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BaFin Auslegungsentscheidungen zu SĂ€ule 2 – Governance System und Funktionen

In diesem Blog-Beitrag werden nachfolgend die wesentlichen Aspekte von Auslegungsentscheidungen der SĂ€ule 2 aufgegriffen (vgl. Blog-Beitrag vom 15. Januar 2016), die das Governance System und die Funktionen betreffen. Hierbei werden die besonders praxisrelevanten Inhalte sowie VerĂ€nderungen gegenĂŒber der Verlautbarungen der Vorbereitungsphase heraus gearbeitet.

Risikomanagement

In der Auslegungsentscheidung zum Risikomanagement vom 1. Januar 2016 wird die Verlautbarung zu Themenblock 3 der Vorbereitungsphase in das geltende Solvency II Regime ĂŒberfĂŒhrt.

Die Verlautbarung der Vorbereitungsphase wurde zuletzt am 26. Mai 2015 aktualisiert. DemgegenĂŒber enthĂ€lt die Auslegungsentscheidung vor allem in Bezug auf die ALM-Prozesse grĂ¶ĂŸere inhaltliche ErgĂ€nzungen. Die BaFin betont die besondere Bedeutung des ALM-Prozesses und formuliert eine Reihe von Anforderungen fĂŒr die Ausgestaltung und DurchfĂŒhrung. Diese umfassen:

  • Ziele des ALM-Prozesses: klare Definition, Festlegung von Ziel und SteuerungsgrĂ¶ĂŸen, Angemessenheit.
  • Risikoerfassung im ALM: Erfassung wesentlicher Risiken aus Vermögenswerten und Verbindlichkeiten, insbesondere Marktrisiken, versicherungstechnische Risiken und LiquiditĂ€tsrisiken, ggf. Risiken aus eingebetteten Optionen oder Garantien.
  • Risikoanalyse im ALM: SchĂ€tzungen basierend auf Vergangenheitsdaten und Erfahrungen, Prognosen und Projektionen zur zukĂŒnftigen Entwicklung,
  • Risikoquantifizierung: Analyse der Auswirkungen alternativer Anlagemöglichkeiten und Risikominderungstechniken, DurchfĂŒhrung von Szenario- und Stresstests.
  • Identifizierung von Handlungsalternativen, Empfehlungen, Maßnahmen und Managementregeln und Kommunikation an die GeschĂ€ftsleitung.
  • Umsetzung und Nachverfolgung von Maßnahmen.
  • Dokumentation des Prozesses: Vorgehen, Ziele, Annahmen, Methoden, Managementregeln, Ergebnisse und beschlossene Maßnahmen.
  • Organisatorische Einbettung des Prozesses und Schnittstellen sowie regelmĂ€ĂŸige (zumindest jĂ€hrliche) Anwendung des Prozesses.
  • Verweis auf die allgemeinen Outsourcing-Anforderungen bei einer Ausgliederung des Prozesses (insb. Dokumentation und Definition der Schnittstellen).

Interne Kontrollen und interne Revision

In der BaFin Auslegungsentscheidung zu internen Kontrollen und interner Revision vom 21. Dezember 2015 wird die entsprechende Verlautbarung zu Themenblock 6 der Vorbereitungsphase in das geltende Solvency II Regime ĂŒberfĂŒhrt.

Wesentliche Aspekte der Verlautbarung der Vorbereitungsphase wurden im Blog-Beitrag vom 11. Dezember 2014 zusammengefasst. Folgende wesentliche Aspekte wurden im Rahmen der Auslegungsentscheidung demgegenĂŒber noch ergĂ€nzt oder konkretisiert:

  • Die Anforderungen zur BĂŒndelung der Compliance- oder internen Revisionsfunktion wurden konkretisiert. Eine BĂŒndelung der Compliance-Funktion mit der URCF (unabhĂ€ngigen Risikocontrollingfunktion) und/oder der versicherungsmathematischen Funktion (VmF) ist nur unter ProportionalitĂ€tsgesichtspunkten zulĂ€ssig. Die Unternehmen mĂŒssen in diesen FĂ€llen darlegen, wie sichergestellt wird, dass die Aufgaben der jeweiligen Funktion vollstĂ€ndig und unabhĂ€ngig wahrgenommen werden.
  • Die BaFin stellt klar, dass Personen, die die interne Revisionsfunktion wahrnehmen, auch andere SchlĂŒsselfunktionen innehaben können. Dazu mĂŒssen die folgenden Voraussetzungen erfĂŒllt sein:
    – die BĂŒndelung der SchlĂŒsselfunktionen ist im Hinblick auf Art, Umfang und KomplexitĂ€t der Unternehmensrisiken angemessen,
    – Interessenkonflikte werden vermieden und
    – wenn durch die Übertragung der Funktion internen Revision an Personen, die keine anderen SchlĂŒsselfunktionen innehaben, unverhĂ€ltnismĂ€ĂŸige Kosten entstehen wĂŒrden.
  • Die Anforderungen an die interne Revisionsfunktion selbst bleiben seit der Vorbereitungsphase unberĂŒhrt. Danach mĂŒssen Unternehmen eine objektiv und unabhĂ€ngig funktionsfĂ€hige interne Revision einrichten.
  • Im Hinblick auf einen möglichen Ausgliederungsbeauftragten der internen Revisionsfunktion erlĂ€utert die BaFin, dass dieser nicht die DurchfĂŒhrung der Aufgaben der Revisionsfunktion selbst ĂŒbernimmt, sondern vielmehr die ordnungsgemĂ€ĂŸe Wahrnehmung der SchlĂŒsselfunktion durch den Dienstleister zu ĂŒberwachen hat. ZusĂ€tzlich kann ein Ausgliederungsbeauftragter der internen Revisionsfunktion gleichzeitig auch verantwortliche Person einer weiteren SchlĂŒsselfunktion sein, sofern hierbei die ProportionalitĂ€tsgrundsĂ€tze eingehalten werden.

Outsourcing

Die BaFin Auslegungsentscheidung zum Outsourcing vom 21. Dezember 2015 ĂŒberfĂŒhrt die entsprechende Verlautbarung zu Themenblock 8 der Vorbereitungsphase in das seit dem 1. Januar 2016 geltende Solvency II Regime. Die Verlautbarung der Vorbereitungsphase wurde zuletzt am 18. August 2015 aktualisiert und im Blog-Beitrag vom 30. August 2015 hinsichtlich wesentlicher Themen zusammengefasst. Bei der Übernahme in die Auslegungsentscheidung gab es keine inhaltlichen ErgĂ€nzungen. Insgesamt betreffen die Änderungen den Wegfall von ErlĂ€uterungen zur Solvency II-Vorbereitungsphase sowie die Bezugnahmen auf die vor dem 1. Januar 2016 geltende Rechtslage.

Versicherungsmathematische Funktion

In der BaFin Auslegungsentscheidung zur versicherungsmathematischen Funktion (VmF) vom 21. Dezember 2015 wird die entsprechende Verlautbarung zu Themenblock 7 der Vorbereitungsphase in das geltende Solvency II Regime ĂŒberfĂŒhrt. Folgende wesentliche Aufgaben der VmF sind in der Auslegungsentscheidung nochmal verdeutlicht bzw. konkretisiert worden:

