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EZB – Bericht des SSM zu Governance und Risikobereitschaft

Die Europäische Zentralbank (EZB) hat am 21. Juni 2016 die Ergebnisse ihrer thematischen Überprüfung zu Governance und Risikobereitschaft bei allen Leitungsorganen bedeutender Institute des Euroraumes veröffentlicht. Diese Veröffentlichung gibt eine Bestandsaufnahme im Hinblick auf die Umsetzung der Grundsätze des Single Supervisory Mechanism (SSM) wieder.

Der Bericht umfasst zwei Teile: Teil I behandelt die Governance (Organisation, Zusammensetzung, Diskussionskultur und Dokumentation der Entscheidungsprozesse), Teil II die Ausgestaltung und Umsetzung des Rahmens für die Risikobereitschafts (Risk Appetite Framework (RAF). (Zu den Ergebnissen der Überrüfung der Risikobereitschaft verweisen wir auf den Risk Blog Beitrag: „Erklärung der EZB-Bankenaufsicht zur internen Governance und zum Risikoappetit„).

 Hintergrund

 Die interne Governance und das Risikomanagement eines Instituts sind zentrale Aspekte im Rahmen des Single Supervisoy Mechanism (SSM). Die Beurteilung der Funktionsweise der internen Führungsstrukturen und der internen Kontrollen spielt im jährlichen aufsichtlichen Überprüfungs- und Bewertungsprozess (Supervisory Review and Evaluation Process – SREP) eine wichtige Rolle (dazu auch Regulatory Blog Beitrag: „Update zu den Finalen Guidelines for the SREP“ vom 06. Februar 2016).

Auswirkungen

Der Bericht hat keine unmittelbaren Auswirkungen auf die Institute. Er zeigt jedoch die aufsichtlichen Erwartungen der EZB gegenüber den bedeutenden Instituten auf und gibt Empfehlungen und Unterstützung für “good“ Governance-Praktiken. Dabei orientiert sich die EZB eng an den Standards des Baseler Ausschusses für Bankenaufsicht (BCBS) zur Ausgestaltung der Governance (Principles of Good Governance (BCBS 328), siehe dazu auch Regulatory Blog Beitrag: „Guidelines on Corporate Governance Principles for banks“ vom 25. August 2015).

Wesentliche Ergebnisse der Untersuchung

 Zusammensetzung des Leitungsorgans (Board)

Die Zusammensetzung des Leitungsorgans in seiner Aufsichtsfunktion (d.h. Aufsichts- oder Verwaltungsrat) ist ein Schlüsselfaktor für eine effektive Aufgabenerfüllung. Im Rahmen der thematischen Überprüfung wurde untersucht, ob das Leitungsorgan in seiner Gesamtheit im Hinblick auf Wissen, Erfahrung und Diversität in der Lage ist, seinen Überwachungsaufgaben sachgerecht nachzukommen.

  • Größe und Struktur

Eine große Anzahl von Mitgliedern im Leitungsorgan kann einer aktiven Debatten- und Kommunikationskultur entgegenstehen. Institute, bei denen die Größe des Leitungsorgans eine interaktive Diskussion erschwert, sind aufgefordert, intern zu untersuchen, inwieweit dies die Aufgabenerfüllung des Leitungsorgans beeinträchtigt und ggf. entsprechende Maßnahmen ergreifen.

Kleine Leitungsorgane dagegen können die Anforderungen an Diversität bei der Zusammensetzung nicht immer erfüllen. Um einen stärkeren Fokus auf einzelne Spezialbereiche legen zu können, ist die EZB der Ansicht, dass alle bedeutenden beaufsichtigten Gruppen einen separaten Risiko- und Prüfungsausschuss haben sollten. Was die Zusammensetzung und Struktur der Ausschüsse betrifft, folgt die EZB den Leitlinien des BCBS zur Corporate Governance Principles: Risiko- und Prüfungsausschuss sollten klar abgegrenzt, unterschiedlich besetzt sein und jeweils unter einem anderem, unabhängigen Vorsitz stehen.

  • Unabhängigkeit

Die Unabhängigkeit des Leitungsorgans ist wesentlich für seine Aufsichtsfunktion.

Sowohl die formale Unabhängigkeit als auch die von persönlicher Einstellung des Mitglieds geprägte „independence in mind“ sollten in den Instituten gestärkt werden. Formale Unabhängigkeitskriterien basieren auf der nationalen Gesetzgebung. Die EBA hat darüber hinaus Überarbeitung ihrer Leitlinien zur Beurteilung der Eignung von Mitgliedern des Leitungsorgans und von Inhabern von Schlüsselfunktionen (EBA/GL/2012/06) angekündigt.

Eine Personalunion zwischen dem Vorsitzenden des Leitungsorgans und der Funktion des CEO ist zu vermeiden – ein solches „double-hatting“ bedarf der Genehmigung der EZB. Die Erlaubnis wird restriktiv gehandhabt.

Interessenkonflikte, die die Unabhängigkeit der Entscheidungen der Organmitglieder beeinträchtigen könnten sollten nicht bestehen. Als Teil der laufenden Überwachung innerhalb des SSM werden die Joint Supervisory Teams auch prüfen, ob die Institute einen entsprechenden Rahmen festgelegt haben, um mit potentiellen Interessenkonflikte sachgerecht umzugehen bzw. diese zu vermeiden.

  • Kollektives Fachwissen und Diversität

Das Leitungsorgan muss im Kollektiv das erforderliche bankspezifische Fachwissen besitzen. Die Überprüfung hat ergeben, dass insbesondere in den Bereichen IT und Accounting in den beaufsichtigten Instituten die erforderliche Expertise im Leitungsorgan nicht immer ausreichend gegeben ist. Diese Wissenslücken zu identifizieren und Abhilfe zu schaffen ist eine wesentliche Aufgabe des Nominierungsausschusses. Empfehlenswert ist nach Ansicht der EZB, bei der Nominierung von Mitgliedern des Leitungsorgans bereits die künftige Geschäftsentwicklung und –ausrichtung zu berücksichtigen. Mit zusätzlichen umfassenden und maßgeschneiderten Trainingsprogramme sollten Wissenslücken geschlossen bzw. Fachkenntnisse aktualisiert werden.

