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Der elektronische Entgeltnachweis auf dem Prüfstand


Seit dem 1. Januar 2010 ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, Einkommens- und Beschäftigungsdaten der Mitarbeiter, die so genannten elektronischen Entgeltnachweise, einer zentralen Speicherstelle zu melden. Grundlage des Verfahrens ist das Gesetz über das Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises (ELENA-Verfahrensgesetz) vom 7. Oktober 2008. Die elektronische Form der Datenübermittlung wird 2012 das Antragsverfahren auf Papier ablösen. – Was sich ändert, fasst der folgende Beitrag für Sie zusammen.

Die Bescheinigungen für die zentrale Speicherstelle benötigen die Beschäftigten, wollen sie Arbeitslosengeld I, Wohn- oder Elterngeld beantragen. In elektronischer Form sollen deshalb künftig ausgestellt werden:

  • Arbeits- und Nebeneinkommensbescheinigungen
  • Auskunft über die Beschäftigung
  • Auskünfte über den Arbeitsverdienst zum Wohngeldantrag 
  • Einkommensnachweise

Die Agentur für Arbeit sowie die Wohngeld- und Elterngeldstellen (abrufende Stellen) können ab dem 1. Januar 2012 die benötigten Daten aus dem ELENA-Verfahren abrufen. Zuvor haben sie jeweils das Einverständnis des Arbeitnehmers einzuholen. Das geht einher mit der Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) für jeden Beschäftigten, welche die Identität des jeweiligen Teilnehmers bestätigt. Die Kosten für die Signatur soll der Bürger erstattet bekommen.

Hintergrund
Um das Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises (ELENA) zu verstehen und angemessen zu würdigen, bedarf es eines kurzen Rückblicks auf seine Entstehungsgeschichte und die damit verbundenen politisch-strategischen Ziele. Erklärte Absicht dieses staatlichen IT-Großprojekts zum Abbau von Bürokratie war die Entlastung der rund drei Millionen Arbeitgeber, die jedes Jahr etwa zehn Millionen Entgeltbescheinigungen – zwecks behördlicher Vorlage – ausstellen müssen. Weiteres Ziel waren Effizienzsteigerungen in der Arbeitsverwaltung, unter anderem auch bei den Behörden. Darüber hinaus sollte das ELENA-Verfahren auch den Anstoß geben für eine breite Anwendung der QES. So sollten unter anderem Behörden mittels der QES ihre Prozesse automatisieren und effizienter gestalten können.

Der Nationale Normenkontrollrat (NKR), der das ELENA-Verfahren seit seiner Einführung Ende 2006 begleitete, untersuchte auf Bitte des Bundesministers für Wirtschaft und Technologie in einem Gutachten vom 13. September 2010 das ELENA-Verfahren mit Blick auf Kosten und Einsparungen für Wirtschaft und Verwaltung sowie den Bürokratieaufwand für den Bürger.

Da der Bund anfangs die Kosten der Verwaltung teilweise im Wege einer Anschubfinanzierung übernimmt, betrachtet der NKR bei seiner Prüfung das Jahr 2014. Nach dem Gutachten verursacht das ELENA-Verfahren in den ersten Jahren eine Gesamtentlastung von 8,3 Millionen Euro pro Jahr. Kosten und Einsparungen sind vorerst jedoch ungleich verteilt. