EZB-Leitfaden-Entwurf für Vor-Ort-Prüfungen und Überprüfungen interner Modelle

 Die Europäische Zentralbank (EZB) hat am 27. Juli 2017 einen Leitfaden für „Vor-Ort-Prüfungen von Banken und Überprüfungen von internen Modellen“ (Draft ECB guide to on-site inspections and internal models investigations) zur Konsultation gestellt. Die Konsultation läuft bis zum 15. September 2017.

Hintergrund

Vor-Ort-Aufsicht ist ein wichtiges Instrument der EZB, um ihrer Aufsichtsfunktion nachzukommen und in Art. 12 der SSM-Verordnung (Verordnung (EU) Nr. 1024/2013 des Rates vom 15. Oktober 2013 zur Übertragung besonderer Aufgaben im Zusammenhang mit der Aufsicht über Kreditinstitute auf die Europäische Zentralbank) ausdrücklich geregelt.

Jährlich führt die EZB ca. 300 Vor-Ort-Prüfungen durch, einerseits im Rahmen des jährlichen Prüfungsprozesses, aber auch ad-hoc als Reaktion auf besondere Ereignisse. Der Leitfaden soll Informationen über den Ablauf dieser Prüfungen liefern und den betroffenen Banken als Referenzdokument dienen.

Anwendungsbereich

Der Leitfaden gilt zunächst für Vor-Ort-Prüfungen bei Instituten, die der direkten Aufsicht der EZB unterliegen (bedeutende Institute / significant Institution (SI)). Macht die EZB von ihrem Recht Gebrauch, die Aufsicht über weniger bedeutende Institute (less significant Institutions (LSI) zu übernehmen, findet der Leitfaden auch hierauf Anwendung sowie auf anderer Rechtssubjekte, die Gegenstand von Prüfungen sind, weil sie in einer Geschäftsbeziehung zu dem beaufsichtigten Unternehmen stehen. Der EZB-Leitfaden ersetzt nicht die Rechtsvorschriften des maßgeblichen geltenden Rechts. Er legt aber den allgemeinen Rahmen für Vor-Ort-Prüfungen, den Prüfungsprozess sowie die dafür geltenden Grundsätze fest.

Allgemeiner Prüfungsrahmen

Vor-Ort-Prüfungen beinhalten eine eingehende Untersuchung von Risiken, Risikokontrollen und Governance. Bei einer Überprüfung interner Modelle wird eine detaillierte Untersuchung der zur Ermittlung von Eigenmittelanforderungen (Säule I und Säule II) verwendeten Modelle vorgenommen, insbesondere im Hinblick auf die Methoden, die wirtschaftliche Angemessenheit, Risiken, Risikokontrollen und Governance.

Im Einzelnen zielt die Prüfung darauf ab,

  • die inhärenten, unternehmensspezifischen Risiken zu überprüfen und zu bewerten,
  • die Angemessenheit und Qualität der Unternehmensführung und des internen Kontrollrahmens zur prüfen und zu bewerten;
  • Kontrollsysteme und Risikomanagementverfahren zu bewerten, wobei der Fokus auf der Identifizierung von Schwachstellen oder Anfälligkeiten liegt, die sich negativ auf die Eigenmittelsituation auswirken können;
  • die Qualität der Bilanzpositionen und der Finanzlage zu prüfen;
  • die Einhaltung von Vorschriften zur Bankenregulierung zu prüfen;
  • die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen an interne Modelle zur Berechnung von Eigenkapitalanforderungen (Erstzulassung, wesentliche Änderungen, Erweiterungen, Roll-out, dauerhafte teilweise Verwendung oder Rückkehr zu weniger komplizierten Ansätzen) zu überprüfen.

Die Prüfungen sollen risikoorientiert unter Berücksichtigung der Verhältnismäßigkeit im Hinblick auf die Größe, Geschäftstätigkeit und Risikoprofil der zu überprüften Bank durchgeführt werden. Die Prüfungen sollen einen vertieften Einblick in die tatsächliche Situation der Bank geben und eine fundierte Bewertung ermöglichen. Darüber hinaus sollen sie auch vorausschauend sein, um eine zukunftsgerichtete Analyse möglicher negativer Auswirkungen zu ermöglichen und bei Bedarf zu Abhilfe-/Korrekturmaßnahmen führen.

Prüfungsablauf

Prüfungsschritte

Der Prüfung läuft in acht Schritten ab, die im Leitfaden erläutert werden:

 

Die tatsächliche Prüfung im Rahmen der Vor-Ort-Phase in den Geschäftsräumen umfasst Befragungen und Analysen der Verfahren, Berichte und Akten.

Prüfungstechniken

Der Leitfaden zählt eine (nicht abschließende) Reihe von Prüfungstechniken auf, die zum Einsatz kommen können:

  • Verifizierung und Analyse der bereitgestellten Informationen und Beobachtung der entsprechenden Prozesse
  • Gezielte Befragungen, um die dokumentierten Prozesse und Strukturen mit der tatsächlichen Praxis zu vergleichen
  • Walk-through, um sicherzustellen, dass die vorhandenen Verfahren tatsächlich angewendet werden und keine Lücken/Schwachstellen vorhanden sind
  • Stichproben-/Einzelfalluntersuchung zur Validierung und Einschätzung der Qualität des Risikomanagements
  • Bestätigung der Daten durch Neuberechnung, Benchmark-Analysen oder durch Anfordern einer direkten Bestätigung durch Geschäftspartner, um eine Aussage über ihre Integrität, Korrektheit und Konsistenz zu erhalten
  • Testen der Modelle unter diversen hypothetischen und historischen Marktbedingungen zu testen (z. B. durch eine Szenarioanalyse), um eine Aussage über die Leistungsfähigkeit zu erhalten.