  • Nachfolgeplanung

Fehlende oder unzureichende Nachfolgeplanung gefährdet die Ausübung der Aufsichtsfunktion vor allem dann, wenn spezielles Fachwissen des Gremiums bei einigen wenigen Mitgliedern konzentriert ist und ein häufiger Wechsel der Organmitglieder erfolgt oder mehrere Organmitglieder gleichzeitig ausscheiden. Die EZB erwartet, dass in den Instituten für die Nachfolgeplanung Prozesse existieren, die unter anderem die Folgen eines gleichzeitigen Ausscheidens mehrerer Mitglieder abfedern können. Es wird daher empfohlen, Anforderungsprofile für Organmitglieder im Vorhinein festzulegen oder eine Liste potentieller Nachfolgekandidaten zu führen.

Funktionsweise des Leitungsorgans

Die Qualität der internen Diskussion und die Fähigkeit der Leitungsorganmitglieder zur unabhängigen und kritischen Auseinandersetzung mit der operativen Geschäftsleitung sieht die EZB in der Mehrheit der Institute als verbesserungswürdig an. Dies kann nach ihrer Meinung durch verschiedene Maßnahmen erreicht werden.

  • Organisation des Leitungsorgans

Die interne Diskussionskultur wird zum einen durch die Häufigkeit der Sitzungen gefördert. Leitungsorgan und bedeutende Ausschüsse sollten regelmäßig und ausreichend lange tagen. Empfehlenswert ist zum Beispiel ein Turnus von 6-8 Sitzungen im Jahr für den Risiko- und Prüfungsausschuss bei größeren Instituten bzw. vierteljährliche Treffen bei kleineren Instituten. Eine intensive Vorbereitung der Mitglieder auf die Sitzungen ist unerlässlich für eine aktive und kritische Debatte. Die Vorabinfomation der Mitglieder muss rechtzeitig erfolgen – eine Frist von mindestens fünf Arbeitstagen hält die EZB für sinnvoll.

Bei der Festlegung der Sitzungsagenda erwartet die EZB eine deutlich proaktivere Rolle der Organmitglieder. Insbesondere soll das Leitungsorgan sicherstellen, dass ein umfassendes Themenspektrum in Abhängigkeit von Größe, Komplexität, Geschäftsmodell und Risiko des Instituts zur Sprache kommt. Eine auf das Sitzungsjahr ausgerichtete und gleichzeitig regelmäßige aktualisierte Themenplanung unterstützt dies. Ein Informationsgefälle zwischen den einzelnen Mitgliedern verhindert die Interaktion im Leitungsorgan. Entsprechend empfiehlt die EZB, allen Mitgliedern Zugang zu den in den Ausschüssen diskutierten Informationen zu gewähren.

Das zeitliche Engagement der Organmitglieder ist für die EZB eine wichtige Voraussetzung für eine aktive Wahrnehmung der Aufsichtsfunktion und wird im Rahmen des SREP aktiv von ihr überwacht werden.

  •  Interaktion zwischen den Leitungsorganmitgliedern

Ein Machtgefälle zwischen den einzelnen Mitgliedern des Leitungsorgans steht einer offenen Diskussion und damit einer erfolgreichen Aufsicht entgegen. Die EZB sieht hier den Vorsitzenden des Leitungsorgans in besonderer Verantwortung: Seine Aufgabe sollte sein, kritische Diskussionen zu fördern und die Mitglieder zu ermutigen, auch abweichende Meinungen zu vertreten.

  • Qualität der Dokumentation

Entscheidungen zum Geschäftsmodell oder zum Risikomanagement können im Board nur auf der Grundlage richtiger und umfassender Informationen getroffen werden.

Die EZB sieht Verbesserungsbedarf bei der Prägnanz und Eindeutigkeit der Dokumentation, bei den Auswirkungen von aggregierten Daten auf die Qualität der Risikoreports und bei der Detailtiefe der Sitzungsprotokolle.

Auch sehr technisch/fachlich relevante Inhalte sollten maßgeschneidert für die Bedürfnisse des Leitungsorgans aufbereitet werden (z.B. mit ergänzenden Zusammenfassungen, Herausstreichen der Risiken, Möglichkeiten, Kosten-Nutzen Analysen etc.).

Aus der Dokumentation sollte klar hervorgehen, welche Themen in den Sitzungen behandelt wurden, welche Empfehlungen getätigt und welche Entscheidungen getroffen bzw. welche abweichenden Meinungen kundgetan wurden.

  • Beaufsichtigung der internen Kontrollfunktionen

Die Überprüfung hat gezeigt, dass die Aufsicht des Leitungsorgans über die internen Kontrollfunktionen (Risikomanagement Funktion, Compliance, Interne Revision) weiter gestärkt werden muss. Das betrifft sowohl die regelmäßige Berichterstattung durch die internen Kontrollfunktionen als auch die Einbindung des Leitungsorgans bei der Einschätzung der Wirksamkeit der internen Kontrollfunktionen. Wichtig ist hierfür der direkte Zugang des Aufsichtsorgans zu den jeweiligen Leitern der Kontrollfunktionen. Direkte Berichtswege der Kontrollfunktionen an das Leitungsorgan sowie eine regelmäßige Berichterstattung (ggf. deutlich häufiger als einmal im Jahr) unterstützen dies ebenfalls.

