Neue Guidelines der EBA für die Mitglieder des Managements von Instituten – Suitability of members of the management body and key function holders

Die European Banking Authority (EBA) hat am 22.11.2012 die finalen „Guidelines on the assessment of the suitability of members of the  management body and key function holders of a credit institution (EBA/GL/2012/06)“ veröffentlicht.

Hintergrund

Mitursächlich für die Finanzkrise waren auch Schwächen im Managementsystem (Vorstand und Aufsichtsrat). Insbesondere wurden Defizite bei der Aufsicht und Kontrolle über die Geschäftsleitung identifiziert. Dies hatte zur Folge, dass Banken   übermäßige Risikoexpositionen eingehen konnten. Höhere Anforderungen an die Expertise und Erfahrung an das Management und die Überwachungsfunktion der Aufsichtsorgane sind daher sowohl in der CRD IV als auch in den bereits im September 2011 veröffentlichten EBA Guidelines on Internal Governance  (GL 44) vorgesehen (dazu auch Blog-Beitrag: „CRD IV und Governance – Reformen für Leitungsorgane und Aufsichtsräte der Banken“ vom 29. November 2011). Die jetzt veröffentlichten Guidelines on the assessment of the suitability of members of the management body and key function holders  legen  weitere Einzelheiten für die innerhalb der Institute einzurichtenden Leitlinien und Abläufe zur Beurteilung der Eignung von Mitgliedern des Managements und die laufende Überwachung fest.

Anwendungsbereich

Die Guidelines finden sowohl auf das „operative Management“ als auch auf das „Management in der Überwachungsfunktion“ Anwendung. Übertragen auf die nationale Ebene  betreffen die Guidelines  die Geschäftsleitung/Vorstand und auch  die Überwachungsorgane, d.h. Aufsichtsrat oder Verwaltungsrat. Zudem werden die sogenannten „key function holders“ erfasst, die – ohne Mitglied des Managements zu sein – bedeutenden Einfluss auf das Institut haben, wie zum Beispiel als Leiter bedeutender Geschäftsfelder oder Niederlassungen oder in Ausübung interner Kontrollfunktionen. Damit soll sichergestellt werden, dass alle Risikoentscheidungen des Instituts einer angemessenen Überwachung unterliegen.

Der  Anwendungsbereich der Guidelines erstreckt sich auch auf „financial holding companies“ und „mixed financial holding companies„. „Investment firms“ dagegen sind hier ausgenommen, da die MiFID Regelungen eigene Bestimmungen für die Eignungsprüfung bei Investmentfirmen vorsieht. Hier werden seitens der ESMA entsprechende Standards festgelegt werden.

Die Guidelines beschreiben die Erwartungshaltung der Aufsicht an interne Richtlinien und Regelungen zur Einschätzung der laufenden Erfüllung der Anforderungen an die Entscheidungsträger. Daneben legen sie auch die Aufgaben der jeweiligen nationalen Aufsichtsbehörden fest.

Die wesentlichen Inhalte der Guidelines

Assessment – Prüfung und Prozesse innerhalb des Instituts

Die Prüfung der Angemessenheit der Eignung sollte vor Ernennung der Mitglieder von Vorstand/Aufsichtsrat/Verwaltungsrat erfolgen. In den Instituten müssen entsprechende Prozesse (schriftlich) festgelegt werden. Unter anderem müssen die Leitlinien innerhalb des Instituts die Verantwortlichkeiten für die Prüfung festlegen, die erforderlichen Fähigkeiten und Kompetenzen für Managementfunktionen definieren sowie den Informationsfluss zwischen Mitgliedern des Managements und des Instituts im Hinblick auf die zu prüfenden   Kriterien regeln. Es sind  die Fälle zu bestimmen, in denen eine erneute Überprüfung der Reputation und Eignung erforderlich wird sowie die entsprechenden institutsinternen Handlungsoptionen im Falle eines negativen Ergebnisses aufzuzeigen. 

Suitability – Wer ist geeignet?

Nach den Guidelines stützt sich die Eignung von Mitgliedern des Managements auf zwei Aspekte: Reputation und Erfahrung. Das gesamte Management eines Kreditinstituts muss eine gute Reputation haben. Die entsprechenden Fähigkeiten und Erfahrungen können hingegen je nach tatsächlicher Funktion des Einzelnen variieren.  Bestehen Zweifel an der Reputation oder den Erfahrungen, muss das Institut dies überprüfen. Das Institut muss sicherstellen, dass diese beiden Kriterien laufend erfüllt sind.

Anforderungen an die Reputation

Die Guidelines (para. 13-15)  stellen einen Katalog von Kriterien auf, die ein Institut zur Beurteilung der Reputation heranziehen kann. Beurteilt wird nach dem persönlichen Verhalten und dem Geschäftsgebaren: Beides muss gewährleisten, dass eine sorgfältige und einwandfreie Führung des Unternehmens möglich ist.  Zweifel an der einwandfreien Reputation rufen insbesondere strafrechtliche Verfahren im Zusammenhang mit Verstößen gegen Wirtschafts- und Steuergesetze hervor. Zu berücksichtigen ist auch die sogenannte „past and present business performance „: persönliche und geschäftliche Insolvenz fallen darunter, aber auch die bisherige Kooperation mit Aufsichtsbehörden.

