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Aktualisierung des Merkblatts, Formular und Checkliste zur Anzeige von Verantwortlichen Personen für Schlüsselfunktionen

Ergänzend zu den bereits im Oktober 2015 veröffentlichten Hinweisen (vgl. Blog-Beitrag vom 8. Oktober 2015) hat die BaFin am 20. Januar 2016 ein aktualisiertes Merkblatt zur Anzeige gemäß § 47 Nr. 1 VAG von Verantwortlichen Personen für Schlüsselfunktionen/ Schlüsselaufgaben sowie eine überarbeitete Version des Formulars zur persönlichen Erklärung mit Angaben zur Zuverlässigkeit und der Checkliste für die einzureichenden Unterlagen veröffentlicht.

Die BaFin weist darauf hin, dass statt des bisher verwendeten Begriffs des „Verantwortlichen Inhabers“ nun der Begriff der „Verantwortlichen Person“ verwendet wird, um Missverständnissen vorzubeugen. Hierbei handelt es sich um natürliche Personen innerhalb des Unternehmens, welche für eine Schlüsselfunktion (Interne Revision, Versicherungsmathematische Funktion, Compliance Funktion, Risikocontrollingfunktion) verantwortlich ist.

Neben diesen Verantwortlichen Personen sind auch die verantwortlichen Personen weiterer vom Unternehmen identifizierter Schlüsselaufgaben gemäß § 47 Nr. 1 VAG anzeigepflichtig. Unterstützend tätige Mitarbeiter müssen hingegen nicht angezeigt werden.

Die Aufsicht erläutert zudem die Anzeigepflicht im Falle der Ausgliederung von Schlüsselfunktionen. Als Verantwortliche Person i.S.d. § 47 Nr. 1 VAG ist der entsprechende Ausgliederungsbeauftragte anzuzeigen. Außerdem muss eine separate Anzeige der zuständigen Personen beim Dienstleister gemäß § 47 Nr. 8 VAG erfolgen (vgl. Hinweise der BaFin zu Ausgliederung).

Neben der entsprechenden Erklärung müssen dem Anzeige-Schreiben die folgenden, in der Checkliste ausführlich dargestellten, Unterlagen zur Überprüfung der Qualifikation beigefügt werden:

  • Eigenhändig unterschriebener Lebenslauf,
  • Eigenhändig unterschriebenes Formular „Persönliche Erklärung mit Angaben zur Zuverlässigkeit“,
  • „Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde“, „Europäisches Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde“ oder „entsprechende Unterlagen“ aus dem Ausland,
  • Auszug aus dem Gewerbezentralregister.

Letztlich muss eine Anzeige dann erneut eingereicht werden, wenn der BaFin zu der anzeigepflichtigen Person vor mehr als zwölf Monaten bereits eine Anzeige anlässlich einer anderen Tätigkeit zugekommen ist.

Das Merkblatt stellt zusammen mit der Auslegungsentscheidung zur Prüfung der fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit (vgl. Blog-Beitrag vom 18. Januar 2016) die Interpretation der BaFin zur Anzeige und Ausgestaltung der Schlüsselfunktionen dar.

BaFin veröffentlicht Formular und Checkliste zur Anzeige verantwortlicher Inhaber von Schlüsselfunktionen

Die BaFin hat am 7. Oktober 2015 Hinweise zur Anzeige verantwortlicher Inhaber von Schlüsselaufgaben, ein Formular zur persönlichen Erklärung mit Angaben zur Zuverlässigkeit sowie eine Checkliste für die einzureichenden Unterlagen veröffentlicht.

Ab dem 1. Januar 2016 haben alle inländischen Versicherungsunternehmen und Versicherungsgruppen, die unter die Solvency II-Rahmenrichtlinie fallen, die Personen der BaFin anzuzeigen, die verantwortliche Inhaber der vier Schlüsselfunktionen (Interne Revision, Versicherungsmathematische Funktion, Compliance Funktion, Risikocontrollingfunktion) sowie Personen die für weitere Schlüsselaufgaben verantwortlich sind (u.a. Geschäftsleiter, Aufsichtsorgan und weitere). In der BaFin Verlautbarung zu Themenblock 2 wurden die Anforderungen an die Funktionen bereits von der BaFin konkretisiert (vgl. auch Blog-Beitrag vom 7. Mai 2014). Die Anzeigepflicht betrifft ebenfalls die Auslagerung solcher Funktionen.