Fazit

Die im Rahmen der Überprüfung formulierten Anforderungen an die Leitungsorgane sind nicht neu, sondern sind bereits jetzt Bestandteil der Prüfungsprozesse der Bankaufsichtsbehörden sowohl auf europäischer wie internationaler Ebene. Allerdings wird man davon ausgehen können, dass die EZB immer genauer darauf achtet, ob die bankinterne Überwachung funktioniert. Die aus dem Bericht folgenden Anforderungen an das Leitungsorgan können auf die einfache Formel gebracht werden: „supervisory boards have to be independent and intrusive; they have to be impartial and, at times, troublesome; they have to ask questions and they have to exert judgement. Eventually, they have to become an independent voice that is heard by senior management.” (Enhanced dialogue between Boards and Supervisors: Towards a sound governance framework, Speech by Danièle Nouy, Chair of the Supervisory Board of the SSM)

Guidelines on Corporate Governance Principles for banks

Das Basel Committee on Banking Supervision (BCBS) hat am 08. Juli 2015 die finalen Guidelines on Corporate Governance Principles for banks (BCBS 328) veröffentlicht. Mit diesen Grundsätzen soll ein Rahmen geschaffen werden, innerhalb dessen Banken und Aufseher Risikomanagement und Entscheidungsfindung transparent und zuverlässig gestalten, um das öffentliche Vertrauen in die Sicherheit und Zuverlässigkeit des Bankensystems zu stärken.

Hintergrund

Die Grundsätze sollen die Mitglieder der Aufsichts-/Verwaltungsorgane, Senior Management, Inhaber von Kontrollfunktionen und nationale Aufseher bei ihrer Aufgabenerfüllung leiten. Bereits 2010 hatte das BCBS erstmals “Principles for enhancing corporate governance“ (BCBS 176) veröffentlicht. Eine Überprüfung der Risk Governance durch den Financial Stability Board (FSB) in 2013 zeigte, dass trotz vielfältiger Maßnahmen der Institute und nationalen Aufsichtsbehörden noch Verbesserungs- und Handlungsbedarf bei der Etablierung wirksamer Governance-Regeln besteht.

Die jetzt erfolgte Überarbeitung hat zum einen das Ziel, die kollektive Verantwortlichkeit des Überwachungsorgans (board) für die Wahrnehmung der Überwachung und die Beherrschung des Risikos zu stärken. Zum anderen werden die Schlüsselfaktoren einer effektiven Risk Governance betont: Risikokultur, Risikoappetit und deren Beziehung zur Risikotragfähigkeit der Bank. Die insgesamt 13 Grundsätze decken darüber hinaus die Schlüsselfunktionen einer stabilen Governance ab und grenzen die spezifischen Rollen der Überwachungsfunktion, des Risikoausschusses sowie der Management- und Kontrollfunktionen (einschließlich CRO und Interner Revision) deutlicher gegenüber der Vorversion voneinander ab.

Die Verantwortungsbereiche und Aufgaben der Beteiligten sind im deutschen Bankaufsichtsrecht vor allem im KWG und in den MaRisk geregelt. Im Folgenden werden daher nur einige Teilaspekte der Grundsätze für die Corporate Governance der Banken aufgegriffen.

Stakeholder versus Shareholder

Mit den Grundsätzen sollen die Interessen der verschiedenen Stakeholder im Einklang mit dem öffentlichen Interesse auf nachhaltiger Basis geschützt werden. Dabei steht der Einlegerschutz an erster Stelle und damit explizit vor den Interessen der Anteilseigner.

Überwachungsorgan/board (Principles 1-3)

  • Gesamtverantwortung

Die Gesamtverantwortung des Überwachungsorgans ist umfassend. Das gilt insbesondere für die Genehmigung und Überwachung folgender Bereiche: Geschäftsstrategie, wirtschaftliche Lage, wichtige Personalentscheidungen, interne Organisation, Governance-Strukturen und –Praktiken sowie Pflichten des Risikomanagements, der Compliance Funktion und der Interne Revision. Die Wahrnehmung der Gesamtverantwortung durch das Überwachungsorgan erfolgt unter Beachtung von Sorgfalts- und Loyalitätspflicht („duty of care“ /„duty of loyalty“) gegenüber der Bank. Verantwortungsvolles und ethisches Verhalten wird als besonders wichtig für die Risikokultur der Bank angesehen (Tone at the Top). In diesem Zusammenhang wird explizit das sog. „conduct risk“ herausgestellt. Das conduct risk als Ausprägung des Operationalen Risikos ist bereits Bestandteil des Supervisory Review Process SREP (zum Thema auch unser Blog Beitrag: „Update zu den Finalen Guidelines for the SREP“ vom 06. Februar 2015). Ein Fehlverhalten kann hierbei zum Beispiel aus missbräuchlichen Verkäufen von Finanzprodukten, Gesetzesverstößen oder Finanzmarktmanipulationen (Manipulation von LIBOR- oder Fremdwährungskursen etc.) resultieren. Hierbei umfasst die Verantwortung des Überwachungsorgans die Festlegung, welche Verhaltensweisen nicht akzeptabel sind bzw. als Fehlverhalten zu werten sind. Durch einen “Code of ethics” bzw. “Code of conduct” soll eine Atmosphäre von Ehrlichkeit und Eigenverantwortlichkeit gegenüber den Kunden und Anteilseignern gefördert werden.

Ein wichtiger Aspekt der Gesamtverantwortung ist die Festlegung des Rahmens für die Risk Governance und die damit verbundene verbindliche Formulierung der Risikobereitschaft (risk appetite statement / RAS). Neben qualitativen und quantitativen Aspekten beinhaltet das RAS die Festlegung auf die Risikoarten und –limite, die die Bank bereit ist, einzugehen, sowie die Einbettung dieser Risikotoleranz in die täglichen strategischen Entscheidungen.

