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Steuern & Recht

Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften


Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat zur Aufbewahrung der mittels verschiedener Geräte, wie Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzählern erfassten Geschäftsvorfälle in einem besonderen Schreiben Stellung genommen.

  

Die vorgenannten Geräte sowie die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen müssen seit diesem Zeitpunkt neben den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" auch den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ entsprechen (Paragraf 147 Absatz 6 Abgabenordnung). Die Feststellungslast liegt beim Steuerpflichtigen. Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen im Sinne des Paragrafen 14 Umsatzsteuergesetz unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Auch sind die konkreten Einsatzorte und –zeiträume der Geräte zu protokollieren und diese Protokolle aufzubewahren. Die im BMF-Schreiben gemachten Ausführungen gelten beispielsweise auch für bestimmte im Taxigewerbe mit Hilfe eines Taxameters oder Wegstreckenzählers erstellten digitalen Unterlagen, soweit diese Grundlage für Eintragungen auf einem Schichtzettel sind.

Elektronische Geräte, die nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, können beim Durchführen von Software-Aktualisierungen bis 31. Dezember 2016 weiter benutzt werden. (MH)

 

Fundstelle

BMF-Schreiben vom 26. November 2010, IV A 4 – S 0316/08/10004-07