  • Koordinierung und Validierung der Berechnung der versicherungstechnischen RĂŒckstellungen ist so durchzufĂŒhren, dass potentielle Interessenkonflikte vermieden werden und die UnabhĂ€ngigkeit der Validierung nicht beeintrĂ€chtigt wird. Je nach AusprĂ€gung des Risikoprofils kann es unter BerĂŒcksichtigung des ProportionalitĂ€tsgrundsatzes gerechtfertigt sein, die Validierung und Berechnung personell oder lediglich prozessual zu trennen. Dies ist im Einzelfall zu beurteilen und zu begrĂŒnden.
  • Die VmF stellt eine angemessene BerĂŒcksichtigung kĂŒnftiger Überschussbeteiligungen in den vt. RĂŒckstellungen sicher und hat hierzu den jeweils verantwortlichen Aktuar zu konsultieren.
  • Die VmF ĂŒberprĂŒft zur Beurteilung der DatenqualitĂ€t auch die verwendeten Prozesse und dokumentiert wesentliche UnzulĂ€nglichkeiten der Daten sowie deren Ursachen, erlĂ€utert mögliche wesentliche Auswirkungen auf die Berechnung der vt. RĂŒckstellungen und ĂŒbermittelt der GeschĂ€ftsleitung LösungsvorschlĂ€ge zur Verbesserung der DatenqualitĂ€t.
  • Die Wahrnehmung der VmF zusammen mit anderen SchlĂŒsselfunktionen, wie der URCF oder der Compliance-Funktion, gestattet die BaFin nur unter BerĂŒcksichtigung des ProportionalitĂ€tsprinzips. BezĂŒglich der Funktion der internen Revision gelten gesonderte Bedingungen, fĂŒr diese wird auf die „Auslegungsentscheidung zu internen Kontrolle und interner Revision“ verwiesen.
  • Neben der VmF ist ein Verantwortlicher Aktuar verantwortlich fĂŒr die sachgerechte Verwendung der ÜberschĂŒsse und die ÜberprĂŒfung der dauerhaften ErfĂŒllbarkeit der Versicherungsverpflichtungen. Sofern die VmF und der Verantwortliche Aktuar in einer Person bestehen, ist zu prĂŒfen, inwieweit potentielle Interessenkonflikte vorliegen und es sind entsprechende Maßnahmen zur Sicherstellung der vollstĂ€ndigen und unabhĂ€ngigen Aufgabenwahrnehmung zu treffen.
  • GegenĂŒber der GeschĂ€ftsleitung hat die VmF regelmĂ€ĂŸig (mind. jĂ€hrlich) sowie ad hoc ĂŒber sĂ€mtliche Aufgaben und Ergebnisse der VmF Bericht zu erstatten, auf MĂ€ngel hinzuweisen und Empfehlungen zu deren Behebung zu geben. Teil des Berichts sind weiterhin Aussagen zu VerĂ€nderungen der den Aufgaben der VMF zugrunde liegenden Annahmen und Methoden.
  • ZusĂ€tzlich zum VmF-Bericht ist ein eigener Bericht des Verantwortlichen Aktuars zu erstellen. Diese Pflicht besteht auch, wenn dieser und die VmF dieselbe Person sind.

PrĂŒfung der fachlichen Eignung und ZuverlĂ€ssigkeit

In der BaFin Auslegungsentscheidung zur PrĂŒfung der fachlichen Eignung und ZuverlĂ€ssigkeit vom 30. Dezember 2015 wird die Verlautbarung zu Themenblock 2 der Vorbereitungsphase in das geltende Solvency II Regime ĂŒberfĂŒhrt. Wesentliche Aspekte der Verlautbarung der Vorbereitungsphase wurden im Blog-Beitrag vom 7. Mai 2014 zusammenfassend dargestellt. Folgende wesentliche Aspekte wurden im Rahmen der Auslegungsentscheidung demgegenĂŒber noch ergĂ€nzt oder konkretisiert:

  • FĂŒr die Beurteilung der “fachlichen Eignung“ spielt der Grundsatz der ProportionalitĂ€t eine erhebliche Rolle. AbhĂ€ngig vom Risikoprofil des Unternehmens können die Anforderungen an die fachliche Eignung auf unterschiedliche Weise (nach Art, Umfang, KomplexitĂ€t der GeschĂ€ftstĂ€tigkeit) erfĂŒllt werden.
  • Wie bereits in der Vorbereitungsphase von der BaFin geĂ€ußert, unterliegt die Anforderung an die „ZuverlĂ€ssigkeit“ niemals dem ProportionalitĂ€tsgedanken, da die Anforderungen an IntegritĂ€t und Ansehen einer Person losgelöst von unternehmensindividuellen Gegebenheiten zu erfĂŒllen sind.
  • FĂŒr folgende Personen besteht gegenĂŒber der Aufsicht bei nachfolgenden Sachverhalten eine Anzeigepflicht:
    – Verwaltungs- und Aufsichtsorgan (Bestellung)
    – GeschĂ€ftsleiter (Bestellungsabsicht)
    – Verantwortliche Person der 4 SchlĂŒsselfunktionen (Bestellungsabsicht)
    – Weitere identifizierte SchlĂŒsselaufgaben (Bestellungsabsicht)
    – Ausgliederungsbeauftragter fĂŒr eine SchlĂŒsselfunktion (Bestellungsabsicht)
  • FĂŒr Mitarbeiter und Stellvertreter der SchlĂŒsselfunktion besteht keine Anzeigepflicht.
  • Die Anforderungen an die Qualifikation von Aufsichtsratsmitgliedern orientieren sich wie bisher an den MaßstĂ€ben des bis zum 31. Dezember 2015 im VAG a.F. sowie in den MerkblĂ€ttern der BaFin verwendeten Begriffes „erforderliche Sachkunde“.
  • Die BaFin verdeutlicht, dass auch die GeschĂ€ftsleiter und Mitglieder der Verwaltungs- und Aufsichtsorgane von Unternehmen, die nicht in den Anwendungsbereich von dem Aufsichtssystem Solvency II fallen, jedoch in der Beaufsichtigung des VAG 2016 erfasst werden, wie bisher fachlich geeignet und zuverlĂ€ssig sein mĂŒssen. Hierunter fallen kleine Versicherungsunternehmen i.S.d. § 211 VAG 2016, Pensionskassen oder Sterbekassen, die grundsĂ€tzlich von der Anwendung von Solvency II ausgeschlossen sind.

BaFin Auslegungsentscheidungen zu SĂ€ule 2 – Allgemeine Governance-Anforderungen

Wie Anfang Januar 2016 berichtet (siehe Blog-Beitrag vom 5.1.2016), veröffentlichte die BaFin Ende Dezember 2015 und Anfang Januar 2016 zahlreiche Auslegungsentscheidungen zu SÀule 1 und 2.

In diesem Beitrag werden nachfolgend die wesentlichen Aspekte von Auslegungsentscheidungen der SĂ€ule 2 aufgegriffen, die ĂŒbergreifende Aspekte sowie die allgemeinen Governance-Anforderungen betreffen. Hierbei wird auf die besonders praxisrelevanten Inhalte sowie VerĂ€nderungen gegenĂŒber bisheriger Verlautbarungen aus der Vorbereitungsphase fokussiert.

Weitere separate Blog-BeitrÀge zu SÀule 2 Auslegungsentscheidungen folgen zu

  • Governance System und Funktionen,
  • ORSA,
  • Eigenmittelanforderungen und Prudent Person Principle (PPP).

Übergreifende Aspekte

In den Auslegungsentscheidungen der SĂ€ule 2 bestĂ€tigt die BaFin ihre Positionen aus der Vorbereitungsphase. Zudem wurden einzelne inhaltliche ErgĂ€nzungen und Konkretisierungen in den Auslegungsentscheidungen eingefĂŒgt, die nachfolgend einzeln dargestellt werden. Weitere ĂŒbergreifende Änderungen umfassen den Wegfall von ErlĂ€uterungen der Solvency II-Anforderungen aus der Vorbereitungsphase sowie ErlĂ€uterungen, die die vor dem 1. Januar 2016 geltende Rechtslage betreffen. Einige der Themenblöcke aus der Vorbereitungsphase wurden bereits in unseren Blog-BeitrĂ€gen in der Vergangenheit aufgegriffen, so dass wir auf diese Inhalte in unseren AusfĂŒhrungen verweisen.

In allen Auslegungsentscheidungen der SÀule 2 wurden einleitend der Anwendungsbereich sowie Aussagen zum Grundsatz der ProportionalitÀt konkretisiert:

  • In den Anwendungsbereich der Auslegungsentscheidungen werden neben allen Erst- und RĂŒckversicherungsunternehmen nun explizit auch Versicherungs-Holdinggesellschaften eingeschlossen (sog. „VAG-Unternehmen“).
  • Nicht in den Anwendungsbereich fallen (RĂŒck-)Versicherungsunternehmen, die den Abschluss neuer Versicherungs- oder RĂŒckversicherungsvertrĂ€ge zum 1. Januar 2016 eingestellt haben und ihr Portfolio ausschließlich mit dem Ziel verwalten, ihre TĂ€tigkeit einzustellen, sowie die weiteren in § 343 VAG 2016 genannten Voraussetzungen erfĂŒllen.
  • Zum Grundsatz der ProportionalitĂ€t verdeutlicht die BaFin bereits in der Vorbereitungsphase, dass es nicht darum ginge die Anforderungen ĂŒberhaupt umzusetzen, sondern vielmehr darum, auf welche Weise dies erfolgt. Die BaFin hebt in diesem Zusammenhang nochmal explizit hervor, dass bei Unternehmen mit stĂ€rker ausgeprĂ€gtem Risikoprofil unter UmstĂ€nden aufwĂ€ndigere Gestaltungen als proportional einzustufen sind.

Allgemeine Governance-Anforderungen

In der Auslegungsentscheidung zu den allgemeinen Governance-Anforderungen vom 1. Januar 2016 wird die Verlautbarung zu Themenblock 1 der Vorbereitungsphase in das geltende Solvency II Regime ĂŒberfĂŒhrt. Im Blog-Beitrag vom 24. April 2014 wurden die wichtigsten Aspekte fĂŒr die Vorbereitungsphase zusammengefasst. Folgende wesentliche Punkte wurden in der Auslegungsentscheidung darĂŒber hinaus ergĂ€nzt oder konkretisiert:

  • Der Begriff der „Angemessenheit“ wird bei der Formulierung der Zielvorgabe fĂŒr die SchlĂŒsselfunktionen konkreter beschrieben. So wird dabei gleichermaßen wie fĂŒr die Ausgestaltung der GeschĂ€ftsorganisation auf die Art, den Umfang und die KomplexitĂ€t der TĂ€tigkeit und der damit einhergehenden Risiken des Unternehmens abgestellt.
  • Als den „verantwortlichen Inhaber einer SchlĂŒsselfunktion“ bezeichnet die BaFin die „verantwortliche Person fĂŒr die SchlĂŒsselfunktion“. Zudem stellt die BaFin klar, dass die Ausgestaltung der SchlĂŒsselfunktionen angemessen erfolgt, d.h. dass das Versicherungsunternehmen bei der Bestimmung der Person fĂŒr die SchlĂŒsselfunktion diese eigeninitiativ und unternehmensindividuell festzulegen hat und diese Entscheidung begrĂŒnden kann.
  • Die Kriterien fĂŒr die Bestimmung eines Mitgliedes der GeschĂ€ftsleitung als intern verantwortliche Person einer SchlĂŒsselfunktion wurden von der BaFin in Anlehnung an die geltenden Fit&Proper-Anforderungen konkretisiert. Bei der unternehmensinternen Einrichtung einer SchlĂŒsselfunktion ist es danach zulĂ€ssig, einen GeschĂ€ftsleiter als operativ verantwortliche Person zu bestimmen, sofern dieser folgende Kriterien nachweislich erfĂŒllt:

a) Fachliche Eignung,

b) Funktionstrennung auf proportionale Weise in Bezug auf die Zusammenstellung der Ressorts sowie die Stellung als intern verantwortliche Person fĂŒr eine SchlĂŒsselfunktion und

c) ausreichende zeitliche KapazitĂ€ten fĂŒr eine ordnungsgemĂ€ĂŸe AusfĂŒhrung aller Aufgaben.

 

Solvency II Newsletter Nr. 10, Dezember 2015

Mit unserer zehnten Ausgabe des interaktiven Solvency II-Newsletters möchten wir Sie ĂŒber Themen rund um die aktuellen Entwicklungen von Solvency II informieren.

Auch in diesem Newsletter beziehen sich die Artikel auf Inhalte, die sich aus der Praxis und den aktuellen Herausforderungen der (RĂŒck-)Versicherungsbranche ergeben.
In einem zusĂ€tzlichem Beitrag in der Rubrik „Versicherungsgruppen“ wurden außerdem die aktuellen Entwicklungen in der internationalen Regulierung durchleuchtet. Somit befinden sich in dieser Ausgabe die folgenden Themen:

  • Gesetzgebungsverfahren: „Übergangsmaßnahmen unter Solvency II“ sowie „Der Paradigmenwechsel erreicht die nationale Gesetzgebung“
  • Governance & risikostrategischer Rahmen: „Die interne ÜberprĂŒfung des Governance Systems“ sowie „Outsourcing: Herausforderungen aufsichtskonform meistern“
  • Versicherungsgruppen: „Internationale Regulierung nimmt weiter Form an“

Über folgenden Link steht Ihnen der Solvency II-Newsletter außerdem in einer fĂŒr Ihr iPad-optimierten Version zur VerfĂŒgung: http://www.pwc.de/de/newsletter/finanzdienstleistung/newsletter-fuer-solvency2.jhtml.

Neben diesen Themen halten wir Sie außerdem mit unseren Blog-BeitrĂ€gen ĂŒber aktuelle Entwicklungen zu Solvency II informiert. Den Solvency II-Blog können Sie einfach ĂŒber folgenden Link auf unserer Homepage abrufen: https://blogs.pwc.de/solvency-2/

Über unsere Solvency II-App können Sie sich darĂŒber hinaus jederzeit ĂŒber Ihr iPad ĂŒber wesentliche Kernaspekte von Solvency II informieren. Zur kostenfreien Download-Möglichkeit fĂŒr die Solvency II-App gelangen Sie ĂŒber den folgenden Link bzw. Quellcode: https://itunes.apple.com/de/app/solvency-ii/id636538801?mt=8
Weitere Interessenten fĂŒr unseren Solvency II-Newsletter können sich ganz unkompliziert unter folgender E-Mail-Adresse anmelden:
SUBSCRIBE_Solvency_II_News@de.pwc.com. Sofern Sie unseren Newsletter kĂŒnftig nicht mehr erhalten möchten, bitten wir um eine kurze Benachrichtigung an: UNSUBSCRIBE_Solvency_II_News@de.pwc.com.

Solvency II Newsletter Nr. 7, Dezember 2014

Wir freuen uns, Sie mit der siebten Ausgabe unseres interaktiven Solvency II-Newsletters ĂŒber die aktuellen Solvency II-Diskussionen zu informieren.

Auch in diesem Newsletter greifen wir wieder Schwerpunkte auf, die sich aus der Praxis im aktuellen Umfeld und den aktuellen Herausforderungen der (RĂŒck-)Versicherungsbranche ergeben. Somit finden Sie in dieser Ausgabe folgende Themen:

  • Gesetzgebungsverfahren: „Solvency II-Entwicklungen in 2014: mit voller Fahrt voraus!“
  • SolvabilitĂ€tsĂŒbersicht & Eigenmittel: „Pflichten des AbschlussprĂŒfers“
  • Governance & risikostrategischer Rahmen: „Die Implementierung der kĂŒnftigen SĂ€ule II-Anforderungen in nationales Recht“
  • Aufsichtsrechtliches Meldewesen & Offenlegung: „VAG-Novelle: Auswirkungen auf die Berichterstattung“

Über folgenden Link steht Ihnen der Solvency II-Newsletter außerdem in einer fĂŒr Ihr iPad-optimierten Version zur VerfĂŒgung: http://www.pwc.de/de/newsletter/finanzdienstleistung/newsletter-fuer-solvency2.jhtml.

Über unsere Solvency II-App können Sie sich darĂŒber hinaus jederzeit ĂŒber Ihr iPad ĂŒber wesentliche Kernaspekte von Solvency II informieren. Zur kostenfreien Download-Möglichkeit fĂŒr die Solvency II-App gelangen Sie ĂŒber den folgenden Link bzw. Quellcode: https://itunes.apple.com/de/app/solvency-ii/id636538801?mt=8.

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BaFin veröffentlicht die Konkretisierung zur Verlautbarung des Themenblocks 6 ,,Interne Kontrollen und Interne Revision“

Am 3. Dezember 2014 hat die BaFin im Rahmen der Dialog- und Verlautbarungsphase zur Vorbereitung auf Solvency II die angekĂŒndigte Konkretisierung zur Verlautbarung des Themenblocks 6 ,,Interne Kontrollen und Interne Revision“ veröffentlicht. GegenĂŒber der Verlautbarung zu Themenblock 6 vom 9. Juli 2014 (siehe Blog-Beitrag vom 21. Juli 2014) enthĂ€lt die Konkretisierung insbesondere weitere AusfĂŒhrungen zum Aufgabenbereich der Compliance Funktion als Folge des im Oktober 2014 gehaltenen Austauschs zwischen Vertretern des GDV, des PKV-Verbandes sowie Vertretern der Landesaufsichtsbehörden und der BaFin.

Hintergrund der Aktualisierung waren die derzeit in den aufsichtsrechtlichen Grundlagen geforderten nur sehr abstrakten Anforderungen an die Compliance Funktion. Einerseits ermöglicht dies einen grĂ¶ĂŸeren Spielraum fĂŒr die Ausgestaltung der Funktion; andererseits besteht jedoch fĂŒr die Branche die Herausforderung, die konkreten Aufgaben der Compliance Funktion zu benennen und klar von anderen Funktionen abzugrenzen (siehe auch Blog-Beitrag vom 14. Oktober 2014).

Nachfolgend sind die wesentlichen Punkte der Konkretisierung in der Verlautbarung zu Themenbock 6 zusammengefasst:

  • Die Überwachungsaufgabe umfasst alle externen Anforderungen wie Gesetze, Verordnungen und sonstige aufsichtsrechtliche Anforderungen und bezieht sich nicht nur auf die Rechts- und Verwaltungsvorschriften der Solvency II-Rahmenrichtlinie.
  • Die IntensitĂ€t der Überwachung hĂ€ngt vom jeweiligen Rechtsbereich (z.B. Versicherungsvertrieb, Kapitalanlagerecht, Datenschutzrecht) ab. Beispielsweise gilt der Betrieb des VersicherungsgeschĂ€fts als einer der „intensiven“ Bereiche und soll somit einer intensiven Überwachung durch die Compliance Funktion unterliegen.
  • Es soll keine DoppelzustĂ€ndigkeiten geben – dort, wo es bereits gesetzlich vorgeschriebene Unternehmensbeauftragte zur Überwachung gibt (bspw. Datenschutz), soll die Compliance Funktion ĂŒberwachen, ob diese ihre gesetzlich vorgeschriebenen Aufgaben wahrnehmen.
  • Die Compliance Funktion ĂŒberwacht, ob die Einhaltung externer Anforderungen durch wirksame interne Verfahren in den entsprechenden Bereichen sichergestellt wird.
  • Die Verantwortung fĂŒr die DurchfĂŒhrung der ÜberprĂŒfung der Einhaltung externer Anforderungen trĂ€gt grundsĂ€tzlich die GeschĂ€ftsleitung. Eine teilweise Zuweisung an die Interne Revision und die Compliance Funktion oder eine vollstĂ€ndige Zuweisung nur an die Interne Revision ist möglich.
  • Die Compliance Funktion ĂŒberprĂŒft, ob die internen Vorgaben die Einhaltung der externen Anforderungen sicherstellen.
  • Eine BĂŒndelung von SchlĂŒsselfunktionen (RMF, CF, VMF) ist ausschließlich im Falle der möglichen Anwendung des ProportionalitĂ€tsprinzips gestattet (vgl. dazu Delegierte Rechtsakte (Level 2), Art. 271 Abs. 2).

Die Konkretisierungen der BaFin beziehen sich derzeit lediglich auf die Vorbereitungsphase von Solvency II. Eine Übernahme in die regulatorischen Anforderungen zum Inkrafttreten von Solvency II ab dem 1. Januar 2016 bleibt abzuwarten.

EIOPA startet öffentliche Konsultation zu den Leitlinien fĂŒr die Aufsicht und Governance von Versicherungsprodukten

EIOPA startete am 29. Oktober 2014 die öffentliche Konsultation zu den Leitlinien fĂŒr die Aufsicht und Governance von Versicherungsprodukten („Guidelines on product oversight & governance arrangements by insurance undertakings“). Kommentare hierzu können bis zum Ende der Konsultationsphase am 23. Januar 2015 ĂŒber das Template auf der EIOPA-Homepage eingereicht werden.

In den Leitlinien wird die Etablierung von Prozessen und Verantwortlichkeiten zur Aufsicht und Governance von Versicherungsprodukten als Bestandteil der Governance-Systems unter Solvency II gefordert. Die Ausgestaltung hat entsprechend der KomplexitĂ€t der Produkte und des GeschĂ€ftsmodells der Versicherer zu erfolgen. Unter der Aufsicht und Governance von Versicherungsprodukten werden die internen Prozesse, Funktionen und Strategien im Zusammenhang mit der Entwicklung, Vermarktung und Überwachung von Versicherungsprodukten verstanden. Die erforderlichen Prozessschritte umfassen dabei:

  • Identifikation des Zielmarkts
  • Identifikation des Marktsegments
  • DurchfĂŒhrung einer Produktanalyse
  • DurchfĂŒhrung einer ProduktĂŒberprĂŒfung
  • Identifikation der relevanten DistributionskanĂ€le
  • Sicherstellung der Compliance der DistributionskanĂ€le mit den Vorgaben des Produktentwicklers

Die Verantwortung fĂŒr die Etablierung und ÜberprĂŒfung der Aufsicht und Governance von Versicherungsprodukten – auch bei Auslagerung der Produktentwicklung – obliegt dem Verwaltungs-, Management oder Aufsichtsorgan. FĂŒr Personen, die in die Produktentwicklung involviert sind, ist sicherzustellen, dass sie ĂŒber die entsprechenden, relevanten FĂ€higkeiten und Kenntnisse verfĂŒgen.

Die Leitlinien richten sich an die nationalen Aufsichtsbehörden. Sie stellen aber auch klar, dass die ausschließliche Verantwortung zur Sicherstellung der Compliance bei den Versicherern liegt. Sie beziehen sich ausschließlich auf den Entwickler von Versicherungsprodukten und nicht auf RĂŒckversicherer oder Vermittler. Ziel der Leitlinien ist es zum einen eine konsistente, effiziente und effektive Aufsichtspraxis sicherzustellen und zum anderen dem Verkauf unausgereifter Versicherungsprodukte zum Schutz des Versicherungsnehmers vorzubeugen.

Nach Abschluss der Konsultationsphase werden ein finaler Konsultationsbericht sowie die Einreichung zum Board of Supervisors fĂŒr das 2. Quartal 2015 erwartet. Nach Veröffentlichung der Leitlinien haben die nationalen Aufsichten binnen zwei Monaten gegenĂŒber EIOPA zu erklĂ€ren, inwieweit sie die Leitlinien national umsetzen (“comply” bzw. “intend to comply”) oder nicht (“not comply”).

BaFin kĂŒndigt Änderung der Verlautbarung zu Themenblock 6 ,,Interne Kontrollen und Interne Revision“ an

Im Rahmen der zweiten Dialogphase zur BaFin-Verlautbarung zu Themenblock 6 „Interne Kontrollen und Interne Revision“ (siehe Blog-Beitrag vom 21. Juli 2014) fand am 13. Oktober 2014 ein Austausch zwischen Vertretern des GDV, des PKV-Verbandes sowie Vertretern der Landesaufsichtsbehörden und der BaFin statt.

Im Ergebnis hat die BaFin angekĂŒndigt, die Verlautbarung an verschiedenen Stellen zu ĂŒberarbeiten. Im Wesentlichen betrifft dies die folgenden Punkte:

  • Konkretisierung der Überwachungsaufgaben der Compliance-Funktion ĂŒber die Einhaltung interner Vorgaben und damit einer deutlicheren Abgrenzung zum Aufgabenbereich der Internen Revision.
  • Klarstellung bezĂŒglich der Vermeidung von DoppelzustĂ€ndigkeiten zwischen der Compliance-Funktion und gesetzlich vorgeschriebenen Unternehmensbeauftragten (z.B. Datenschutzbeauftragten) sowie deren Verantwortungs- und Aufgabenbereiche.
  • Anpassung der (strengeren) Voraussetzungen hinsichtlich der BĂŒndelung von SchlĂŒsselfunktionen gemĂ€ĂŸ der Delegierten Rechtsakte (Level 2).

Hinsichtlich der Überwachungsaufgabe der Compliance-Funktion hĂ€lt die BaFin weiterhin daran fest, dass sich diese nicht ausschließlich auf die Rechts- und Verwaltungsvorschriften der Solvency II-Rahmenrichtlinie beziehen soll.

DarĂŒber hinaus wird keine weitere Auslegung hinsichtlich der Anforderungen an eine Berichtslinie vom Leiter der Internen Revision an die BaFin vorgenommen. Die BaFin geht davon aus, dass der derzeitige Wortlaut bereits zum Ausdruck bringt, dass eine solche Einrichtung grundsĂ€tzlich nicht zwingend erwartet wird (vgl. Rd.-Nr. 62 und 63 der Verlautbarung). Die Versicherer haben sich jedoch damit auseinander zu setzen und bei relevanten Erkenntnissen eine Berichterstattung an die BaFin sicherzustellen.

Eine Überarbeitung der Verlautbarung wird zeitnah erwartet. Einen konkreten Zeitplan zur Überarbeitung nennt die BaFin jedoch nicht.

BaFin veröffentlicht aktualisierte Verlautbarung zum Themenblock 2 „Fachliche Qualifikation und persönliche ZuverlĂ€ssigkeit“

Nachdem die BaFin am 24. MĂ€rz 2014 im Zuge der Dialog- und Verlautbarungsphase (siehe Blogbeitrag vom 28. Februar 2014) einen ersten Entwurf zum Themenblock 2 „Fachliche Qualifikation und persönliche ZuverlĂ€ssigkeit“ – den sogenannten „Fit & Proper“-Kriterien – (siehe Blogbeitrag vom 27. MĂ€rz 2014) veröffentlicht hat, wurde am 30. April 2014 die nach Einholen der ErgĂ€nzungs- und ErklĂ€rungswĂŒnsche sowie der sonstigen Kommentare der betroffenen Unternehmen ĂŒberarbeitete Verlautbarung zum Thema „PrĂŒfung der fachlichen Eignung und ZuverlĂ€ssigkeit“ auf der BaFin Homepage veröffentlicht.