  • Qualifikation und Zusammensetzung des Überwachungsorgans

Voraussetzung für die Tätigkeit ist die entsprechende Qualifikation: Die Mitglieder des Überwachungsorgan müssen zuverlässig und unabhängig sein sowie über ausreichend Zeit und die erforderliche Sachkunde verfügen. Die einzelnen Mitglieder sollen eine individuelle Grundhaltung haben, die die Kommunikation, Zusammenarbeit und kritische Auseinandersetzung bei Entscheidungen erleichtert.

Mandatsbegrenzungen, wie sie in § 25d KWG explizit vorgesehen sind, enthalten die Grundsätze jedoch nicht (zum Ganzen auch Blog-Beitrag: „Neue Merkblätter zu den Anforderungen an Geschäftsleiter und Aufsichtsrat“ vom 12. März 2015).

  • Struktur und Organisation

Das Überwachungsorgan soll sich eine eigene Struktur geben, die es in die Lage versetzt, seine Aufsichtsfunktion und -verantwortung sachgerecht auszuüben, dazu gehört auch bei Bedarf die Einrichtung von verschiedenen Ausschüssen (Prüfungsausschuss, Risikoausschuss, Vergütungsausschuss, Nominierungsausschuss, Complianceausschuss). Diese Strukturen sollen regelmäßig überprüft werden.

Risiko Management Funktion/ Chief Risk Officer (CRO) (Principle 6)

Große Bedeutung wird der Leitung der Risikomanagementfunktion zugeschrieben. Vor allem bei großen und komplexen international tätigen Banken soll ein CRO benannt werden: Er verantwortet das unternehmensweite Risikomanagement und unterstützt das Überwachungsorgan bei seinen Aufgaben im Hinblick auf die Risikokontrolle. Nach den BCBS-Grundsätzen handelt es sich hierbei um eine Leitungsfunktion, die exklusiv und unabhängig ausgeübt werden sollte. Das entspricht schon den bisherigen nationalen MaRisk-Vorgaben. Entsprechend sind auch Aufgaben wie „chief operating officer, CFO, chief auditor oder andere senior manager Aufgaben“ unvereinbar mit dem Amt des CRO.

Compliance Function (Principle 9)

Zu den Aufgaben des Überwachungsorgans zählt auch die Überwachung des Managements des Compliance Risikos der Bank. Die unabhängige compliance function als „zweite Verteidigungslinie“ soll dafür sorgen, dass die Bank mit Integrität und unter Beachtung der anzuwendenden Gesetze, Verordnungen und internen Regeln handelt. Die Einrichtung der compliance function obliegt der Geschäftsleitung, die durch die compliance function bezüglich der Einhaltung und Umsetzung der rechtlichen Regelungen und Vorgaben unterstützt und beraten wird. Die compliance function soll unabhängig vom Management sein. Die Grundsätze sehen (should) eine direkte Berichtspflicht der compliance function an das Überwachungsorgan vor.

In Deutschland ist gemäß den MaRisk die Compliance Funktion der Geschäftsführung unterstellt. Die Compliance Funktion ist unmittelbar gegenüber der Geschäftsleitung berichtspflichtig – die Berichte werden zudem an das Überwachungsorgan weitergeleitet.

Interne Revision/ Internal Audit (Principle 10)

Als “dritte Verteidigungslinie” muss die interne Revision kompetent und unabhängig agieren, um ihre Aufgaben – Prüfung der Qualität und Angemessenheit des internen Kontrollsystems, des Risikomanagements und der Governancesysteme und –prozesse – zu erfüllen.

Die Kommunikation zwischen Überwachungsorgan und interner Revision ist ein Schwerpunkt der BCBS-Grundsätze: Die hauptsächliche Berichtslinie soll zwischen Interner Revision und dem Überwachungsorgan (bzw. Prüfungsausschuss) bestehen.

Dagegen spiegeln die derzeitigen Regelungen der MaRisk die gesellschaftsrechtliche „Two Tier“ Struktur in Deutschland mit Aufsichts-/Verwaltungsrat und Vorstand wider. Daher existiert derzeit die direkte Berichtspflicht der Internen Revision gegenüber der Geschäftsleitung (MaRisk AT 4.4.3, Tz 2). Allerdings besteht auch hier ein direktes Informationsrecht des Vorsitzendes des Risikoausschusses oder, falls keiner gebildet wurde, des Aufsichtsratsvorsitzenden gegenüber der Internen Revision, wobei die Geschäftsleitung hierüber zu unterrichten ist. Die Rolle der Internen Revision gewinnt im Rahmen der BCBS-Grundsätze an Bedeutung. Das zeigt sich daran, dass ein Wechsel an der Spitze des Internen Revision öffentlich zu machen ist; die Gründe für den Wechsel soll die Bank mit der Aufsichtsbehörde diskutieren.

Die Rolle der Aufsicht (Principle 13)

Die Aufsicht bewertet, wie das Überwachungsorgan und die Geschäftsleitung ihre Aufgaben im Hinblick auf die Anwendung einer wirksamen Corporate Governance erfüllen. Wesentlicher Aspekt bei der Überprüfung durch die Aufsicht ist die regelmäßige Kommunikation mit der Bank (Überwachungsorgan und Geschäftsleitung), was sich auch auf die wichtigsten Positionen der Corporate Governance-Organisation der Bank (Interne Revision, Risiko Management Funktion, Compliance Funktion) bezieht. Offener Dialog durch geplante und ad-hoc Gesprächstermine soll die Einbindung der Aufsicht unterstützen.

Fazit

Die Anforderungen an die Ausgestaltung der Corporate Governance, die im Rahmen der BCBS-Grundsätze erläutert werden, entsprechen im Wesentlichen den bisher im KWG und in den Mindestanforderungen an das Risikomanagement festgelegten Strukturen. Im Hinblick auf die Ausübung der Aufsichtsfunktion werden durch § 25d KWG und die dort explizit aufgezählten Mandatsbeschränkungen die Anforderungen an die sog. duty of care näher konkretisiert.