Erfahrungen und Kenntnisse

Theoretische Kenntnisse und praktische Erfahrungen, die der jeweiligen Funktion – operativ oder als Aufsichtsorgan – angemessen sind, sind die wichtigste Voraussetzung. Insbesondere die praktische Erfahrung im Zusammenhang mit den anfallenden Aufgaben wird betont, wobei eine Gesamtbetrachtung durchzuführen ist, die sich auf unterschiedliche Aspekte, wie zum Beispiel die Komplexität der Aufgaben, die Unternehmensgröße oder  die Dauer der Tätigkeit stützt.

Governance

Die Zusammensetzung des Management-/Aufsichtsorgans insgesamt ist ebenfalls zu prüfen. Hier sind auch die in den „Guidelines on internal Governance“ festgelegten Anforderungen im Hinblick auf die Diversifikation zu berücksichtigen. Weitere Aspekte, die im Zusammenhang mit Governance Kriterien zu berücksichtigen sind, betreffen die Unabhängigkeit der Mitglieder von Management/Aufsichtsorgan, Interessenkonflikte sowie ausreichend Zeit für die übernommenen Aufgabe (para. 15).

Assessment durch die nationale Aufsichtsbehörde

Die Guidelines regeln auch die Prüfungsprozesse durch die jeweilige nationale Aufsichtsbehörde. Zunächst muss auf der Ebene der nationalen Aufsicht ein Meldeprozess implementiert werden, der die Information der Aufsichtsbehörde bei Benennung von Mitgliedern des Leitungsorgans/Aufsichtsorgans sicherstellt. Die Guidelines definieren hierfür einen Katalog von relevanten Informationen, die das Institute der Behörde zur Verfügung stellen soll (Annex I). Bei der Eignungsprüfung durch die Aufsichtsbehörde sind im Grunde die gleichen Kriterien wie bei der Prüfung durch die Institute heranzuziehen, allerdings können die Aufsichtsbehörden eine andere Gewichtung vornehmen bzw. andere Prioritäten setzen.

Sanktionen und Maßnahmen

Fällt die Prüfung negativ aus, d.h. sind die Kandidaten nicht geeignet im Sinne der Guidelines, sollen sie nicht benannt werden. Schwieriger wird es allerdings dann, wenn die Eignung aufgrund besonderer Umstände später, d.h. nach Bestellung wegfällt. Dann sollen Institute entsprechend reagieren können. Als mögliche Maßnahmen sehen die Guidelines Nachschulungen oder Umbesetzungen bis hin zu Ersetzung von Vorstands-/Aufsichtsrats-Mitgliedern vor.

Umsetzungsfrist

Bis zum 22. Mai 2013 müssen die jeweiligen nationalen Aufsichtsbehörden der EBA mitteilen, ob sie die Guidelines erfüllen.

Und in den nationalen Regelungen ?

Im Rahmen des KWG dürfte die Umsetzung der Guidelines keine allzu große Herausforderung bedeuten. Es besteht eine Anzeigepflicht für die Bestellung eines Geschäftsleiters sowie für Mitglieder des Verwaltungs- und Aufsichtsorgans (§ 24 KWG), wobei Angaben zur Qualifikation gemacht werden müssen.  

Im Rahmen des Gesetzes zur Stärkung der Finanzmarktaufsicht wurde in Deutschland insbesondere die Kontrolle der Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen verstärkt. Aktuell hat die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) ihr Merkblatt zur „Kontrolle der Mitglieder  von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen gemäß KWG und VAG“ überarbeitet.

Die Pflicht, laufend die Eignung der Mitglieder von Leitungs- und Aufsichtsorganen sicherzustellen, könnte für die Institute eine größere Herausforderung bedeuten. Institute müssen  bereits im Vorfeld bestimmen, wann eine erneute Überprüfung erforderlich ist. Hierzu muss gleichzeitig auch zuverlässiger Informationsfluss sichergestellt werden, damit dem Institut die Tatsachen, die eine erneute Überprüfung erforderlich machen, auch bekannt werden. Entsprechende Informations-Prozesse, die effektiv und zuverlässig sind, dürften bisher nicht in allen Instituten eingerichtet sein.

Zur Eignung der sogenannten „key function holders“ gibt es bislang kaum nationale Vorgaben. Die Guidelines beziehen jedoch auch diese Mitarbeitergruppe in den Anwendungsbereich mit ein. Formale Prozesse, die deren Eignung bei Benennung und dann auch fortlaufend überprüfen, werden noch nicht in allen Häusern implementiert sein.

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