Neue Merkblätter zu den Anforderungen an Geschäftsleiter und Aufsichtsrat

Am 20. Januar 2015 hat die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) die Entwürfe neuer Merkblätter zur Prüfung der fachlichen Eignung, Zuverlässigkeit und zeitlichen Verfügbarkeit von Geschäftsleitern sowie zur Kontrolle der Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen veröffentlicht.

Hintergrund

Mit dem CRDIV- Umsetzungsgesetz sowie dem Gesetz zur Anpassung von Gesetzen auf dem Gebiet des Finanzmarktes wurden zahlreiche Änderungen im KWG eingeführt, vor allem im Hinblick auf die Anforderungen an Geschäftsleiter und Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen (dazu auch unser Blog Beitrag „Gesetz zur Anpassung von Gesetzen auf dem Gebiet des Finanzmarktes – Finanzmarktanpassungsgesetz“ vom 12. August 2014). Hinzu kommt, dass die Empfehlungen der Europäischen Bankaufsichtsbehörde „EBA-Leitlinien zur Internen Governance“ (GL44) vom 27.09.2011 und die „EBA-Leitlinien zur Beurteilung der Eignung von Mitgliedern des Leitungsorgans und von Inhabern von Schlüsselfunktionen“ vom 22.11.2012 national umgesetzt wurden.

Aus diesen geänderten Anforderungen an Geschäftsleiter und Verwaltungs-/Aufsichtsratsmitgliedern ergibt sich ein Anpassungsbedarf der bisherigen Merkblätter (mit Stand von 2013). Erstmals enthält das Merkblatt nicht nur die KWG-relevanten Anforderungen, sondern darüber hinaus auch die Besonderheiten nach ZAG einerseits und KAGB andererseits. Für die Anforderungen nach dem VAG wird die BaFin zukünftig eigene Merkblätter herausgeben. Damit soll den Besonderheiten der jeweiligen gesetzlichen Grundlagen Rechnung getragen werden.

Im folgenden Beitrag sollen wichtige materielle Anforderungen aus den Merkblattentwürfen näher erörtert werden.

Merkblatt zur Prüfung der fachlichen Eignung, Zuverlässigkeit und zeitlichen Verfügbarkeit von Geschäftsleitern

Die Überarbeitung konkretisiert die Anforderungen der Aufsicht an die fachliche Eignung der Geschäftsleiter. Die Anforderungen umfassen die theoretischen und praktischen Kenntnisse der betreffenden Geschäfte sowie die Leitungserfahrung der zu beurteilenden Person. Die Einschätzung der fachlichen Eignung durch die Aufsicht orientiert sich an der Größe und Struktur des Instituts sowie der Art und Vielfalt der von dem Institut betriebenen Geschäfte. Es erfolgt immer eine Beurteilung des Einzelfalls.

Zudem behandelt das Merkblatt die Kriterien Zuverlässigkeit und Interessenkonflikte detaillierter als bisher.

Zeitliche Verfügbarkeit und Mandatsbegrenzungen

Insbesondere die gesetzlichen Grundlagen im Zusammenhang mit der zeitlichen Verfügbarkeit der Geschäftsleiter wurden mit dem CRDIV-Umsetzungsgesetz und dem Finanzmarktanpassungsgesetz sukzessive verschärft. § 25c KWG fordert von Geschäftsleitern, dass sie ihrer Aufgabe ausreichend Zeit widmen. Dies bedeutet nach der Auffassung der Aufsicht „zum Einen, das Geschäftsleiter unter Berücksichtigung ihrer beruflichen und gesellschaftlichen Verpflichtungen in der Lage sein müssen, für ihre Tätigkeit ausreichend Zeit aufzubringen und zum Anderen, dass sie die erforderliche Zeit auch tatsächlich aufwenden“. Das Erfordernis der ausreichenden zeitlichen Verfügbarkeit besteht immer. Es ist auch unabhängig von den Mandatsbeschränkungen für Geschäftsleiter zu erfüllen. Zudem stellt die BaFin in dem Merkblatt klar, dass ein Geschäftsleiter eines Kreditinstitutes aufgrund des Erfordernisses der zeitlichen Verfügbarkeit in der Regel nur ein Kreditinstitut leiten kann. (S.18)

Mandatsbegrenzungen (§ 25c Abs. 2 KWG) für Geschäftsleiter eines CRR Instituts mit erheblicher Bedeutung

Im Grundsatz gilt: Wer ein Institut leitet, ist durch diese Tätigkeit grundsätzlich von vornherein einer zeitlich starken Belastung ausgesetzt. Daher darf ein Geschäftsleiter (mit bestimmten Ausnahmen) nur seine Tätigkeit als Geschäftsleiter und zusätzlich maximal zwei Mandate als Mitglied eines Verwaltungs-oder Aufsichtsorgans gleichzeitig innehaben (S.20 – § 25c Abs. 2 S 2 Nr. 2 KWG).