Dagegen sehen die BCBS-Grundsätze eine engere Anbindung der Schlüsselfunktionen an das Überwachungsorgan vor. Das betrifft insbesondere die „Internal Audit Function“, deren Berichte ungefiltert an das Überwachungsorgan geliefert werden sollen.

Neue Merkblätter zu den Anforderungen an Geschäftsleiter und Aufsichtsrat

Am 20. Januar 2015 hat die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) die Entwürfe neuer Merkblätter zur Prüfung der fachlichen Eignung, Zuverlässigkeit und zeitlichen Verfügbarkeit von Geschäftsleitern sowie zur Kontrolle der Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen veröffentlicht.

Hintergrund

Mit dem CRDIV- Umsetzungsgesetz sowie dem Gesetz zur Anpassung von Gesetzen auf dem Gebiet des Finanzmarktes wurden zahlreiche Änderungen im KWG eingeführt, vor allem im Hinblick auf die Anforderungen an Geschäftsleiter und Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen (dazu auch unser Blog Beitrag „Gesetz zur Anpassung von Gesetzen auf dem Gebiet des Finanzmarktes – Finanzmarktanpassungsgesetz“ vom 12. August 2014). Hinzu kommt, dass die Empfehlungen der Europäischen Bankaufsichtsbehörde „EBA-Leitlinien zur Internen Governance“ (GL44) vom 27.09.2011 und die „EBA-Leitlinien zur Beurteilung der Eignung von Mitgliedern des Leitungsorgans und von Inhabern von Schlüsselfunktionen“ vom 22.11.2012 national umgesetzt wurden.

Aus diesen geänderten Anforderungen an Geschäftsleiter und Verwaltungs-/Aufsichtsratsmitgliedern ergibt sich ein Anpassungsbedarf der bisherigen Merkblätter (mit Stand von 2013). Erstmals enthält das Merkblatt nicht nur die KWG-relevanten Anforderungen, sondern darüber hinaus auch die Besonderheiten nach ZAG einerseits und KAGB andererseits. Für die Anforderungen nach dem VAG wird die BaFin zukünftig eigene Merkblätter herausgeben. Damit soll den Besonderheiten der jeweiligen gesetzlichen Grundlagen Rechnung getragen werden.

Im folgenden Beitrag sollen wichtige materielle Anforderungen aus den Merkblattentwürfen näher erörtert werden.

Merkblatt zur Prüfung der fachlichen Eignung, Zuverlässigkeit und zeitlichen Verfügbarkeit von Geschäftsleitern

Die Überarbeitung konkretisiert die Anforderungen der Aufsicht an die fachliche Eignung der Geschäftsleiter. Die Anforderungen umfassen die theoretischen und praktischen Kenntnisse der betreffenden Geschäfte sowie die Leitungserfahrung der zu beurteilenden Person. Die Einschätzung der fachlichen Eignung durch die Aufsicht orientiert sich an der Größe und Struktur des Instituts sowie der Art und Vielfalt der von dem Institut betriebenen Geschäfte. Es erfolgt immer eine Beurteilung des Einzelfalls.

Zudem behandelt das Merkblatt die Kriterien Zuverlässigkeit und Interessenkonflikte detaillierter als bisher.

Zeitliche Verfügbarkeit und Mandatsbegrenzungen

Insbesondere die gesetzlichen Grundlagen im Zusammenhang mit der zeitlichen Verfügbarkeit der Geschäftsleiter wurden mit dem CRDIV-Umsetzungsgesetz und dem Finanzmarktanpassungsgesetz sukzessive verschärft. § 25c KWG fordert von Geschäftsleitern, dass sie ihrer Aufgabe ausreichend Zeit widmen. Dies bedeutet nach der Auffassung der Aufsicht „zum Einen, das Geschäftsleiter unter Berücksichtigung ihrer beruflichen und gesellschaftlichen Verpflichtungen in der Lage sein müssen, für ihre Tätigkeit ausreichend Zeit aufzubringen und zum Anderen, dass sie die erforderliche Zeit auch tatsächlich aufwenden“. Das Erfordernis der ausreichenden zeitlichen Verfügbarkeit besteht immer. Es ist auch unabhängig von den Mandatsbeschränkungen für Geschäftsleiter zu erfüllen. Zudem stellt die BaFin in dem Merkblatt klar, dass ein Geschäftsleiter eines Kreditinstitutes aufgrund des Erfordernisses der zeitlichen Verfügbarkeit in der Regel nur ein Kreditinstitut leiten kann. (S.18)

Mandatsbegrenzungen (§ 25c Abs. 2 KWG) für Geschäftsleiter eines CRR Instituts mit erheblicher Bedeutung

Im Grundsatz gilt: Wer ein Institut leitet, ist durch diese Tätigkeit grundsätzlich von vornherein einer zeitlich starken Belastung ausgesetzt. Daher darf ein Geschäftsleiter (mit bestimmten Ausnahmen) nur seine Tätigkeit als Geschäftsleiter und zusätzlich maximal zwei Mandate als Mitglied eines Verwaltungs-oder Aufsichtsorgans gleichzeitig innehaben (S.20 – § 25c Abs. 2 S 2 Nr. 2 KWG).

Mandatsbegrenzungen für Geschäftsleiter „anderer Institute“

Dazu zählen Geschäftsleitertätigkeiten bei CRR-Institute, die nicht von erheblicher Bedeutung sind sowie Nicht-CRR-Institute. Weitere Geschäftsleitertätigkeiten wie auch die Zahl der Mandate in Verwaltungs- oder Aufsichtsorganen werden bei „anderen Instituten“ einzelfallbezogen von der Aufsicht zugelassen. Dabei sind auch die Art, der Umfang und die Komplexität der Geschäfte des Instituts von Bedeutung.