Anzeigepflicht

Eine Anzeigepflicht besteht grundsätzlich bei:

  • Erstmaliger Aufnahme der anzeigepflichtigen Tätigkeit
  • Wechsel einer Tätigkeit innerhalb des Unternehmens
  • Aufnahme einer zusätzlichen anzeigepflichtigen Tätigkeit innerhalb des Unternehmens
  • Weitere Bestellung für Tätigkeiten bei einem anderen Unternehmen (z.B. Aufsichtsrats-Mandat)
  • Neubestellung für eine anzeigepflichtige Tätigkeit im Zuge der Umwandlung
  • Veränderungen von Angaben gegenüber bisheriger Anzeigen an die BaFin

Daneben weist die BaFin darauf hin, dass eine Anzeigepflicht auch zu erfolgen hat, wenn die Funktionen schon in der Vorbereitungsphase in 2014/2015 eingerichtet wurden. Die Anzeigen für die laufende Vorbereitungsphase können ab Oktober 2015 bei der BaFin eingereicht werden.

Hinweise zum Anzeigeverfahren

Im Formular zur persönlichen Erklärung mit Angaben zur Zuverlässigkeit werden zunächst Angaben gemacht zu: „Anzeigendes VAG-Unternehmen“, „Angaben zur Person“, „Angaben zu den Modalitäten der Anzeige“, „Angaben zur angezeigten Tätigkeit“ (d.h. Benennung der anzeigepflichtigen Person) und „Angaben zu bisherigen Tätigkeiten“.

Darüber hinaus enthält das einzureichende Formular eine „Persönliche Erklärung“ zur anzeigepflichtigen Person. Es werden Angaben einschließlich entsprechender Nachweise gefordert zu:

  • „Persönliche Zuverlässigkeit“: Angaben zu amtlichen Verfahren, Angehörigenverhältnissen mit Organmitgliedern, Geschäftsbeziehungen mit wirtschaftlicher Abhängigkeit, eigene Beteiligungen, Beteiligungen von Angehörigen, andere potentielle Interessenkonflikte.
  • „Weitere Tätigkeiten“ die neben der Haupttätigkeit (z.B. Schlüsselfunktion) durch die anzeigepflichtige Person ausgeübt werden (z.B. weitere Tätigkeit als Geschäftsleiter).

Hinsichtlich der Angaben zur persönlichen Zuverlässigkeit müssen Unternehmen nachweisen, dass vorab der Anzeige eine Überprüfung der fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit („Fit&Proper“) der anzeigepflichtigen Personen erfolgt ist. Um dies sicherzustellen, sollten bereits heute entsprechende Verfahren und Prozesse implementiert sein, um die fachlichen Eignung und Zuverlässigkeit zu überprüfen.

Mit Hilfe der von der BaFin veröffentlichten Checkliste für die einzureichenden Unterlagen kann sichergestellt werden, dass Unterlagen zur Anzeigepflicht vollständig eingereicht werden.

Hinsichtlich der einzureichenden Unterlagen werden folgende allgemeine Hinweise der BaFin gegeben:

  • Grundsätzlich sind alle Unterlagen in deutscher Sprache einzureichen. Soweit Unterlagen nicht in deutscher Sprache ausgestellt sind, muss das Original und eine beglaubigte oder von einem öffentlich bestellten oder beeidigten Dolmetscher oder Übersetzer angefertigte Übersetzung eingereicht werden. Abhängig vom entsprechenden Fachreferat müssen Unterlagen in englischer Sprache nicht zwingend übersetzt werden.
  • Für die Anzeige notwendige amtliche Registerauszüge dürfen nicht älter als drei Monate sein.
  • Bei Personen, die in den letzten zehn Jahren Wohnsitze in verschiedenen Staaten hatten, müssen die Führungszeugnisse und entsprechende Unterlagen aus jedem dieser Staaten beigebracht werden.
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