Mandatsbegrenzungen für Geschäftsleiter „anderer Institute“

Dazu zählen Geschäftsleitertätigkeiten bei CRR-Institute, die nicht von erheblicher Bedeutung sind sowie Nicht-CRR-Institute. Weitere Geschäftsleitertätigkeiten wie auch die Zahl der Mandate in Verwaltungs- oder Aufsichtsorganen werden bei „anderen Instituten“ einzelfallbezogen von der Aufsicht zugelassen. Dabei sind auch die Art, der Umfang und die Komplexität der Geschäfte des Instituts von Bedeutung.

  • Mandatsprivilegierungen

Für einige Mandate gelten besondere Privilegierungen, d.h. diese zählen als ein Mandat. Das überarbeitete Merkblatt erläutert diese Privilegierungsmöglichkeiten ausführlich anhand von Fallbeispielen. Privilegierungsmöglichkeiten bestehen demnach u.a. für:

  • Mandate, die bei Unternehmen wahrgenommen werden, die derselben Institutsgruppe, Finanzholding-Gruppe oder gemischten Finanzholding-Gruppe angehören (§10a Abs. 1 KWG)
  • Mandate, die bei Unternehmen wahrgenommen werden, die demselben institutsbezogenen Sicherungssystem angehören.
  • Mandate, die bei Unternehmen wahrgenommen werden, an denen das Institut eine bedeutende Beteiligung hält (Eine bedeutende Beteiligung ist das direkte oder indirekte Halten von mindestens 10 % des Kapitals oder der Stimmrechte eines Unternehmens oder eine andere Möglichkeit der Wahrnehmung eines maßgeblichen Einflusses auf die Geschäftsführung dieses Unternehmen § 1 Abs. 9 KWG i. V. m. Art. 4 Abs. 1 Nr. 36 CRR)

Dabei ist weder eine Kumulierung verschiedener Mandatsprivilegierungen möglich, noch eine wechselseitige Anwendung der Mandatsprivilegierungen nach dem KWG und dem VAG. Für jede Bestellung kann stets nur die einschlägige gesetzliche Privilegierung in Anspruch genommen werden, d.h. die Höchstzahl der Aufsichtsmandate beurteilt sich stets getrennt nachdem jeweilig einschlägigen Aufsichtsgesetz (KWG oder VAG). Aufgrund der unterschiedlichen Privilegierungen könnte sich sonst die Konstellation ergeben, dass ein Mandat nach KWG zulässig ist, jedoch nach VAG nicht und umgekehrt.

Weiterhin gibt es eine Ausnahme für Mandate bei Organisationen und Unternehmen, die nicht überwiegend gewerbliche Ziele verfolgen. Diese Mandate werden bei der Begrenzung nicht berücksichtigt. Dieser Anwendungsbereich ist jedoch restriktiv zu verstehen.

Darüber hinaus kann die Aufsicht den Geschäftsleitern im Einzelfall auf Antrag ein weiteres Aufsichtsmandat gestatten.

  • Bestandsschutz für „Altmandate“

Für Mandate, die bereits am 31. Dezember 2013 (und damit vor Inkrafttreten des CRDIV Umsetzungsgesetzes) bestanden haben, gilt ein Bestandsschutz, d.h. diese Mandate dürfen weitergeführt werden. Dies gilt aber nicht für Mandate, die bei einem Institut ausgeübt werden, von dem eine Systemgefährdung ausgehen kann. Geschäftsleiter von systemgefährdenden Instituten genießen explizit keinen Altmandatsschutz (§ 64r Abs. 13 KWG mit Verweis auf § 67 Abs. 2 SAG) Gemäß der Definition in § 67 Abs. 2 SAG setzt die Systemgefährdung nicht voraus, dass eine tatsächliche Bestandsgefährdung nach § 63 Abs. 1 SAG eingetreten ist.

 

Merkblatt zur Kontrolle der Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen gemäß KWG und KAGB

Das KWG hat bereits mit dem CRD IV-Umsetzungsgesetz umfangreiche Regelungen für die Verwaltungs- oder Aufsichtsorgane kodifiziert. Der vorliegende Merkblattentwurf erläutert die aufsichtlichen Anforderungen (Sachkunde, zeitliche Verfügbarkeit etc.) an die Aufsichtsorgane und die mit der Tätigkeit verbundenen Anzeigepflichten.

Sachkundenachweis

In diesem Zusammenhang ist es wichtig hervorzuheben, dass das Aufsichtsorgan in seiner Gesamtheit Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen haben muss, um seine Kontroll- und Überwachungsfunktion sorgfältig ausüben zu können (§ 25d Abs.3 KWG).

Die Zuverlässigkeit, Sachkunde und ausreichende zeitliche Verfügbarkeit beurteilt die BaFin bei der Bestellung des Mitglieds anhand der eingereichten Unterlagen. Die Kriterien müssen nicht nur zum Zeitpunkt der Bestellung, sondern während der gesamten Ausübung des Mandats erfüllt sein. Dies überprüft die BaFin regelmäßig anhand der Berichterstattung des Jahresabschlussprüfers.