  • Mandatsprivilegierungen

Für einige Mandate gelten besondere Privilegierungen, d.h. diese zählen als ein Mandat. Das überarbeitete Merkblatt erläutert diese Privilegierungsmöglichkeiten ausführlich anhand von Fallbeispielen. Privilegierungsmöglichkeiten bestehen demnach u.a. für:

  • Mandate, die bei Unternehmen wahrgenommen werden, die derselben Institutsgruppe, Finanzholding-Gruppe oder gemischten Finanzholding-Gruppe angehören (§10a Abs. 1 KWG)
  • Mandate, die bei Unternehmen wahrgenommen werden, die demselben institutsbezogenen Sicherungssystem angehören.
  • Mandate, die bei Unternehmen wahrgenommen werden, an denen das Institut eine bedeutende Beteiligung hält (Eine bedeutende Beteiligung ist das direkte oder indirekte Halten von mindestens 10 % des Kapitals oder der Stimmrechte eines Unternehmens oder eine andere Möglichkeit der Wahrnehmung eines maßgeblichen Einflusses auf die Geschäftsführung dieses Unternehmen § 1 Abs. 9 KWG i. V. m. Art. 4 Abs. 1 Nr. 36 CRR)

Dabei ist weder eine Kumulierung verschiedener Mandatsprivilegierungen möglich, noch eine wechselseitige Anwendung der Mandatsprivilegierungen nach dem KWG und dem VAG. Für jede Bestellung kann stets nur die einschlägige gesetzliche Privilegierung in Anspruch genommen werden, d.h. die Höchstzahl der Aufsichtsmandate beurteilt sich stets getrennt nachdem jeweilig einschlägigen Aufsichtsgesetz (KWG oder VAG). Aufgrund der unterschiedlichen Privilegierungen könnte sich sonst die Konstellation ergeben, dass ein Mandat nach KWG zulässig ist, jedoch nach VAG nicht und umgekehrt.

Weiterhin gibt es eine Ausnahme für Mandate bei Organisationen und Unternehmen, die nicht überwiegend gewerbliche Ziele verfolgen. Diese Mandate werden bei der Begrenzung nicht berücksichtigt. Dieser Anwendungsbereich ist jedoch restriktiv zu verstehen.

Darüber hinaus kann die Aufsicht den Geschäftsleitern im Einzelfall auf Antrag ein weiteres Aufsichtsmandat gestatten.

  • Bestandsschutz für „Altmandate“

Für Mandate, die bereits am 31. Dezember 2013 (und damit vor Inkrafttreten des CRDIV Umsetzungsgesetzes) bestanden haben, gilt ein Bestandsschutz, d.h. diese Mandate dürfen weitergeführt werden. Dies gilt aber nicht für Mandate, die bei einem Institut ausgeübt werden, von dem eine Systemgefährdung ausgehen kann. Geschäftsleiter von systemgefährdenden Instituten genießen explizit keinen Altmandatsschutz (§ 64r Abs. 13 KWG mit Verweis auf § 67 Abs. 2 SAG) Gemäß der Definition in § 67 Abs. 2 SAG setzt die Systemgefährdung nicht voraus, dass eine tatsächliche Bestandsgefährdung nach § 63 Abs. 1 SAG eingetreten ist.

 

Merkblatt zur Kontrolle der Mitglieder von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen gemäß KWG und KAGB

Das KWG hat bereits mit dem CRD IV-Umsetzungsgesetz umfangreiche Regelungen für die Verwaltungs- oder Aufsichtsorgane kodifiziert. Der vorliegende Merkblattentwurf erläutert die aufsichtlichen Anforderungen (Sachkunde, zeitliche Verfügbarkeit etc.) an die Aufsichtsorgane und die mit der Tätigkeit verbundenen Anzeigepflichten.

Sachkundenachweis

In diesem Zusammenhang ist es wichtig hervorzuheben, dass das Aufsichtsorgan in seiner Gesamtheit Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen haben muss, um seine Kontroll- und Überwachungsfunktion sorgfältig ausüben zu können (§ 25d Abs.3 KWG).

Die Zuverlässigkeit, Sachkunde und ausreichende zeitliche Verfügbarkeit beurteilt die BaFin bei der Bestellung des Mitglieds anhand der eingereichten Unterlagen. Die Kriterien müssen nicht nur zum Zeitpunkt der Bestellung, sondern während der gesamten Ausübung des Mandats erfüllt sein. Dies überprüft die BaFin regelmäßig anhand der Berichterstattung des Jahresabschlussprüfers.

Besonderheiten gelten für sogenannte „geborene“ Mitglieder und Vertreter in mitbestimmten Verwaltungs- und Aufsichtsorganen.

Fehlende Sachkunde ist nicht per se ein Ausschlusskriterium für die Überwachungstätigkeit in einem Aufsichtsorgan. Vielmehr wird in dem Merkblatt konkretisiert, dass die notwendigen Kenntnisse durch eine geeignete Fortbildung erworben werden können. Zudem muss das Institut Ressourcen für die Weiterbildung der Organe zur Verfügung stellen.

Zeitliche Verfügbarkeit und Mandatsbegrenzung

Die Regelungen zur Mandatsbegrenzung bei Mitgliedern von Verwaltungs- und Aufsichtsorganen sind sehr komplex geworden. Insoweit können wir an dieser Stelle nur einen Überblick geben:

Das KWG unterscheidet bei den Mandatsbegrenzungen zwischen CRR-Instituten, die von erheblicher Bedeutung sind und anderen Instituten (zu den Kriterien unser Blog Beitrag: „Gesetz zur Anpassung von Gesetzen auf dem Gebiet des Finanzmarktes – Finanzmarktanpassungsgesetz“ vom 12. August 2014) .

