eGovernment-Gesetz – X-Rechnung im öffentlichen Sektor betrifft fast alle Institutionen und Behörden

Beschleunigung der Verarbeitungsprozesse und eine Reduktion der Kosten – das ist das Ziel von dem am 25. Juli 2013 beschlossenen Gesetz zur elektronischen Kommunikation.

Die Entgegennahme und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen als ein wesentlicher Baustein dieser Regelung wurde mit der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 verbindlich vorgeschrieben. Weitere Detailregelungen erfolgten durch die E-Rechnungs-Verordnung des Bundes vom 6. September 2017.

Für die obersten Bundesbehörden gilt die Verpflichtung zum elektronischen Rechnungsempfang bereits seit dem 27. November 2018. Für alle Behörden und Institutionen auf landes- und kommunaler Ebene sind diese Regelungen in entsprechende landesrechtliche Regelungen für jedes Bundesland individuell umzusetzen. Hier ist mit keiner einheitlichen Frist zu rechnen; zum gegenwärtigen Zeitpunkt zeichnet sich für den überwiegenden Teil der Bundesländer der April 2020 an.

Ab dem 27. November 2020 sind alle Rechnungsaussteller, unabhängig davon, ob Sie an Institutionen des Bundes, der Länder oder der Kommunen eine Rechnung stellen – grundsätzlich verpflichtet, ihre Rechnungen ab einer Höhe von 1.000 Euro in elektronischer Form auszustellen und zu übermitteln. Diese Verpflichtung betrifft alle Institutionen und Unternehmen des öffentlichen Sektors sowie auch Unternehmen der Privatwirtschaft, die Geschäftsbeziehungen mit dem öffentlichen Sektor haben.

Als elektronische Rechnungen werden solche Rechnungen definiert, die in einem strukturierten Datenformat ausgestellt, übersendet und entgegengenommen werden, das die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht. Bilddateien, PDF-Dokumente und eingescannte Papierrechnungen sind keine elektronischen Rechnungen.

Zur Schaffung eines einheitlichen E-Invoicing-Standards wurde auf unionsrechtlicher Ebene ein standardisiertes Datenmodell einer elektronischen Rechnung erarbeitet. Es können auch unterschiedliche Rechnungsformate verwendet werden, soweit diese den europäischen Normen entsprechen.

Bevor die Umsetzung erfolgt, muss geklärt werden, in welchen Fällen eine elektronische Rechnung notwendig ist. Ist diese Frage geklärt so sollte eruiert werden, welche rechnungsbezogenen Applikationen vom neuen Rechnungsformat betroffen sind und welche IT-technische Lösungsalternativen sich bieten. Ergänzend sind veränderte Anforderungen aufgrund von prozessualen Anpassungen hinsichtlich des Internen Kontrollsystems sowie der  Gewährleistung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD) zu berücksichtigen.

Um weitere Fragen zu klären und einen besseren Einblick zu bekommen, bietet PwC einen Workshop: „Kick-off-Workshop zur Umsetzung der Vorgaben des E-Government-Gesetzes“. Senden Sie bitte bei Interesse gerne an unsere Ansprechpartner Björn Blischke oder Maximilian Töllner.

 

Unsere Ansprechpartner

Björn Blischke

Senior Manager, PwC Deutschland

Tel.: +49 211 981-4777

bjoern.blischke@pwc.com

Maximilian Töllner

Manager, PwC Deutschland

Tel.: +49 211 981-2383

maximilian.toellner@pwc.com

 

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