„XRechnung“ im öffentlichen Sektor

Die Beschleunigung der Verarbeitungsprozesse und eine Reduzierung der Kosten sind Ziele des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung (E-Government-Gesetz – EGovG) vom 25. Juli 2013 (BGBl. I S. 2749). Einen Beitrag dazu soll die „XRechnung“ leisten.

Die Entgegennahme und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen als ein wesentlicher Baustein dieser Regelung wurde mit der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 (ABl. L 133 S. 1) verbindlich vorgeschrieben. Weitere Details enthält die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung – ERechV) vom 13. Oktober 2017 (BGBl. I S. 3555). Für die obersten Bundesbehörden gilt die Verpflichtung zum elektronischen Rechnungsempfang bereits seit dem 27. November 2018. Jedes Bundesland muss diese Regelungen für seine Behörden und Institutionen sowie die der Kommunen umsetzen. Hier ist mit keiner einheitlichen Frist zu rechnen; zum gegenwärtigen Zeitpunkt zeichnet sich für den überwiegenden Teil der Bundesländer eine Umsetzung bis April 2020 ab.

Ab dem 27. November 2020 sind alle Rechnungen über mehr als 1.000 Euro, unabhängig davon, ob sie sich an Institutionen des Bundes, der Länder oder der Kommunen richten, grundsätzlich in elektronischer Form auszustellen und zu übermitteln. Diese Verpflichtung betrifft alle Institutionen und Unternehmen des öffentlichen Sektors sowie Unternehmen der Privatwirtschaft, die Geschäftsbeziehungen mit der öffentlichen Hand unterhalten. Elektronische Rechnungen werden in einem strukturierten Datenformat ausgestellt, übersendet und entgegengenommen, das die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht. Bilddateien, PDF-Dokumente und eingescannte Papierrechnungen sind keine elektronischen Rechnungen. Auf unionsrechtlicher Ebene wurde für die elektronische Rechnungsübermittlung (E-Invoicing) als einheitliches standardisiertes Datenmodell einer elektronischen Rechnung die „XRechnung“ eingeführt. Es können auch unterschiedliche Rechnungsformate verwendet werden, soweit sie den europäischen Normen entsprechen.

Vor der Umsetzung der elektronischen Rechnung muss indes geklärt werden, in welchen Fällen eine solche Rechnung überhaupt notwendig ist. Daraufhin ist zu eruieren, welche rechnungsbezogenen Applikationen vom neuen Rechnungsformat betroffen sind und welche IT-technischen Lösungsalternativen sich bieten. Zudem sind veränderte Anforderungen aufgrund prozessualer Anpassungen hinsichtlich des Internen Kontrollsystems sowie der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu berücksichtigen.

 

Ihr Ansprechpartner

RA Maximilian Töllner
Tel.: +49 211 981-2383
E-Mail: maximilian.toellner@de.pwc.com

 

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