Ein Mitglied eines Verwaltungs-oder Aufsichtsorgans darf – mit bestimmten Ausnahmen – maximal vier Mandate in Verwaltungs-und Aufsichtsorganen gleichzeitig innehaben. Dabei werden Kontrollmandate in allen Unternehmen berücksichtigt, unabhängig davon, ob die Unternehmen unter der Aufsicht der Bundesanstalt stehen oder nicht.

Für die Aufsichtstätigkeit bei anderen Instituten ist eine Obergrenze von fünf Mandaten vorgesehen.

Auf Antrag kann die Aufsicht im Einzelfall ein einziges zusätzliches Mandat genehmigen.

Privilegierung von Mandaten

Auch für Mitglieder von Verwaltungs-oder Aufsichtsorgans gelten verschiedene Privilegierungsmöglichkeiten. Zusätzlich zu den oben bereits dargestellten Erleichterungen bei Mandaten für die Geschäftsleiter, die auch für die Aufsichtsorgane zur Anwendung kommen, sind bestimmte Mandate kommunaler Hauptverwaltungsbeamter von den Mandatshöchstbeschränkungen ausgenommen.

Pflichten des Aufsichtsorgans und Ausschüsse

Konkretisierungen sieht das Merkblatt auch für die Pflichten des Aufsichtsorgans und der Ausschüsse vor. Zunächst bleibt festzuhalten, dass sich die Pflichten des Verwaltungs- oder Aufsichtsorgans aus dem jeweils anzuwenden Gesellschaftsrecht, der Satzung und der Geschäftsordnung ergeben. Darüber hinaus muss die Überwachung der Geschäftsleitung bei Kreditinstituten auch die Einhaltung bankaufsichtsrechtlicher Regelungen umfassen. Die Erörterung der Strategien, der Risiken und der Vergütungssysteme muss umfänglich erfolgen.

Das Verwaltungs- oder Aufsichtsorgan entscheidet selbst darüber, ob die Bildung von Ausschüssen notwendig ist. Die BaFin erlässt dazu keine Vorgaben. Die Entscheidung muss nachvollziehbar und angemessen dokumentiert sein. In regelmäßigen Abständen sollte die Entscheidung vom Aufsichtsorgan selbst hinterfragt und überprüft werden. Darüber hinaus kann die BaFin jederzeit die Bildung eines oder mehrerer Ausschüsse verlangen.

Ausschüsse dürfen nur analog den KWG Vorschriften zusammengelegt werden d.h. Zusammenlegung ist nur für den Risiko- und Prüfungsausschuss erlaubt.

Die Aufgaben der Ausschüsse bestehen darin, das Aufsichtsorgan in seiner Gesamtheit zu beraten und zu unterstützen. Beschlussfassungen obliegen nach dem Entwurf des Merkblatts dem Gesamtgremium. Damit soll aber nicht in gesellschaftsrechtliche Regelungen eingegriffen werden.

Personelle Anforderungen an die Ausschüsse

Ein Ausschuss soll mindestens aus drei Personen bestehen; davon sollte ein Mitglied den Vorsitz im Ausschuss übernehmen. Ausschussmitglieder sollten über die für die jeweiligen Ausschussaufgaben erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen. Damit zwischen den Ausschüssen eine sachgerechte Kommunikation erfolgen kann, sollte mindestens ein Mitglied eines jeden Ausschusses einem weiteren Ausschuss angehören.

Änderungen durch SSM ?

Seit dem 4. November 2014 ist die Europäische Zentralbank zuständige Aufsichtsbehörde für die bedeutenden CRR-Institute. Nach jetzigem Stand ergeben sich für die direkt durch die EZB beaufsichtigten Kreditinstitute keine Änderungen des Anzeigeverfahrens. Die Anzeigen sind unverändert der Bundesanstalt und der Deutschen Bundesbank einzureichen.

Gesetz zur Anpassung von Gesetzen auf dem Gebiet des Finanzmarktes – Finanzmarktanpassungsgesetz

Am 18. Juli 2014 wurden mit dem Gesetz zur Anpassung von Gesetzen auf dem Gebiet des Finanzmarktes Änderungen in den wesentlichen Gesetzen des deutschen Finanzmarktsektors vorgenommen. Neben der Bereinigung von Redaktionsversehen waren auch Anpassungen an die Terminologie der EU Vorgaben und sprachliche Klarstellungen erforderlich.

Betroffen davon sind neben dem Kreditwesengesetz (KWG) vor allem auch das Kapitalanlagegesetzbuch (KAGB) sowie weitere Gesetze wie das Wertpapierhandelsgesetz (WpHG), das Finanzkonglomerate-Aufsichtsgesetz (FKAG), das Versicherungsaufsichtsgesetz (VAG) und auch die GroMiKV.

Im folgenden Beitrag möchte ich Sie auf einige Änderungen des KWG hinweisen.

KWG-Änderungen

Die wesentlichen Änderungen im Rahmen des KWG beziehen sich zum einen auf die Millionenkreditmeldungen gemäß § 14 KWG und zum anderen auf die Governance-Regelungen nach §§ 25c-d KWG.

  • Millionenkreditmeldewesen

Zum 01. Januar 2015 sollten aufgrund der Änderungen durch das CRD IV-Umsetzungsgesetz wesentliche Neuerungen im Zusammenhang mit § 14 KWG in Kraft treten. Dabei handelt es sich um die Absenkung der Millionenkreditmeldegrenze (auf künftig 1 Millionen EURO), die Erweiterung des relevanten Kreditbegriffs und die Einführung neuer granularer Betragsdatenformate.

