Das Potential von digitaler Prozess Automatisierung in der Compliance von Finanzunternehmen

Die Digitalisierung geht in großen Schritten voran und macht auch vor dem Finanzsektor nicht halt. Aus Kundensicht wird zum Beispiel die Nutzung des Online Bankings mehr und mehr zum Standard und auch die Möglichkeiten des kontaktlosen Bezahlens oder das Bezahlen per Smartphone etabliert sich zunehmend. Zudem wird aber auch das Verlangen nach neuen Finanzdienstleistungen wie zum Beispiel dem Handel mit virtuellen Währungen oder Crowdfinance-Produkten stetig größer. Das bedeutet, die Finanzbranche muss agiler und innovativer werden, um den kommenden Herausforderungen gewachsen zu sein.

Zukunftsorientierte Finanzinstitute fokussieren sich daher vermehrt auf die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Dabei rückt der Fokus immer mehr weg von der reinen Digitalisierung papierhafter Arbeitsabläufe hin zu einer möglichst umfangreichen Automatisierung. Die Digitale Prozess Automatisierung / Digital Process Automation (DPA) steht daher weit oben auf der Liste der Umsetzungsalternativen.

Was sind die Treiber für die Einführung von DPA?

  • Der digitale Wettbewerb im Finanzsektor ist groß: ein unübersichtlicher Markt mit vielen neuen Technologien, FinTechs und anderen Wettbewerbern zwingt Banken, Versicherungen, Vermögensverwalter und Investmentfirmen sich großen digitalen Transformationen zu unterziehen, um nicht den Anschluss an die Wettbewerber zu verlieren.
  • Digitale Disruption und hohe Erwartungen der Kunden beschleunigen die Notwendigkeit der Digitalisierung der bestehenden Finanzbranche.
  • Die Geschwindigkeit der digitalen Transformation im Ausland übt zusätzlichen Druck auf deutsche Finanzinstitute aus.
  • Die Verarbeitung der in der Regel unstrukturierten Eingangsdaten ist mit einem hohen Zeitaufwand und hohen Personalkosten verbunden.
  • Viele der bestehenden Systeme sind nicht für das digitale Business entwickelt und es müssen Wege gefunden werden, die neuen Funktionen in diese Systeme integrieren zu können.

 

Was leistet DPA in diesem Zusammenhang?

Die  Lösung zu diesen Herausforderungen, welche sich durch die Wahl geeigneter Transformationen als  große Chance für die Finanzinstitute herauskristallisiert hat, lautet sehr häufig Digital Process Automation (DPA).

DPA baut auf das traditionelle Business Process Management (BPM) auf, integriert aber zudem die Möglichkeit zur weiteren Automatisierung durch Robotic Process Automation (RPA). Mit Hilfe von DPA lassen sich Prozesse End-to-End digitalisieren, automatisieren und anschließend in eine bestehende Systemlandschaft integrieren.  Diese Digitalisierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse hilft den Finanzinstitutionen manuelle Tätigkeiten zu reduzieren und infolgedessen verstärkt auf die Bedürfnisse und Wünsche ihrer Kunden eingehen zu können.  Auch können menschliche Fehler durch die Automatisierung manueller Prozesse reduziert werden. DPA unterstützt die Transparenz und Effizienz der Geschäftsprozesse in einem Unternehmen.

Unternehmen, welche DPA neu integrieren, können flexibel Schritt für Schritt ihre Geschäftsprozesse zumeist unabhängig voneinander automatisieren.

Auch hilf DPA Banken und Versicherungen flexibler und schneller auf die Anforderungen des Marktes reagieren zu können.

Vielfach automatisierte Geschäftsprozesse

Zu den häufig automatisierten Geschäftsprozessen zählen seit jeher Abläufe, die eine hohe Wiederholungshäufigkeit und gute Möglichkeiten der Standardisierung aufweisen. Dies sind zum Beispiel die manuelle Prüfung und Freigabe von Rechnungseingängen. Interne und externe Freigabeprozesse -zumeist abteilungsübergreifend-  sind ebenfalls ein alltäglicher Bestandteil der Finanzbranche, der sich zu digitalisieren lohnt. Doch mittlerweile lohnt ebenfalls der Blick auf Funktionen mit hoher Spezialisierung, wie zum Beispiel die Compliance Funktion. Verteilt über die drei Verteidigungslinien („three lines of defense“) ziehen sich die Abläufe durch das gesamte Institut zwischen Marktbereichen, Compliance Abteilung und interner Revision.

Beispiel: Verdachtsfallbearbeitung – einfachere und schnellere Bearbeitung revisionssicher und nachvollziehbar archiviert

An die Compliance-Abteilung gemeldete Verdachtsfälle (bspw. telefonisch, schriftlich, per E-Mail oder Webformular) werden zur weiteren Bearbeitung zumeist manuell in IDV erfasst und nach bestimmten Kriterien kategorisiert. Im Laufe der weiteren Bearbeitung wird der Bearbeitungsstatus nachgehalten, Korrespondenzen werden auf einem zentralen Laufwerk abgelegt und das Ergebnis der Bearbeitung dokumentiert. Vor Abschluss eines Verdachtsfalls erfolgt eine Freigabe nach dem 4-Augen-Prinzip. Die Verdachtsfallbearbeitung wird in einem periodischen Excel-Reporting nach bestimmten Kriterien ausgewertet. Die Problematik bei derart komplexen Geschäftsprozessen ist vielschichtig: Aufgrund der Erfassung und Bearbeitung in Excel fehlt die Revisionssicherheit der Verdachtsfalldaten. Durch die manuelle Erstellung in Excel ist das Reporting aufwändig und fehleranfällig. Des Weiteren ist die Dokumentenablage auf einem Austauschlaufwerk unsicher und unübersichtlich. Zuletzt mangelt es an Transparenz aufgrund einer fehlenden Änderungs-/ Bearbeitungshistorie.