Im Vergleich zum Entwurf der Verlautbarung wurden in der finalen Version einige Anpassungen vorgenommen, die ĂŒberwiegend redaktioneller Art sind. Die wichtigsten Anpassungen sind im Folgenden genannt:

Zum besseren VerstĂ€ndnis wurde der Begriff der „SchlĂŒsselaufgabe“ konkretisiert. Hierunter werden solche Aufgaben verstanden, die die tatsĂ€chliche Leitung des Unternehmens betreffen sowie „andere SchlĂŒsselaufgaben“. Dazu gehören neben den Aufgaben der vorgeschriebenen vier SchlĂŒsselfunktionen explizit auch die Aufgaben der Mitglieder des Aufsichtsrats. DarĂŒber hinaus kann es weitere „andere SchlĂŒsselaufgaben“ geben, die von den Unternehmen zu identifizieren sind und Bereiche meinen, die fĂŒr den GeschĂ€ftsbetrieb des Unternehmens von erheblicher Bedeutung sind. Damit ist jedes Unternehmen gefordert zu prĂŒfen, welche Personen entsprechende SchlĂŒsselaufgaben verantworten bzw. fĂŒr diese tĂ€tig sind, um sicherzustellen, dass die Anforderungen an die fachliche Qualifikation und persönliche ZuverlĂ€ssigkeit bei allen relevanten Personen erfĂŒllt werden.

Die AusfĂŒhrungen zum personenbezogenen Anwendungsbereich wurden in der Hinsicht konkretisiert, dass die Anzeigepflicht gegenĂŒber der Aufsicht ausdrĂŒcklich nur auf die Verantwortlichen Inhaber der SchlĂŒsselaufgabe zutrifft, nicht jedoch auf solche Personen, die fĂŒr die SchlĂŒsselaufgabe tĂ€tig sind. Die Qualifikationsanforderungen treffen allerdings auch auf Stellvertreter der Personen zu, die SchlĂŒsselaufgaben verantwortlich innehaben bzw. fĂŒr solche tĂ€tig sind. Unternehmen mĂŒssen daher ĂŒber klar definierte und transparente Stellvertreterregelungen verfĂŒgen, anhand derer die entsprechenden Stellvertreter ermittelt und eine Anwendung der Anforderungen an die fachliche Qualifikation und persönliche ZuverlĂ€ssigkeit gewĂ€hrleistet werden kann.

Hinsichtlich der Angaben zum ProportionalitĂ€tsprinzip im Zusammenhang mit der fachlichen Eignung und ZuverlĂ€ssigkeit wurden die Anforderungen im Falle der Wahrnehmung von Leitungspositionen minimal reduziert. Nunmehr ist es nicht mehr erforderlich, dass eine ÜberprĂŒfung des Vorliegens der Leitungserfahrung stattfinden muss; diese sollte lediglich berĂŒcksichtigt werden. Daneben wurde klargestellt, dass im Zusammenhang mit den Anforderungen an Aufsichtsratsmitglieder die Vorschriften zur Mitbestimmung der Arbeitnehmer unberĂŒhrt bleiben.

In der schriftlichen internen Leitlinie zu „Fit & Proper“ sind alle SchlĂŒsselaufgaben und ZustĂ€ndigkeiten zu benennen und der Prozess zur Analyse der fachlichen Eignung und persönlichen ZuverlĂ€ssigkeit dieser zu beschreiben.

Die Anforderungen bei Ausgliederungen von SchlĂŒsselaufgaben (Sicherstellung ausreichender Qualifikation der (Sub-)Dienstleister, Darlegung des PrĂŒfprozesses zur fachlichen Qualifikation der (Sub-)Dienstleister, Ergebnis der ProzessprĂŒfung, Benennung von anzeigepflichtigen Ausgliederungsbeauftragten) wurden nun auch explizit auf konzern- oder gruppeninterne Ausgliederungen ausgeweitet. Im Detail soll es hierzu in 2015 im Themenblock 8 eine weitere Veröffentlichung geben.

Zur zukĂŒnftigen Beurteilung der Anforderungen durch die BaFin wurde ergĂ€nzt, dass die Unterlagen zur Beurteilung der fachlichen Eignung und ZuverlĂ€ssigkeit von verantwortlichen Inhabern der SchlĂŒsselaufgaben erneut bei der BaFin einzureichen sind, auch wenn die Person bereits bei der BaFin angezeigt ist (z.B. als GeschĂ€ftsleiter). Hierauf kann die BaFin im Einzelfall verzichten. DarĂŒber hinaus kann die BaFin im Rahmen ihrer gesetzlichen Befugnisse weitere Unterlagen anfordern oder bei örtlichen PrĂŒfungen einsehen (bspw. unternehmensinterne Leitlinien).

BaFin veröffentlicht Verlautbarungen zu Themenblock 1 „Allgemeine Governance Anforderungen“

In Vorbereitung auf Solvency II hat die BaFin ein strukturiertes und dialogorientiertes Vorgehen bei der Anwendung der EIOPA Leitlinien entwickelt. In diesem Zusammenhang wurden die EIOPA Leitlinien in 15 Themenblöcke gruppiert (siehe Blog-Beitrag vom 5. November 2013 und 28. Februar 2014).

Neben den Themenblöcken 9 „Beurteilung des GesamtsolvabilitĂ€tsbedarfs und allgemeine Anforderungen fĂŒr den ORSA“ und 2 „PrĂŒfung der fachlichen Eignung und ZuverlĂ€ssigkeit“ hat die BaFin am 16. April 2014 nun auch Verlautbarungen zu Themenblock 1 „Allgemeine Governance Anforderungen“ veröffentlicht. Die inlĂ€ndischen Erst- und RĂŒckversicherungsunternehmen sowie der BaFin unterliegende (auslĂ€ndische) Versicherungsgruppen können zur Verlautbarung zu Themenblock 1 bis zum 9. Mai 2014 ErklĂ€rungswĂŒnsche und Kommentare bei der BaFin einreichen (Vorbereitungsphase@bafin.de).

Die Verlautbarungen dienen dazu, die bereits veröffentlichten EIOPA Leitlinien zu den allgemeinen Governance Anforderungen (Leitlinie 3 bis 10 der EIOPA Leitlinien zum Governance-System) zu konkretisieren und den Unternehmen praktische Umsetzungshinweise und Beispiele fĂŒr die Vorbereitungsphase an die Hand zu geben. Die Erwartungen der BaFin an die konkrete Umsetzung lassen sich aus den Verlautbarungen ableiten. Insbesondere im Themenblock 1 „Allgemeine Governance Anforderungen“ verweist die BaFin an zahlreichen Stellen auf geltendes Recht. Hieraus wird ersichtlich, dass die bereits im nationalen Gesellschafts- und Versicherungsaufsichtsrecht verankerten Governance-Vorschriften als Mindestvoraussetzung bei der Beurteilung des Umsetzungsstands gesehen werden.

Im Folgenden werden die wesentlichen inhaltlichen Aspekte zusammengefasst und dabei vor allem diejenigen Aspekte aufgegriffen, die ĂŒber den Detaillierungsgrad der EIOPA Leitlinien hinausgehen. Dabei spielt bei der Umsetzung der allgemeinen Governance-Anforderungen der Grundsatz der ProportionalitĂ€t eine wichtige Rolle. Alle Anforderungen sind daher auch unter dem ProportionalitĂ€tsgrundsatz und somit in Bezug auf das individuelle Risikoprofil zu betrachten.

Aufbau- und Ablauforganisation

GrundsĂ€tzlich sind die Unternehmen in der Ausgestaltung der Solvency II-Anforderungen frei. Eine Bewertung der Angemessenheit der Aufbau- und Ablauforganisation sollte unter BerĂŒcksichtigung des individuellen Risikoprofils erfolgen. Die Aufbau- und Ablauforganisation sollte sich an den strategischen Zielen orientieren. Eine Anpassung der Strukturen bei Änderungen der strategischen Ziele (bspw. BestandsĂŒbertragungen, Änderungen in der Gruppenstruktur, Run-offs) ist zu berĂŒcksichtigen. Unabdingbar ist eine klare Definition von Aufgaben und Verantwortlichkeiten, Schnittstellen und Berichtslinien. Zudem sind effektive Verfahren und Prozesse zu etablieren, um kontinuierlich potentielle Interessenkonflikte aufzudecken und abzumildern.

GeschĂ€ftsablĂ€ufe, die mit wesentlichen Risiken einhergehen, sind anhand geeigneter Kriterien zu ĂŒberprĂŒfen. HierfĂŒr ist es zweckmĂ€ĂŸig, zunĂ€chst eine unternehmensindividuelle Wesentlichkeitsgrenze zu definieren. Wichtig ist, dass hierbei Wesentlichkeit ĂŒber den Wesentlichkeitsbegriff, wie er in den MaRisk (VA) beschrieben ist, hinausgeht. Dies haben die Unternehmen in der Vorbereitungsphase gegebenenfalls bei der Festlegung ihrer individuellen Wesentlichkeitsgrenzen zu beachten.