Mit dem Gesetz zur Anpassung von Gesetzen auf dem Gebiet des Finanzmarktes wurde hier jedoch eine zeitliche Verschiebung der geplanten Änderungen vorgenommen (§ 64 r Abs. 10 KWG). Dies betrifft die vorgesehenen Änderungen des Kreditbegriffs zum 01.01.2015: Der ursprünglich vorgesehene Termin wird um 2 Jahre auf den 01.01.2017 verschoben. Gleiches gilt für die detaillierten Meldungen gemäß §§ 15, 17 und 19 GroMikV. Auch hier wird durch das Gesetz zur Anpassung von Gesetzen auf dem Gebiet des Finanzmarktes eine zeitliche Verschiebung auf den 01.01.2017 eingeführt (§ 20 Abs. 3 und 4 GroMikV).

Eine weitere Änderung in Bezug auf das Millionenkreditmeldewesen betrifft die Vorratserfassung. Die Institute sollen bereits jetzt die Stammdateninformationen übermitteln, um die künftigen – nach Absenken der Millionenkreditgrenze – meldepflichtigen Kreditnehmer zu erfassen. Durch die Vorratserfassung sollen die Institute schon vor dem Inkrafttreten der geringeren Meldeschwelle die Stammdatenerhebungen für potentielle Kreditnehmer vorantreiben, die aller Voraussicht nach Einführung der niedrigeren Kreditgrenze meldepflichtig werden. Dies soll das dann neu anfallende Meldevolumen verteilen (Beschlussempfehlung und Bericht des Finanzausschusses (7. Ausschuss) zu dem Gesetzentwurf der Bundesregierung: Entwurf eines Gesetzes zur Anpassung von Gesetzen auf dem Gebiet des Finanzmarktes (Drucksache 18/1648)).

Hintergrund für diese zeitlichen Verschiebungen sind die auf europäischer Ebene laufenden Anpassungen im Kreditmeldewesen aufgrund des Beschlusses der EZB über die Organisation von Vorbereitungsmaßnahmen für die Erhebung von granularen Daten zu Krediten durch das Europäische System der Zentralbanken (EZB/2014/6). Da das auf dieser Grundlage entwickelte Konzept zum Meldewesen „Analytical Credit Dataset“ („AnaCredit“) nicht zum 01.01.2015 umgesetzt werden kann, sollen durch die Verschiebung der granularen Betragsmeldungen mögliche Doppelbelastungen für die Institute vermieden werden, die sich aus den möglicherweise künftig geltenden Meldeanforderungen der EZB im Kreditmeldewesen ergeben könnten.

Im Rahmen des AnaCredit-Projekts soll eine gemeinsame granulare Kreditdatenbank eingerichtet werden, die von den Mitgliedern des Eurosystems gemeinsam genutzt wird. Die Daten sollen dabei auf der Basis des einzelnen Kredits erhoben werden („loan-by-loan“).

  •  Governance-Regelungen

Die Änderungen in §§ 25c und d KWG betreffen Ausnahmen für die Mandatsbeschränkungen von Geschäftsleitern und Verwaltungs- oder Aufsichtsorganen.

§ 25c KWG: Mandatsbegrenzung bei Geschäftsleitern

Nach § 25c Abs. 2 KWG ist für die Anzahl der Aufsichtsmandate, die ein Geschäftsleiter gleichzeitig innehaben kann, der Einzelfall und die Art, der Umfang und die Komplexität der Geschäfte des Instituts zu berücksichtigen. Die Geschäftsleiter eines CRR-Instituts, das von erheblicher Bedeutung ist, haben explizite Mandatsgrenzen zu beachten. Dabei darf ein Geschäftsleiter nicht

1. in demselben Unternehmen Mitglied des Verwaltungs- oder Aufsichtsorgans sein

2. in einem anderen Unternehmen Geschäftsleiter oder bereits in mehr als zwei Unternehmen Mitglied des Verwaltungs- oder Aufsichtsorgans sein.

Dabei gelten mehrere Ämter als ein Mandat, wenn diese bei Unternehmen wahrgenommen werden, die derselben aufsichtsrechtlichen Gruppe, demselben institutsbezogenen Sicherungssystem oder an denen das Institut eine bedeutende Beteiligung hält. Mandate bei Organisationen und Unternehmen, die nicht überwiegend gewerbliche Ziele verfolgen, insbesondere Unternehmen, die der kommunalen Daseinsvorsorge dienen, werden bei der höchstens zulässigen Anzahl von Ämtern nicht berücksichtigt. Zudem kann die Aufsicht unter Berücksichtigung der Umstände im Einzelfall Ausnahmen zulassen.

Ein Institut ist von erheblicher Bedeutung wenn seine Bilanzsumme im Durchschnitt zu den jeweiligen Stichtagen der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre 15 Milliarden Euro erreicht oder überschritten hat. Als Institute von erheblicher Bedeutung gelten stets:

1. Institute, von der Europäischen Zentralbank beaufsichtigt werden,

2. Institute, die als potentiell systemgefährdend im Sinne im Sinne des § 47 Absatz 1 eingestuft wurden, und

3. sogenannte Finanzhandelsinstitute im Sinne des § 25f Absatz 1 KWG

§ 25d KWG: Mandatsbegrenzung bei Aufsichts-/Verwaltungsratsmitgliedern

Gemäß § 25d KWG wurden die Beschränkungen im Einklang mit der CRD IV-Regelungen dahingehend angepasst, dass bei Mandaten für CRR-Institute bzw. für Institute mit erheblicher Bedeutung die Obergrenze bei vier Aufsichtsmandaten liegt. Bei Nicht-CRR-Instituten sind auch 5 Mandate möglich – vgl. § 25d Abs. 3a KWG.

Zudem sind die Besonderen Pflichten des Abschlussprüfers nach § 29 KWG dahingehend erweitert worden, dass der Abschlussprüfer auch festzustellen hat, ob die Anforderungen nach § 25c Abs. 2 bis 4b KWG sowie nach § 25d Abs. 3 bis 12 KWG erfüllt wurden.

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