Besonderheiten gelten für sogenannte „geborene“ Mitglieder und Vertreter in mitbestimmten Verwaltungs- und Aufsichtsorganen.

Fehlende Sachkunde ist nicht per se ein Ausschlusskriterium für die Überwachungstätigkeit in einem Aufsichtsorgan. Vielmehr wird in dem Merkblatt konkretisiert, dass die notwendigen Kenntnisse durch eine geeignete Fortbildung erworben werden können. Zudem muss das Institut Ressourcen für die Weiterbildung der Organe zur Verfügung stellen.

Zeitliche Verfügbarkeit und Mandatsbegrenzung

Die Regelungen zur Mandatsbegrenzung bei Mitgliedern von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen sind sehr komplex geworden. Insoweit können wir an dieser Stelle nur einen Überblick geben:

Das KWG unterscheidet bei den Mandatsbegrenzungen zwischen CRR-Instituten, die von erheblicher Bedeutung sind und anderen Instituten (zu den Kriterien unser Blog Beitrag: „Gesetz zur Anpassung von Gesetzen auf dem Gebiet des Finanzmarktes – Finanzmarktanpassungsgesetz“ vom 12. August 2014) .

Ein Mitglied eines Verwaltungs-oder Aufsichtsorgans darf – mit bestimmten Ausnahmen – maximal vier Mandate in Verwaltungs-und Aufsichtsorganen gleichzeitig innehaben. Dabei werden Kontrollmandate in allen Unternehmen berücksichtigt, unabhängig davon, ob die Unternehmen unter der Aufsicht der Bundesanstalt stehen oder nicht.

Für die Aufsichtstätigkeit bei anderen Instituten ist eine Obergrenze von fünf Mandaten vorgesehen.

Auf Antrag kann die Aufsicht im Einzelfall ein einziges zusätzliches Mandat genehmigen.

Privilegierung von Mandaten

Auch für Mitglieder von Verwaltungs-oder Aufsichtsorgans gelten verschiedene Privilegierungsmöglichkeiten. Zusätzlich zu den oben bereits dargestellten Erleichterungen bei Mandaten für die Geschäftsleiter, die auch für die Aufsichtsorgane zur Anwendung kommen, sind bestimmte Mandate kommunaler Hauptverwaltungsbeamter von den Mandatshöchstbeschränkungen ausgenommen.

Pflichten des Aufsichtsorgans und Ausschüsse

Konkretisierungen sieht das Merkblatt auch für die Pflichten des Aufsichtsorgans und der Ausschüsse vor. Zunächst bleibt festzuhalten, dass sich die Pflichten des Verwaltungs- oder Aufsichtsorgans aus dem jeweils anzuwenden Gesellschaftsrecht, der Satzung und der Geschäftsordnung ergeben. Darüber hinaus muss die Überwachung der Geschäftsleitung bei Kreditinstituten auch die Einhaltung bankaufsichtsrechtlicher Regelungen umfassen. Die Erörterung der Strategien, der Risiken und der Vergütungssysteme muss umfänglich erfolgen.

Das Verwaltungs- oder Aufsichtsorgan entscheidet selbst darüber, ob die Bildung von Ausschüssen notwendig ist. Die BaFin erlässt dazu keine Vorgaben. Die Entscheidung muss nachvollziehbar und angemessen dokumentiert sein. In regelmäßigen Abständen sollte die Entscheidung vom Aufsichtsorgan selbst hinterfragt und überprüft werden. Darüber hinaus kann die BaFin jederzeit die Bildung eines oder mehrerer Ausschüsse verlangen.

Ausschüsse dürfen nur analog den KWG Vorschriften zusammengelegt werden d.h. Zusammenlegung ist nur für den Risiko- und Prüfungsausschuss erlaubt.

Die Aufgaben der Ausschüsse bestehen darin, das Aufsichtsorgan in seiner Gesamtheit zu beraten und zu unterstützen. Beschlussfassungen obliegen nach dem Entwurf des Merkblatts dem Gesamtgremium. Damit soll aber nicht in gesellschaftsrechtliche Regelungen eingegriffen werden.

Personelle Anforderungen an die Ausschüsse

Ein Ausschuss soll mindestens aus drei Personen bestehen; davon sollte ein Mitglied den Vorsitz im Ausschuss übernehmen. Ausschussmitglieder sollten über die für die jeweiligen Ausschussaufgaben erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen. Damit zwischen den Ausschüssen eine sachgerechte Kommunikation erfolgen kann, sollte mindestens ein Mitglied eines jeden Ausschusses einem weiteren Ausschuss angehören.

Änderungen durch SSM ?

Seit dem 4. November 2014 ist die Europäische Zentralbank zuständige Aufsichtsbehörde für die bedeutenden CRR-Institute. Nach jetzigem Stand ergeben sich für die direkt durch die EZB beaufsichtigten Kreditinstitute keine Änderungen des Anzeigeverfahrens. Die Anzeigen sind unverändert der Bundesanstalt und der Deutschen Bundesbank einzureichen.

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