Angemessene Übergangsfristen bei Mitarbeiterwechsel und Erweiterung der Anforderungen im Neu-Produkt-Prozess

Zwei weitere Bausteine der MaRisk-Novelle sind die Themenkomplexe „Cooling-Off“ und der Neu-Produkt-Prozess. Die bereits bestehenden Anforderungen im Zusammenhang mit nicht miteinander vereinbaren Tätigkeiten bzw. Funktionstrennung werden für Mitarbeiter im Konsultationsentwurf um eine Übergangsfrist (Cooling-Off-Periode) zur Vermeidung von Selbstprüfungen ergänzt. Der Neu-Produkt-Prozess wird um eine jährliche Überprüfung erweitert. Darüber hinaus wird nun explizit eine Produktliste durch die MaRisk gefordert. Diese Erweiterungen stellen einerseits ergänzende Anforderungen dar, andererseits fixieren sie auch die gelebte bzw. bislang schon von der Bankenaufsicht erwartete Praxis.

Übergangsfristen bei Mitarbeiterwechsel

Im Konsultationsentwurf vom 18. Februar 2016 ist in AT 4.3.1 und BT 2.2 der MaRisk die neue Anforderung aufgenommen worden, dass bei einem Mitarbeiterwechsel zwischen bestimmten Organisationseinheiten angemessene Übergangsfristen implementiert werden müssen, um eine Selbstprüfung auszuschließen. Diese „Cooling-Off-Perioden“ sind für Wechsel von Handels- und Vertriebsbereichen in Kontrollbereiche sowie generell in die Interne Revision anzuwenden. Während die Übergangsfrist bei einem Wechsel in Kontrollbereiche institutsindividuell zu bestimmen ist, ist bei einem Wechsel in die Interne Revision mindestens ein Jahr als Übergangsfrist vorzusehen.

Die Regelung basiert auf dem Prinzip der Funktionstrennung und soll die Governance-Strukturen zur Vermeidung von Interessenkonflikten stärken. Die Anforderungen werden bei einigen Instituten bereits im Rahmen der „Best Practice“ als Konsequenz der Risikokultur gelebt. Auswirkungen ergeben sich hierbei insbesondere auch auf die Personalplanung und Erfassung von Mitarbeiterdaten in den Personal- bzw. HR-Bereichen der Banken.

Überblick über Produkte (und Märkte) der eigenen Geschäftstätigkeit

Zukünftig ist ein Katalog aller Produkte und Märkte, die Gegenstand der Geschäftsaktivitäten sein können, vorzuhalten (AT 8.1. MaRisk). Dieser Produktkatalog ist im Hinblick auf die Verwendung der Produkte in einem angemessenen Turnus zu überprüfen und zu aktualisieren.

Produktkataloge können in letzter Konsequenz als Liste der Produkte, die den Neu-Produkt-Prozess erfolgreich durchlaufen haben und genehmigt wurden, verstanden werden und sind bereits bei der Mehrzahl der Institute in unterschiedlichsten Formen vorhanden. In den Blick der Aufsicht wird jedoch insbesondere die Vollständigkeit und organisatorische Verankerung rücken.

Auf Basis dieses Produktkatalogs besteht für alle Mitarbeiter Transparenz im Hinblick auf die in der Bank zulässigen Geschäfte und Märkte. Dieser Überblick bildet letztendlich abgeleitet aus der Geschäftsstrategie den Rahmen für das Front-Office bzw. die Markteinheiten, in dem das Institut Geschäfte tätigt. Gleichzeitig dient er aber auch dem Back-Office bzw. der Marktfolge als Basis für die Ausführung von Kontrolltätigkeiten.

Die Schaffung eines Überblicks über die zulässigen Produkte und Märkte betont somit den Grundgedanken von AT 8.1 MaRisk, nach dem jedes Institut die von ihm betriebenen Geschäftsaktivitäten verstehen muss und handhabbar auszugestalten hat.