Somit ist die Verdachtsfallbearbeitung wie geschaffen für eine Automatisierung mittels DPA, denn hiermit lässt sich zunächst eine vollständige Abbildung des Prozesses zur Verdachtsfallbearbeitung in einer Plattform erzielen. Es erfolgt die einheitliche Erfassung neuer Verdachtsfälle über ein Formular und eine automatisierte Zuordnung des Verdachtsfalls zu einer Themen-Inbox. Anschließend werden eine vollständige Dokumentation der Bearbeitungshistorie mit Möglichkeit der Hinterlegung von Wiedervorlagedatum und Eskalationsfristen sowie ein automatisches Reporting (ad hoc und periodisch) durchgeführt. Auch die mandatorischen Freigabeschritte zur Abbildung des 4-Augen-Prinzips werden umgesetzt.

Dieses Vorgehen verringert die Bearbeitungsdauer und Fehleranfälligkeit, die Revisionssicherheit wird durch die vollständige Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungshistorie sichergestellt und es wird eine hohe Transparenz durch effiziente und flexible Reportings erzielt.

Beispiel: Beratungsanfragen in der Compliance Abteilung – effizient bearbeiten und den Aufwand quantifizieren

Die Compliance-Abteilung erbringt Beratungsdienstleistungen zur Bewertung datenschutzrelevanter Sachverhalte für alle Bereiche des Unternehmens. Diese werden manuell in verschiedenen Listen dokumentiert. Die Beratungsdienstleistungen der Compliance-Abteilung können aufgrund uneinheitlicher/fehlender Dokumentation weder inhaltlich noch quantitativ ausgewertet und die resultierenden Aufwände somit nicht an die anfragenden Fachbereiche weiterbelastet werden. Eine qualifizierte Vertretung bei Ausfall des zuständigen Mitarbeiters der Compliance-Abteilung ist nicht möglich.  Dieser beschriebene Prozess scheint sehr gut geeignet für eine digitale Automatisierung:  Die Erfassung, Bearbeitung und Auswertung von Beratungs-Anfragen kann in einer DPA Plattform abgebildet werden. Auch hier bietet sich die Möglichkeit zur Hinterlegung von Wiedervorlage- und Eskalationsfristen und die automatisierte Erstellung rollenspezifischer Dashboards. Die Umsetzung gesetzlicher Rechenschaftspflichten erfolgt dabei gem. Art. 5 Abs. 2 EU-DSGVO. Im Ergebnis kann das Unternehmen laufende Beratungsleistungen durch Vertreter aufgrund vollständiger Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungs- und Kommunikationshistorie einfach weiterbearbeiten. Es entsteht die Möglichkeit zur inhaltlichen und quantitativen Auswertung der Beratungsanfragen als Grundlage für eine leistungsabhängige Weiterbelastung an die Fachbereiche. Eine revisionssichere Dokumentation ist gewährleistet.

Garantie von Revisionssicherheit und Flexibilität

Stetig neue Anforderungen in der individuellen Datenverarbeitung (IDV) und ein zunehmender Fokus der Bankenaufsicht auf die Nutzung von IDV erschwert den Banken die revisionssichere Datenverarbeitung.  Zusätzlich veranlasst ein immer größer werdendes Maß an Flexibilität, welches von den Fachbereichen verlangt wird, Banken dazu, vorhandene IDV Aufgaben auf eigens dafür geschaffenen neuen Plattformen zu bearbeiten.

DPA-Plattformen sind einerseits flexibel und andererseits fähig die Compliance-Anforderungen der Datenverarbeitung umzusetzen. Dadurch kann eine revisionssichere Dokumentation garantiert werden und es besteht zusätzlich noch die Chance, weitere Prozesse zu automatisieren.

Bei der Auswahl einer geeigneten DPA-Lösung müssen verschiedene Kriterien analysiert werde, je nach individuellen Bedürfnissen der Finanzinstitutionen. Revisionssicherheit und Flexibilität sind nur zwei der auszuwählenden Eigenschaften. Die nahtlose Integration von Automatisierungslösungen mittels KI oder RPA ebenso wie die Bereitstellung von  Systemfunktionalitäten wie OCR oder digitale Signatur sind sicher weitere Faktoren, aber auch die Entscheidung für oder gegen eine Low Code Plattform muss gut durchdacht sein.

Die digitale Transformation bietet der Finanzindustrie vielfältige Chancen, sich von der Konkurrenz abzuheben und sich wettbewerbsfähig im Markt zu positionieren. Die Automatisierung der Geschäftsprozesse durch DPA hilft Kosten zu senken, Prozesse zu optimieren, bessere Servicequalität zu bieten und Personalressourcen zu entlasten. Führende Unternehmen erkennen diese Chance und konzentrieren sich gezielt auf die Transformation ihrer Prozesse mit Hilfe von DPA.

Wenn Sie Fragen haben, sprechen Sie mich gerne an! Oder informieren Sie sich auf unserer Website unter folgendem Link.

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