ist auch die Leitlinie „Fachliche Qualifikation und persönliche Zuverlässigkeit“ regelmäßig zu überprüfen und ggf. anzupassen.

Ausgliederung

Bei Ausgliederung von Schlüsselfunktionen ist die Einhaltung der Qualifikationsanforderungen auch bei dem Dienstleister bzw. bei dem Sub-Dienstleister zu gewährleisten. Dazu hat der Dienstleister den entsprechenden Prüfprozess gegenüber dem ausgliedernden (Rück-) Versicherungsunternehmen darzustellen sowie diesem eine schriftliche Bestätigung über das Ergebnis dieses Prozesses auszuhändigen. Der für die Überwachung der Ausgliederung zu benennende Ausgliederungsbeauftragte muss ebenfalls seiner Überwachungsaufgabe gerecht werden (Anforderungen an Ausgliederungen gem. EIOPA-Leitlinien 44 – 47 sind Gegenstand des Themenblocks 8, dessen Veröffentlichung noch aussteht).

Zukünftige Beurteilung

Für die Beurteilung der Qualifikation von Geschäftsleitern und Aufsichtsräten verlangt die BaFin zusätzlich zum Geschäftsverteilungsplan auch zukünftig im Zuge der Bestellung weiterhin die Vorlage folgender Unterlagen:

  • detaillierter Lebenslauf
  • Formular „Angaben zur Zuverlässigkeit“ im Anhang der aktuellen Merkblätter
  • ein „(Europäisches) Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde“
  • einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister

Die Qualifikationsanforderungen an Mitglieder des Aufsichtsrats werden sich auch zukünftig an der gegenwärtig im VAG verwendeten Begrifflichkeit „erforderliche Sachkunde“ orientieren. Weiterhin bleiben die besonderen Regelungen für mitbestimmte Aufsichtsorgane und freigestellte Mitglieder des Betriebs- oder Personalrats sowie Arbeitnehmervertreter der Gewerkschaften im Aufsichtsrat gemäß dem „Merkblatt zur Kontrolle der Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen gemäß KWG und VAG“ vom 3. Dezember 2012 bestehen.

Nach dem Inkrafttreten der Regelungen zu verantwortlichen Inhabern von Schlüsselfunktionen sind auch von diesen Personen mindestens die oben aufgeführten Unterlagen bei der BaFin vorzulegen. Darüber hinaus kann die BaFin weitere Unterlagen zu den Personen und die unternehmensinternen Leitlinien anfordern bzw. einsehen.

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