Überprüfung des Neu-Produkt-Prozess

Die zweite Neuerung in AT 8.1 MaRisk fordert, dass die Institute mindestens jährlich überprüfen, ob der Neu-Produkt-Prozess zu einem sachgerechten Umgang mit neuen Produkten oder Märkten geführt hat. Diese Überprüfung bezieht sich insbesondere darauf, ob

  • die in den Konzepten getroffenen Annahmen und die damit verbundenen Analysen des Risikogehalts der Aktivitäten im Wesentlichen zutreffend waren,
  • die in den Konzepten und aus den Testphasen gezogenen Konsequenzen im Wesentlichen zutreffend waren,
  • die gemäß Tz. 7 getroffenen Einschätzungen, dass Aktivitäten in neuen Produkten oder auf neuen Märkten sachgerecht gehandhabt werden können, sich als zutreffend erwiesen haben, und
  • die Organisation und die Durchführung des Neu-Produkt-Prozesses Mängel aufweist.

Sofern in dieser Überprüfung Mängel festgestellt werden, ist der Prozess unverzüglich anzupassen. Da die Überprüfung mindestens jährlich zu erfolgen hat, ist darüber hinaus eine anlassbezogene Überprüfung oder ggf. ein kürzerer Turnus zu erwarten. Hierfür sind entsprechende Kriterien festzulegen.

Die Überprüfung stellt im Grunde genommen einen Test der Wirksamkeit des Neu-Produkt-Prozesses dar. Da der Neu-Produkt-Prozess ein wesentlicher Baustein im Hinblick auf die Identifikation von Risiken aus neuen Geschäftsfeldern ist, erscheint es sinnvoll seine Wirksamkeit regelmäßig zu hinterfragen auch um das Bewusstsein der Mitarbeiter für Risiken weiter zu schärfen.

Fazit

Die Anforderungen an die Funktionstrennung auch bei Arbeitsplatzwechseln innerhalb eines Instituts werden ausgedehnt. Die Ergänzungen in AT 8 zeigen, dass der konsequenten Umsetzung der Geschäftsstrategie zukünftig eine noch größere Bedeutung zukommt. Zusätzlich wird der Neu-Produkt-Prozess als Baustein der Risikoidentifikation auf seine Wirksamkeit untersucht.

Dabei sind zusammengefasst die folgenden Aspekte hervorzuheben:

  • Mitarbeiter, die in Kontrollbereiche wechseln, haben eine angemessene Übergangsfrist zu berücksichtigen. Die Vorgaben zum „Cooling-Off“ stellen die Institute vor Herausforderungen bei der internen Gewinnung von qualifiziertem Personal. Die Personalplanungen müssen dies entsprechend berücksichtigen.
  • Die Verfahren und Methoden zum Neu-Produkt-Prozess sind jährlich bzgl. ihrer Ausgestaltung und Belastbarkeit zu überprüfen und ggf. zu verbessern, um einen sachgerechten Umgang mit neuen Produkten und Märkten und deren Risiken sicherzustellen.
  • Die Ergebnisse dieser Analysen sind wiederum in der Gesamtbanksteuerung zu berücksichtigen, z.B. bei der Risikoinventur oder der Geschäftsstrategie.

 

WP StB Michael Maifarth

Telefon    +49 69 9585 2318

Mobil       +49 170 786 5727

michael.maifarth@de.pwc.com

WP Matthias Eisert

Telefon    +49 69 9585 2269

Mobil       +49 160 895 3260

matthias.eisert@de.pwc.com

WP Nicole Geysel

Telefon    +49 711 25034 3429

Mobil       +49 151 1426 5850

nicole.geysel@de.pwc.com

WP Dieter Lienland

Telefon    +49 211 981 4929

Mobil       +49 171 553 2631

dieter.lienland@de.pwc.com

 

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

/* */