Werterhaltungsmanagement – Eine Herausforderung mit großem Potential für Kommunen

Kommunen müssen sich im Management ihrer  Gebäude und Liegenschaften einer Vielzahl an Herausforderungen stellen; ihnen können sie mit einem nachhaltigen Werterhaltungsmanagement begegnen. Seine Vorteile und Ansätze für die Umsetzung stellt dieser Beitrag vor.

Das Werterhaltungsmanagement dient als Präventivstrategie zur Organisation und Durchführung der planmäßigen Instandhaltung mit dem Ziel, den Nutzwert und (was allerdings nicht den kommunalen Gebäudebestand betrifft) die Ertragskraft der im Portfolio gehaltenen Immobilien – in Abstimmung mit den Gesamtzielen des Immobilienmanagements – zu sichern und zu verbessern. Im öffentlichen Sektor kann dieses Konzept besonders die kommunale Daseinsvorsorge sowie die systematische Steuerung und Pflege des oftmals historisch gewachsenen Gebäudebestands unterstützen. In der Praxis freilich krankt das Immobilienmanagement der Kommunen oft an der individuellen, von Gemeinde zu Gemeinde unterschiedlichen Verwaltung und Bewirtschaftung des Immobilienvermögens und an einer fallweise unangemessenen Budgetplanung.

Der Erhalt und bauliche Unterhalt der Einrichtungen obliegt in der Regel dem Gebäude- oder Liegenschaftsmanagement. Dabei ist je nach Kommune ein unterschiedlich hoher Grad der Aufgabenbewältigung festzustellen, der von einem aktiven Management bis zu einem bloß passiven Reagieren auf Einzelanforderungen reicht. Diese divergierende Praxis lässt sich auf etliche Ursachen zurückführen.

Rahmenbedingungen

Sowohl in Metropolregionen als auch in mittelgroßen Städten führt der zunehmende Grad der Urbanisierung zu höherem Investitionsbedarf (bei öffentlichen Bauten wie auch im ÖPNV). Schwerpunkt der geplanten Investitionen bilden nach Aussage des KfW-Kommunalpanels 2017 die Verkehrsinfrastruktur und die Schulen. Zusätzliche Aufgaben ergeben sich aus der energetischen Sanierung öffentlicher Gebäude.

Fehlende Instandhaltungsstrategie

Besonders beim Bauunterhalt fehlt häufig eine Strategie oder Zielplanung, die das gesamte Immobilienportfolio abdeckt. An die Stelle einer mittel- und langfristigen Planung treten somit Ad-hoc-Maßnahmen, wodurch mögliche Synergien verlorengehen. Zusätzlich können daraus Mehrkosten bei der Instandhaltung resultieren.

Instandhaltungsrückstand

Das KfW-Kommunalpanel 2017 konstatiert einen leicht fallenden, jedoch weiterhin hohen bundesweiten Instandhaltungsrückstand von zuletzt 126 Mrd. Euro, der vornehmlich die Verkehrsinfrastruktur mit 34,4 Mrd. Euro, Schulen mit 32,8 Mrd. Euro und öffentliche Verwaltungsgebäude mit 11,3 Mrd. Euro betrifft. Nach unserer Erfahrung führen die mit den gravierenden Rückständen verbundenen Störungen im Betrieb zur Mehrbelastung des Immobilienmanagements und zu Haftungsrisiken.

Bedarfsplanung

Die gemeindeinterne Kommunikation über Nutzerbedarfe sowohl bei Projekten als auch im Bauunterhalt ist in vielen Fällen unbefriedigend, was u.a. an der fehlenden Definition des Nutzerbedarfs und damit verbundener Quantitäten und Qualitäten, an fehlenden EDV-Schnittstellen oder unzureichenden Entscheidungsprozessen liegt. Zusätzliche Ad-hoc-Entscheidungen, etwa aus der drängenden, mit Verkehrssicherungspflichten einhergehenden Behebung baulicher Män-gel geboren, stören den Ablauf geplanter Maßnahmen.

Management

Die wachsenden Aufgaben des Liegenschaftsmanagements werden nicht immer in der Aufgabendefinition und bei den Zuständigkeiten in hinreichender Eindeutigkeit berücksichtigt. Hieraus entstehende Irritationen beeinflussen zeitliche Abläufe und führen leicht zu – eigentlich vermeidbaren – Mehrkosten. Auch auf Ebene der Liegenschaften fehlt es vielfach an einer definierten (am Bedarf ausgerichteten) Portfoliostrategie als Handlungsrahmen für die Verwaltung.

Ressourcen

Unvollständige Stammdaten der Liegenschaften, teilweise noch nicht elektronisch erfasst, erschweren die Gebäudebewirtschaftung und belastbare Planungsentscheidungen. Die zunehmende Knappheit personeller Ressourcen behindert zusätzlich eine Verbesserung des Status quo.

