Finaler Leitfaden der EZB zur Durchführung von Vor-Ort-Prüfungen und Überprüfung interner Modelle

Die Europäische Zentralbank (EZB) hat am 21. September 2018 den finalen Leitfaden zur Vorgehensweise bei Überprüfungen veröffentlicht (Leitfaden für Vor-Ort-Prüfungen und Prüfungen interner Modelle). Dieser Leitfaden definiert die gängige Aufsichtspraxis der EZB und legt die von den Banken und den Prüfungsteams zu befolgenden Grundsätze dar.


Hintergrund

Die EZB-Aufsicht über mittlerweile 119 Institute erfolgt im Rahmen der Verordnung (EU) Nr. 1024/2013 als externe Aufsicht unter anderem mithilfe des Instruments einer Vor-Ort-Aufsicht, um in der Gesamtschau eine detaillierte und gründliche Analyse der Geschäftstätigkeit der beaufsichtigten Institute sicherzustellen. Die Prüfungen sollen eine gründliche Analyse der verschiedenen Risiken, internen Kontrollsysteme, Geschäftsmodelle, und Ansätze bei der Unternehmensführung ermöglichen.
Die grundlegenden Elemente des Leitfadens haben wir im Rahmen des Konsultationsverfahrens in unserem Regulatory Blog Beitrag: „EZB-Leitfadenentwurf für Vor-Ort-Prüfungen und Interne Modelle“ vom 28. August 2017 dargestellt. Der folgende Beitrag befasst sich mit den wesentlichen Änderungen der finalen Fassung gegenüber dem Konsultationsentwurf.

Die wesentlichen Änderungen

Die Änderungen gegenüber dem Konsultationsentwurf betreffen die Zuständigkeiten der beteiligten Prüfungsteams insbesondere im Hinblick auf die Zusammenarbeit der Vor-Ort-Prüfungsteams und der im Rahmen der laufenden Aufsicht eingesetzten Joint Supervisory Teams (JST).

  • Grundsätzlich sind die Vort-Ort-Prüfungsteams unter Leitung des Head of Mission unabhängig von den JST. Sie haben einen eigenen Prüfungsauftrag, kooperieren aber mit den JST, die z.B. auf Grundlage der Prüfungsfeststellungen Empfehlungen erarbeiten können bzw. im Anschluss an die Prüfung Maßnahmen zur Mängelbeseitigung oder Aufsichtsmaßnahmen weiterverfolgen. Vorab wird in enger Zusammenarbeit mit dem zuständigen JST ein Prüfungsmemorandum erstellt, dass die Grundlagen, den Gegenstand und die Ziele der Prüfung festhält.
  • Eine grenzüberschreitende Zusammenarbeit, auch mit Nicht-EU Mitgliedern, ist bei entsprechenden Vereinbarungen und Zustimmungen der jeweiligen Aufsichtsbehörden möglich.
  • Weitere Klarstellungen beziehen sich auf die Zusammensetzung der Prüfungsteams: Beispielsweise können unterstützend auch externe Berater können unter Beachtung der strikten Geheimhaltungspflichten entsprechend der EZB-Anforderungen einbezogen werden.

Zudem werden die Erwartungen an die Kooperation des zu prüfenden Rechtssubjekts deutlicher herausgestellt und in diesem Zusammenhang auch die Kompetenzen der Prüfungsteams betont:

  • Prüfungsteams haben z.B. das Recht schriftliche und mündliche Erläuterungen einzuholen, wenn dies für die Untersuchung hilfreich ist. Bei Meetings zur Strategie oder operativen Politik mit dem Prüfungsteam wird erwartet, dass Führungskräfte oder Vertreter auf ausreichend hoher Ebene anwesend sind. Dies gilt insbesondere für Kick-off Meetings: entweder das für den zu prüfenden Bereich zuständige Mitglied des Vorstands (mit Leitungsfunktion) oder der zuständige leitende Mitarbeiter
  • Die EZB erwartet, dass die Prüfungsteams von den Instituten in Bezug auf Ausstattung, Informationsaustausch, Zugang etc. unterstützt werden. Unter anderem fällt darunter auch der Lesezugriff auf sämtliche maßgeblichen IT-Systeme.

Im Rahmen der Konsultation wurde von Seiten der Institute vor allem der Bedarf geäußert, mehr prüfungsbegleitende Informationen zu erhalten und im Vorfeld über die sich abzeichnenden Prüfungsergebnisse informiert zu werden. Dem trägt die EZB zum Beispiel dadurch Rechnung, dass während der Prüfungsphase soweit erforderlich Statusbesprechungen mit dem Prüfungsteam stattfinden können. Nach Erstellung des Berichtsentwurfs ist vorgesehen, dass die geprüften Banken die Fakten und Feststellungen kommentieren bzw. Stellung nehmen können.

Fazit

Die EZB sieht in den Vor-Ort-Prüfungen eine wirksame Ergänzung Ihrer externen Aufsichtstätigkeit. Für die beaufsichtigten Banken stellt die Vor-Ort Prüfungen das wohl einschneidendste Aufsichtsinstrument dar, welches der EZB zur Verfügung steht: Vor-Ort-Prüfungen werden in den Räumlichkeiten der zu prüfenden Bank durchgeführt. Der Leitfaden formuliert hierfür eine Erwartungshaltung der EZB-Aufsicht an die Kooperation der geprüften Banken. Je nach Umfang und den Zielen einer Prüfung wenden die Teams bei ihrer Arbeit vor Ort unterschiedliche Methoden an. Neben gezielten Interviews oder Befragungen sind auch vertiefte Analysen der Bankinformationen, Datenverifikation, Beobachtungen, Walk-Throughs und Einzelfallprüfungen, z.B. die Analyse einer Stichprobe von Kreditakten oder Geschäftsvorfällen möglich. Danach richten sich die erforderlichen Unterstützungshandlungen vor Ort (Zugriff auf die IT-Systeme der inspizierten Unternehmen, Verfügbarkeit der (mit ausreichenden Befugnissen ausgestatteten) Personen, Vorlage von Unterlagen etc.). Abhängig von der Komplexität der Prüfung können diese Untersuchungen vor Ort sechs bis 16 Wochen dauern. Allein in 2017 hat die EZB mehr als 150 Vor-Ort-Prüfungen bei den von Ihr direkt- beaufsichtigten Banken durchgeführt. Etwa 40% der Prüfungen zielten dabei auf das Kreditrisiko. Stark betroffen waren auch Prüfungsaufträge zu operationellen Risiken einschließlich IT-Risiken sowie zu den immer wichtiger werdenden Governance-Themen und Kapitalausstattung.

Ausblick auf die EZB-Prüftätigkeit im Jahr 2019

Auch im Jahr 2019 werden Vor-Ort-Prüfungen ein wesentliches Instrument der EZB Bankenaufsicht sein: Für das kommende Jahr sind Vor-Ort-Prüfungen beispielsweise zur Untersuchung der Qualität von Engagements in den Anlageklassen Gewerbeimmobilien, Wohnimmobilien und Leveraged Finance angekündigt. Zudem stehen weitere TRIM-Vor-Ort-Prüfungen auf der Agenda der EZB, die sich vor allem auf die Internen Modelle zur Beurteilung der Kreditrisiken, deren Governance und das Datenqualitäts-Management beziehen. Geplanter Fokus sind hier die Engagements gegenüber mittleren und großen Unternehmen sowie Finanzinstituten und Spezialfinanzierungen. Vor-Ort-Prüfungen zur Beurteilung on IT- und Cyberrisiken von Banken stehen ebenfalls für 2019 auf dem Programm der EZB.

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