Um eine angemessene Steuerung und Überwachung der identifizierten Prozesse zu gewĂ€hrleisten, sollten die einzelnen Prozessschritte klar festgelegt werden. In diesem Rahmen sind die erforderlichen KontrollaktivitĂ€ten und gegebenenfalls Eskalationsschritte, die prozessspezifischen ZustĂ€ndigkeiten und die InformationsflĂŒsse einzuschließen. Um die sorgfĂ€ltige und gewissenhafte Aufgabenwahrnehmung weiter zu unterstĂŒtzen, sollte die Erstellung und Umsetzung eines Verhaltenskodex fĂŒr das gesamte Personal in Betracht gezogen werden.

Die Aufbau- und Ablauforganisation ist fĂŒr Dritte nachvollziehbar zu dokumentieren und die Dokumentation auf aktuellem Stand zu halten. VorgĂ€ngerversionen sind mindestens sechs Jahre aufzubewahren.

Die BaFin erwartet von der GeschĂ€ftsleitung des auf Gruppenebene zustĂ€ndigen Unternehmens eine angemessene Kenntnis der internen Organisation der Gruppe, der GeschĂ€ftsmodelle der verschiedenen Unternehmen, der Verbindungen und Beziehungen zwischen ihnen und der aus der Gruppenstruktur resultierenden Risiken. Die Verantwortung fĂŒr Anpassungen der Aufbau- und Ablauforganisation auf Ebene eines Einzelunternehmens liegt jedoch bei der GeschĂ€ftsleitung des betreffenden Unternehmens. Gegebenenfalls sind Vorgaben des fĂŒr die Gruppe zustĂ€ndigen Unternehmens zu beachten und unternehmensindividuell umzusetzen.

Interne ÜberprĂŒfung des Governance-Systems

Neben der durch die interne Revision durchzufĂŒhrenden Bewertung, ob das interne Kontrollsystem und andere Bestandteile des Governance-Systems angemessen und wirksam sind, hat zusĂ€tzlich eine ÜberprĂŒfung des Governance-Systems als Ganzes zu erfolgen. Als Grundlage fĂŒr diese interne ÜberprĂŒfung können neben Erkenntnissen aus PrĂŒfungen der Internen Revision, insbesondere auch Informationen dienen, die die weiteren SchlĂŒsselfunktionen bei der DurchfĂŒhrung ihrer Aufgaben erhalten. Im Regelfall ist eine jĂ€hrliche ÜberprĂŒfung ausreichend. Wenn die GeschĂ€ftsleitung den Umfang und die HĂ€ufigkeit der internen ÜberprĂŒfung des Governance-Systems festlegt, ist es aber auch sinnvoll, Kriterien zu bestimmen, nach denen eine außerplanmĂ€ĂŸige ÜberprĂŒfung stattfinden soll.

Die Ergebnisse der internen ÜberprĂŒfung sind von der GeschĂ€ftsleitung unter Einbeziehung der SchlĂŒsselfunktionen zu diskutieren und entsprechende Maßnahmen abzuleiten sowie zu dokumentieren.

Interne Leitlinien

Die Unternehmen sind bereits heute dazu angehalten, fĂŒr die mit wesentlichen Risiken behafteten GeschĂ€ftsablĂ€ufe innerbetriebliche Leitlinien aufzustellen. Da der Anwendungsbereich von Solvency II insgesamt weiter gefasst ist als die MaRisk VA gehen die Anforderungen an die schriftlich festzulegenden Leitlinien unter Solvency II darĂŒber hinaus. Die bisher geltenden Regelungen bilden laut BaFin jedoch eine solide Grundlage, um die Bedingungen an schriftlich festzulegende Leitlinien unter Solvency II erfĂŒllen zu können.

Die Festlegung der GeschÀfts- und Risikostrategie liegt in der nicht delegierbaren Gesamtverantwortung der GeschÀftsleitung. Leitlinien, welche auf Gruppenebene beschlossen wurden, gelten nach Auffassung der BaFin nicht automatisch in den rechtlich selbststÀndigen Einzelunternehmen. Dies gilt auch, wenn BeherrschungsvertrÀge bestehen.

Die Unternehmen sollten im Vorfeld festlegen, welche Änderungen in den schriftlich festgelegten Leitlinien als geringfĂŒgig einzuschĂ€tzen sind. Andernfalls bedĂŒrfen sie grundsĂ€tzlich der Zustimmung durch die GeschĂ€ftsleitung.

Folgende Mindestanforderungen an die schriftlich festgelegten Leitlinien sind zu berĂŒcksichtigen:

  • Darstellung der Ziele, Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
  • BerĂŒcksichtigung von Schnittstellen und Abgrenzungen.
  • Vorgabe von Prozessen und Berichtsverfahren zur Umsetzung.
  • Definition der Befugnisse der SchlĂŒsselfunktionen in den relevanten Leitlinien und Festlegung, welche Informationen an die SchlĂŒsselfunktionen zu ĂŒbermitteln sind.

Eine Abstimmung der schriftlichen Leitlinien hat sowohl untereinander, als auch mit der GeschĂ€ftsstrategie zu erfolgen, sofern sie das Governance-System betreffen. Alle schriftlichen Leitlinien mĂŒssen auf einheitliche Art und Weise sowie vollstĂ€ndig ĂŒberprĂŒft werden. Die ÜberprĂŒfung der schriftlich festgelegten Leitlinien muss angemessen dokumentiert werden. Festgestellte Probleme und daraus resultierende Empfehlungen gegenĂŒber der GeschĂ€ftsleitung sollen dokumentiert werden.

Aus den Leitlinien sollten sich Arbeitsprozesse herausbilden lassen, welche von den relevanten Mitarbeitern einzuhalten sind. Die Unternehmen sollten dementsprechend interne Kontrollen einfĂŒhren, die sicherstellen, dass entsprechend den internen Leitlinien gehandelt und nicht dagegen verstoßen wird bzw. VerstĂ¶ĂŸe zeitnah bekannt werden.

Das Verwaltungs-, Management- oder Aufsichtsorgan

Die BaFin stellt klar, dass im Zusammenhang mit dem Governance-System mit dem Verwaltung-, Management- oder Aufsichtsorgan (VMAO) national regelmĂ€ĂŸig zunĂ€chst die GeschĂ€ftsleitung angesprochen ist. Dies bedeutet aber nicht, dass das Governance-System fĂŒr den Aufsichtsrat nicht von Bedeutung ist.

GeschĂ€ftsleitung und Aufsichtsrat eines Unternehmens haben in angemessener Interaktion mit von ihnen eingesetzten AusschĂŒssen sowie mit FĂŒhrungskrĂ€ften und SchlĂŒsselaufgaben innerhalb des Unternehmens zu stehen. Die BaFin erwartet, dass GeschĂ€ftsleitung und Aufsichtsrat auch weiterhin von sich aus alle potentiell relevanten Informationen einfordern und bei Bedarf hinterfragen.

Die GeschĂ€ftsleitung hat die fĂŒr ihre FĂŒhrungsaufgaben nötige Entscheidungskompetenz sowie die Umsetzung ihrer Entscheidungen sicherzustellen. Dies umfasst regelmĂ€ĂŸige- und ad-hoc-Informationsrechte und -pflichten sowie entsprechende Beratungen. DafĂŒr sollten bereits nach geltendem Recht angemessene Prozesse etabliert sein.

GeschĂ€ftsleitung und Aufsichtsrat haben in eigener Verantwortung zu ĂŒberlegen, ob eine – und falls ja welche – Ausschussstruktur fĂŒr das Unternehmen geeignet ist (bspw. Risiko-, PrĂŒfungs-, Anlage-, RĂŒckversicherungs- oder VergĂŒtungsausschuss). Auch das Einsetzen von AusschĂŒssen fĂŒhrt nicht zu einer Verlagerung der Verantwortung. Die GeschĂ€ftsleitung ist und bleibt verantwortlich fĂŒr die ordnungsgemĂ€ĂŸe GeschĂ€ftsorganisation, insbesondere fĂŒr ein angemessenes Risikomanagement. Auf Gruppenebene muss die GeschĂ€ftsleitung des zustĂ€ndigen Unternehmens in angemessener Interaktion mit den GeschĂ€ftsleitungen aller Unternehmen innerhalb der Gruppe stehen.

In der Tradition des nationalen Gesellschafts- und Versicherungsaufsichtsrechts, misst die BaFin dem Vier-Augen-Prinzip auf GeschÀftsleitungs-Ebene und auf den Ebenen darunter seit langem eine bedeutende Rolle bei.