Vor dem Hintergrund dieser Herausforderungen fällt es den kommunalen Gebäude- und Liegenschaftsbereichen zunehmend schwerer, ihre Planungs- und technischen  Aufgaben zu erfüllen. Dem kann mit einem nachhaltigen Werterhaltungsmanagement gegengesteuert werden, das Standards und Prozesse definiert sowie Maßnahmen mit einer Portfoliostrategie verknüpft, die ihrerseits verbindliche Ziele festlegt.

Werterhaltungsmanagement

Allgemein versteht man unter Werterhaltungsmanagement eine nachhaltige Immobilienstrategie, die insbesondere

  • eine ganzheitliche Werterhaltungsplanung über den Lebenszyklus der Immobilien,
  • die langfristige Bedarfsdeckung (unter Berücksichtigung
  • z. B. demographischer Entwicklungen und politischer Ziele) sowie
  • die Planung angemessener Budgets und eine wirtschaftliche Finanzmittelverwendung als verbindliche Ziele anstrebt.

Wesentliche Grundlage des Werterhaltungsmanagements sind die Erfassung der Gebäude- oder Liegenschaftsdaten sowie die Beurteilung des baulichen Zustands und eines etwaigen Schadensumfangs, woraus künftige periodengemäße Instandhaltungsmaßnahmen abgeleitet werden können. So lässt sich der Zustand jeder Liegenschaft bewerten; mit Hilfe statistischer Kennzahlen können auch in Bezug auf einzelne Bauteile Instandhaltung/Instandsetzung bzw. Ersatz langfristig geplant werden. Die systematische Instandhaltung verlängert die Lebensdauer von Bauteilen und trägt so zur Kostensenkung bei der Bewirtschaftung und zur Vermeidung von Bauschäden, Nutzungsbeschränkungen durch unvorhergesehene Technikausfälle oder Haftungsrisiken aufgrund fehlender Maßnahmen zur Gefahrenabwehr bei.

Das Werterhaltungsmanagement als Gebäudeplanungs- und -steuerungsinstrument für das kommunale Gebäude- und Liegenschaftsmanagement kann überdies politischen Zielen angepasst werden. Durch die Planbarkeit von Maßnahmen, verbunden mit klaren Aufgaben und Zuständigkeiten sowie einer ganzheitlichen Softwarelösung, lassen sich die aktuellen Herausforderungen meistern:

  • Handlungsbedarfe sind frühzeitig erkennbar; Budgets können mit Hilfe von Kennzahlen transparent hergeleitet werden. Zudem sind Einsparungen durch die Bündelung von Maßnahmen zu erwarten.
  • Einsparpotentiale bei Energie-, Instandhaltungs- und sonstigen Bewirtschaftungskosten werden durch den Abgleich mit den Kennzahlen sichtbar und realisierbar. Die eingesparten Finanzmittel lassen sich wiederum für die Verbesserung der Gebäudesubstanz verwenden.

Ansätze zur Umsetzung

Trotz der Vorteile, die ein Werterhaltungsmanagement bietet, fehlt es derzeit an einer hinreichend standardisierten Umsetzung. Oftmals scheitert sie bereits an der vollständigen elektronischen Erfassung des Gebäudebestands, die für ein nachhaltiges Werterhaltungsmanagement notwendig ist. Dabei sind bereits Softwarelösungen vorhanden, die die Angaben aus dem kaufmännischen Liegenschaftsmanagement mit den Informationen zum Gebäudezustand kombinieren, um Lücken in den Gebäudeinformationen zu schließen. Hier muss unter Nutzung neuer Technologien der Aufwand für die Erfassung des jeweiligen Gebäudebestands reduziert werden, wobei die von den Kommunen über die Jahre entwickelten Einzellösungen in die Erfassung und spätere Pflege der Daten durch eine ganzheitliche standardisierte Softwarelösung zu integrieren sind. Außerdem fehlt vielfach ein Kennzahlensystem für die Planung von Maßnahmen.

Eine weitere Herausforderung stellt der Eingriff in die Prozesse bei den jeweiligen Liegenschaftsbereichen dar. Eine Analyse und Adaption der Prozesse (z.B. im Rahmen einer Organisationsuntersuchung) ist zeitaufwendig und schafft keinen interkommunalen Standard. Zudem ist zweifelhaft, ob jede Kommune eine direkte Änderung der Prozesse akzeptieren würde. Auch hier fehlen Orientierungshilfen für  die Gestaltung der Prozesse zur Umsetzung eines nachhaltigen Werterhaltungsmanagements. Aber selbst wenn noch keine hinreichenden Voraussetzungen für seine umfassende Implementierung vorhanden sind, sollten die Kommunen ein nachhaltiges Werterhaltungsmanagement in ihre Überlegungen zur Gestaltung ihrer Immobilienbewirtschaftung einbeziehen, um mittelfristig Kosten einzusparen und langfristig den Objektbestand nachhaltig zu verbessern.

 

Ihr Ansprechpartner

Manuel Eichen, MRICS

Tel.: +49 211 981-1403

E-Mail: manuel.eichen@de.pwc.com

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