Prüfungsergebnisse

Die Prüfung der EZB kann dazu führen, dass die EZB dem geprüften Rechtssubjekt Empfehlungen unterbreitet oder Aufsichtsmaßnahmen beschließt. Ein EZB-Schreiben, das die Erwartungen der Aufsicht beschreibt, ist nicht rechtsverbindlich.

Für die Anordnung von rechtverbindlichen Aufsichtsmaßnahmen ist ein förmlicher Beschluss der EZB im dafür vorgesehenen Verfahren (Artikel 22 SSM VO) erforderlich.

Die Aufsichtsbefugnisse der EZB umfassen zum Beispiel:

  • Aufschiebende Bedingungen, die die Rechtswirksamkeit einer Erlaubnis der EZB zur Verwendung, Änderung oder Erweiterung eines internen Modells vorläufig aussetzen
  • Einschränkungen, die die Verwendung eines Modells begrenzen
  • Pflichten in Form von bestimmten Maßnahmen zur Mängelbeseitigung ohne die Nutzung des internen Modells zu verbieten

Die EZB sendet ein endgültiges Follow-up-Schreiben/einen Beschluss an den Vorsitzenden des Leitungsorgans (CEO) des geprüften Rechtssubjekts. Darin sind die erforderlichen Schritte oder aufsichtlichen Maßnahmen und die entsprechenden Fristen erläutert. In der Follow-up-Phase soll sichergestellt werden, dass das geprüfte Rechtssubjekt die von der EZB geforderten Maßnahmen zeitnah und ordnungsgemäß ergreift.

Prüfungsgrundsätze

Die Aufsichts- und Untersuchungsbefugnisse des EZB-Prüfungsteams sind umfangreich:

Neben dem Recht auf Zugang zur den Geschäftsräumen der geprüften Banken kann das Prüfungsteam die Vorlage sämtlicher Unterlagen jeglicher Art (wie z.B. Bücher und Aufzeichnungen, Register, Verträge, Abschlüsse, offizielle Berichte, Rechnungslegungsunterlagen und Dokumentation der Methodik usw.) fordern, Kopien bzw. Auszüge der Dokumente anfertigen und für Prüfungszwecke Lesezugriff auf alle maßgeblichen, vom geprüften Rechtssubjekt verwendeten IT-Systeme, Datenbanken, IT-Tools, elektronische Dateien und Daten erhalten.

Das Prüfungsteam unterliegt einer beruflichen Geheimhaltungspflicht. Mitglieder des Prüfungsteams müssen objektiv und unabhängig handeln.

Die geprüften Unternehmen sollen in der Regel mindestens fünf Arbeitstage vor Prüfungsbeginn unterrichtet werden, wenn die „ordnungsgemäße Durchführung und die Effizienz der Prüfung“ dies erfordern, kann die Prüfung auch ohne vorherige Mitteilung durchgeführt werden (Artikel 145 Absatz 2 SSM-Rahmenverordnung VO (EU) Nr. 468/2014). Das geprüfte Unternehmen kann zum Prüfungsbericht innerhalb einer Frist Stellung nehmen. Die Ergebnisse der Prüfung werden schließlich in einem endgültigen Berichts mitgeteilt. Daran anknüpfend wird ein Follow-Up-Schreiben übermittelt,  in dem entweder die vom Institut umzusetzenden empfohlenen Maßnahmen oder die umzusetzenden aufsichtlichen Maßnahmen aufgeführt sind. Auch hier kann das geprüfte Unternehmen Stellung nehmen bzw. erhält im Rahmen des Verfahrens rechtliches Gehör.

Der Leitfaden fasst abschließend die Erwartungen der Aufsicht an das geprüfte Rechtssubjekt im Hinblick auf die Kooperation während der Prüfungsphase zusammen. Konkret erwartet die Aufsicht:

  • professionelles und höfliches Auftreten gegenüber dem Prüfungsteam
  • geeignete räumliche Bedingungen für das Prüfungsteam (abgeschlossene Räume in der Nähe der geprüften Bereiche) und angemessene Arbeitsbedingungen (z.B. gesicherte Büros, Einzelarbeitsplätze, Internetzugang und Telefone usw
  • die Verfügbarkeit der Mitarbeiter des geprüften Rechtssubjekts
  • Organisation von Meetings mit den vom Prüfungsteam gewünschten Ansprechpartnern
  • die Anwesenheit des Vorsitzenden des Leitungsorgans oder eines auf Leitungsebene angesiedelten Vertreters bei Prüfungsbeginn und Meetings zu Strategie oder operativer Politik sowie beim Kick-off-Meeting und bei Meetings, bei denen die Feststellungen des Prüfungsteams und die Empfehlungen vorgestellt werden
  • auf Wunsch die Benennung eines Ansprechpartners für das Prüfungsteam, der sowohl fachlich als auch disziplinarisch auf einer hinreichend hohen Ebene angesiedelt ist.

 

Insgesamt ist der hier von der EZB formulierte Prüfungsrahmen und –prozess zumindest für die deutschen Institute nichts gänzlich Neues. Allerdings zeigt sich, dass die EZB bei ihren Prüfungen und Inspektionen sehr genau hinschauen wird und eine klare Erwartungshaltung hat.

 

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