Bei wesentlichen Entscheidungen sollte sich die GeschÀftsleitung als Gesamtorgan die Entscheidungsgewalt vorbehalten.

Die GeschĂ€ftsleitung hat die von ihr getroffenen Entscheidungen sowie die Art und Weise, wie Informationen aus dem Risikomanagementsystem berĂŒcksichtigt werden, in angemessener Weise zu dokumentieren. Die BaFin betont an dieser Stelle ausdrĂŒcklich die Wichtigkeit des Nachweises, wie die Risikomanagementfunktion in Entscheidungen eingebunden wird und wenn nicht, warum dies nicht als notwendig erachtet wird. Die Dokumentation muss vollstĂ€ndig, exakt und mit den wesentlichen Hintergrundinformationen angereichert sein, so dass eine fachkundige Person die Entscheidung inhaltlich nachvollziehen und gegebenenfalls ĂŒberprĂŒfen kann.

SchlĂŒsselfunktionen

Ausschließlich interne Revisionsfunktion, Compliance-Funktion, Risikomanagementfunktion (URCF) und versicherungsmathematische Funktion sind SchlĂŒsselfunktionen.

In dieser Verlautbarung geht es vornehmlich um ĂŒbergeordnete organisatorische Aspekte, die alle SchlĂŒsselfunktionen betreffen. In weiteren Veröffentlichungen wird die BaFin sich speziell zur internen Revisionsfunktion und Compliance-Funktion (Themenblock 6), zur Risikomanagementfunktion (URCF – Themenblock 3) und zur versicherungsmathematischen Funktion (Themenblock 7) Ă€ußern.

Die Solvency II-Richtlinie enthĂ€lt keinerlei Ausnahmen fĂŒr bestimmte Arten von Unternehmen; ebenso wenig ermĂ€chtigt sie die nationalen Aufsichtsbehörden, im Einzelfall Ausnahmen zu gewĂ€hren.

Im Vergleich zum geltenden § 64a VAG ist nur die versicherungsmathematische Funktion ganz neu. Die Schaffung einer internen Revision und einer unabhÀngigen Risikocontrollingfunktion ist bereits gesetzlich im VAG verankert.

In Bezug auf Compliance ist zu unterscheiden: Es gibt bisher zwar keine organisatorische Vorgabe, eine Compliance-Funktion einzurichten. Jedes Unternehmen muss aber schon jetzt „compliant“ sein, also alle auf seinen GeschĂ€ftsbetrieb anwendbaren Gesetze und sonstigen Vorgaben einhalten. Außerdem unterliegt die GeschĂ€ftsleitung der aus dem Aktiengesetz folgenden LegalitĂ€tspflicht.

Die SchlĂŒsselfunktionen mĂŒssen in „angemessener“ Weise eingerichtet werden. Mit Ausnahme der internen Revisionsfunktion kommen neben zentralen/stabsstellenartigen auch dezentrale/ integrierte Gestaltungsformen sowie gruppenbezogene Mischformen in Betracht.

Laut BaFin ist es denkbar, die fĂŒr eine SchlĂŒsselfunktion notwendige PersonenkapazitĂ€t und das erforderliche Know-how aus verschiedenen organisatorischen Einheiten eines Unternehmens (etwa verschiedenen Abteilungen) zu generieren. Durch die Zuordnung der funktionsspezifischen Aufgaben bilden die Mitarbeiter dann die SchlĂŒsselfunktion im Sinne einer eigenen organisatorischen Einheit. Eine gruppenbezogene Mischform wĂ€re beispielsweise die Abbildung einer SchlĂŒsselfunktion ĂŒber eine eigenstĂ€ndige Abteilung auf Ebene des Mutterunternehmens und eine integrierte Organisation auf Ebene des Tochterunternehmens.

Besonders bei integrierten AnsĂ€tzen zur Organisation einer SchlĂŒsselfunktion kommt es auf eine eindeutige und transparente Aufgabendefinition und -zuweisung an. Diese muss in internen Leitlinien festgehalten werden. Potentielle Interessenkonflikte sind zu vermeiden. Die SchlĂŒsselfunktionen mĂŒssen jederzeit frei von EinflĂŒssen sein, die eine objektive, faire und unabhĂ€ngige AufgabenerfĂŒllung verhindern.

In allen – auch dezentralen – Gestaltungsformen muss es ungeachtet der nicht delegierbaren Letztverantwortung der GeschĂ€ftsleitung eine natĂŒrliche Person geben, die die operative Verantwortung dafĂŒr trĂ€gt, dass die jeweilige SchlĂŒsselfunktion ihre Aufgaben ordnungsgemĂ€ĂŸ erfĂŒllt („verantwortlicher Inhaber“ einer SchlĂŒsselfunktion).

Im Modell der „Three Lines of Defense“ bildet die interne Revisionsfunktion die dritte Verteidigungslinie, die anderen SchlĂŒsselfunktionen gehören zur zweiten Verteidigungslinie. UnabhĂ€ngig von dieser Einordnung stehen die SchlĂŒsselfunktionen unter Solvency II gleichrangig und gleichberechtigt nebeneinander, ohne untereinander weisungsbefugt zu sein. Die GeschĂ€ftsleitung bildet die Eskalationsinstanz im Falle von Kontroversen zwischen den SchlĂŒsselfunktionen. Alle SchlĂŒsselfunktionen mĂŒssen direkt und unmittelbar an die – letztverantwortliche − GeschĂ€ftsleitung berichten. Spiegelbildlich hierzu muss die GeschĂ€ftsleitung eigeninitiativ und angemessen mit den SchlĂŒsselfunktionen interagieren.

SchlĂŒsselfunktionen benötigen uneingeschrĂ€nkten Zugang zu den fĂŒr die ErfĂŒllung ihrer Aufgabe relevanten Informationen und mĂŒssen ĂŒber die relevanten Sachverhalte zeitnah, gegebenenfalls ad hoc, informiert werden.

Im Prinzip ist bei jedem Unternehmen eine Ausgliederung aller vier SchlĂŒsselfunktionen möglich. Im Falle des Outsourcing muss das Unternehmen jedoch einen Ausgliederungsbeauftragten benennen. Im Hinblick auf die Gefahr von Interessenskonflikten werden Konstellationen, die eine PersonenidentitĂ€t der involvierten VorstĂ€nde aufweisen, von der BaFin kritisch gesehen. Generell nicht zulĂ€ssig ist, dass der Ausgliederungsbeauftragte bei dem Gruppenunternehmen angestellt ist, auf das die SchlĂŒsselfunktion ausgegliedert wurde.

NotfallplÀne

Alle Unternehmen haben sich fortlaufend mit einer Notfallplanung auseinanderzusetzen. Verantwortlich fĂŒr die Notfallplanung ist die GeschĂ€ftsleitung. Die Verantwortung kann nicht delegiert werden. NotfallplĂ€ne sind mindestens fĂŒr diejenigen Bereiche und Prozesse zu erstellen, bei denen der Eintritt einer unvorhergesehenen Störung den Fortbestand des Unternehmens gefĂ€hrden könnte. Die ausgegliederten Bereiche und Prozesse sind in die Notfallplanung einzubeziehen. Die Wirksamkeit und Angemessenheit der NotfallplĂ€ne sind fortlaufend sicherzustellen.

BaFin startet Dialog- und Verlautbarungsphase zu Themenblock 2 „Fit & Proper“

Die Umsetzung der Übergangsregelungen von Solvency II wĂ€hrend der Vorbereitungsphase nimmt weiter Form an. Mit dem Ziel der aktiven Mitgestaltung im Rahmen der nationalen Umsetzung bis zum Inkrafttreten von Solvency II ab 1. Januar 2016 hat die BaFin am 24. MĂ€rz 2014 im Zuge der derzeitigen Dialog- und Verlautbarungsphase (siehe Blogbeitrag vom 28. Februar 2014) zum Bereich „Anforderungen an die GeschĂ€ftsorganisation und das Risikomanagement“ eine Verlautbarung zum Themenblock 2 „Fachliche Qualifikation und persönliche ZuverlĂ€ssigkeit“ – den sogenannten „Fit & Proper“ Kriterien – veröffentlicht. Die inlĂ€ndischen Erst- und RĂŒckversicherungsunternehmen sowie der BaFin unterliegende (auslĂ€ndische) Versicherungsgruppen können zur Verlautbarung zu Themenblock 2 bis zum 4. April 2014 ErgĂ€nzungs- und/ oder ErklĂ€rungswĂŒnsche sowie sonstige Kommentare bei der BaFin einsenden (Vorbereitungsphase@bafin.de). Die mit der Verlautbarung veröffentlichten Anforderungen gehen nach Meinung der BaFin nicht ĂŒber die bisher bekannten Solvency II Anforderungen hinaus.

Betroffene Personenkreise

Die Solvency II Rahmenrichtlinie (SII-RL) legt mit Art. 42 Abs. 1 fest, dass Personenkreise die (a) das Unternehmen leiten und (b) eine der SchlĂŒsselfunktion (Versicherungsmathematische Funktion, Risikomanagement-Funktion, Compliance Funktion, Interne Revisionsfunktion) wahrnehmen, jederzeit den Qualifikationsanforderungen an die (1) persönliche ZuverlĂ€ssigkeit („Proper“ Kriterium) und (2) die fachliche Eignung („Fit“ Kriterium) gerecht werden mĂŒssen.

Unter leitenden Personen werden solche Personen erfasst, die wesentliche Entscheidungen fĂŒr das Unternehmen treffen. Neben den GeschĂ€ftsleitern selbst können dies auch vom Unternehmen identifizierte andere Personen mit erheblichem Einfluss auf das Risikoprofil, wie bspw. Vertreter der Schadenregulierung, sein. Ebenfalls treffen die Fit & Proper Anforderungen auf die Mitglieder des Aufsichtsrats zu.

Neben den Personen, die eine der mindestens vier SchlĂŒsselfunktionen wahrnehmen, treffen die Qualifikationsanforderungen im Sinne der Fit & Proper Kriterien auch auf solche Personen zu, die von erheblicher Bedeutung fĂŒr den GeschĂ€ftsbetrieb sein können.

Ansatz der BaFin

Die BaFin erwartet eine ErfĂŒllung der derzeit geltenden Qualifikationsanforderungen (vgl. „Merkblatt fĂŒr die PrĂŒfung der fachlichen Eignung und ZuverlĂ€ssigkeit von GeschĂ€ftsleitern gemĂ€ĂŸ VAG, KWG, ZAG und InvG“ vom 20. Februar 2013 und „Merkblatt zur Kontrolle der Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen gemĂ€ĂŸ KWG und VAG“ vom 3. Dezember 2012) sowie eine angemessene Vorbereitung auf die zukĂŒnftigen Anforderungen wĂ€hrend der Übergangsphase von Solvency II. Durch die Auslegung der aktuellen gesetzlichen Anforderungen an GeschĂ€ftsleiter und Aufsichtsratsmitglieder gem. VAG i.S.d. EIOPA-Leitlinien, wird eine Einhaltung der Qualifikationen dieser Personen bereits in der Vorbereitungsphase erwartet. Nach den Anforderungen an die GeschĂ€ftsorganisation gem. § 64a VAG sind die bereits heute erforderlichen SchlĂŒsselfunktionen Interne Revision und unabhĂ€ngiges Risikocontrolling ebenfalls durch qualifizierte Personen zu besetzten. Dies trifft auch auf die bereits wĂ€hrend der Vorbereitungsphase einzurichtende versicherungsmathematische Funktion und die Compliance-Funktion zu. Werden unternehmensindividuell weitere SchlĂŒsselaufgaben identifiziert, sind diese ebenfalls angemessen qualifiziert zu besetzen.

ProportionalitÀt

FĂŒr die Anforderungen an die fachliche Qualifikation ist der Grundsatz der ProportionalitĂ€t zu beachten. Jedoch muss jedes einzelne Mitglied der GeschĂ€ftsleitung selbst ĂŒber ausreichende Kenntnisse in allen Bereichen verfĂŒgen, um der gegenseitigen Kontrolle im Rahmen der Gesamtverantwortung der GeschĂ€ftsleitung gerecht zu werden. Als Mindestmaß fĂŒr die kollektiven FĂ€higkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen der GeschĂ€ftsleitung gelten die in den EIOPA Leitlinien genannten Bereiche

  •  Versicherungs- und FinanzmĂ€rkte
  • GeschĂ€ftsstrategie und GeschĂ€ftsmodell
  • Governance-System
  • Finanzanalyse und versicherungsmathematische Analyse
  • regulatorischer Rahmen und regulatorische Anforderungen

Die fachlichen Anforderungen an die Inhaber der SchlĂŒsselfunktionen und deren Mitarbeiter richten sich nach den spezifischen Verantwortlichkeiten und TĂ€tigkeiten der jeweiligen Person. Ebenfalls mĂŒssen Aufsichtsratsmitglieder ĂŒber erforderliche Kenntnisse verfĂŒgen (vgl. „Merkblatt zur Kontrolle der Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen gemĂ€ĂŸ KWG und VAG“ vom 3. Dezember 2012). BezĂŒglich der Anforderungen an die ZuverlĂ€ssigkeit ist das ProportionalitĂ€tsprinzip dagegen nicht anwendbar.

Sicherstellen der „Fit & Proper“-Anforderungen

Die Beurteilung der fachlichen Eignung und der ZuverlĂ€ssigkeit ist nicht anhand einer Stichtagsbetrachtung vorzunehmen, sondern stellt vielmehr einen laufenden Prozess dar, der zum einen eine stetige Weiterbildung und zum anderen eine laufende Beurteilung der betroffenen Personen erfordert. Eine Neubeurteilung der Qualifikation ist mindestens bei den gem. EIOPA-Leitlinie 13 zu definierenden AnlĂ€ssen vorzunehmen. FĂŒr die Beurteilung sind geeignete Nachweise heranzuziehen. Die Qualifikationsanforderungen sind fĂŒr alle als relevant identifizierten Personen entsprechend sicherzustellen.

Leitlinie

In ihren internen Leitlinien mĂŒssen Unternehmen alle SchlĂŒsselaufgaben und ZustĂ€ndigkeiten aufzĂ€hlen sowie das Verfahren fĂŒr die Beurteilung der Qualifikation dokumentieren. In diesem Zusammenhang sind auch die hierfĂŒr benötigten Unterlagen festzulegen. Gleichwohl ist auch darzustellen wie die Qualifikationsanforderungen im Vertretungsfall gewĂ€hrleistet sind. Wie alle Leitlinien ist auch die Leitlinie „Fachliche Qualifikation und persönliche ZuverlĂ€ssigkeit“ regelmĂ€ĂŸig zu ĂŒberprĂŒfen und ggf. anzupassen.

Ausgliederung

Bei Ausgliederung von SchlĂŒsselfunktionen ist die Einhaltung der Qualifikationsanforderungen auch bei dem Dienstleister bzw. bei dem Sub-Dienstleister zu gewĂ€hrleisten. Dazu hat der Dienstleister den entsprechenden PrĂŒfprozess gegenĂŒber dem ausgliedernden (RĂŒck-) Versicherungsunternehmen darzustellen sowie diesem eine schriftliche BestĂ€tigung ĂŒber das Ergebnis dieses Prozesses auszuhĂ€ndigen. Der fĂŒr die Überwachung der Ausgliederung zu benennende Ausgliederungsbeauftragte muss ebenfalls seiner Überwachungsaufgabe gerecht werden (Anforderungen an Ausgliederungen gem. EIOPA-Leitlinien 44 – 47 sind Gegenstand des Themenblocks 8, dessen Veröffentlichung noch aussteht).

ZukĂŒnftige Beurteilung

FĂŒr die Beurteilung der Qualifikation von GeschĂ€ftsleitern und AufsichtsrĂ€ten verlangt die BaFin zusĂ€tzlich zum GeschĂ€ftsverteilungsplan auch zukĂŒnftig im Zuge der Bestellung weiterhin die Vorlage folgender Unterlagen:

  • detaillierter Lebenslauf
  • Formular „Angaben zur ZuverlĂ€ssigkeit“ im Anhang der aktuellen MerkblĂ€tter
  • ein „(EuropĂ€isches) FĂŒhrungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde“
  • einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister

Die Qualifikationsanforderungen an Mitglieder des Aufsichtsrats werden sich auch zukĂŒnftig an der gegenwĂ€rtig im VAG verwendeten Begrifflichkeit „erforderliche Sachkunde“ orientieren. Weiterhin bleiben die besonderen Regelungen fĂŒr mitbestimmte Aufsichtsorgane und freigestellte Mitglieder des Betriebs- oder Personalrats sowie Arbeitnehmervertreter der Gewerkschaften im Aufsichtsrat gemĂ€ĂŸ dem „Merkblatt zur Kontrolle der Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen gemĂ€ĂŸ KWG und VAG“ vom 3. Dezember 2012 bestehen.

Nach dem Inkrafttreten der Regelungen zu verantwortlichen Inhabern von SchlĂŒsselfunktionen sind auch von diesen Personen mindestens die oben aufgefĂŒhrten Unterlagen bei der BaFin vorzulegen. DarĂŒber hinaus kann die BaFin weitere Unterlagen zu den Personen und die unternehmensinternen Leitlinien anfordern bzw. einsehen.

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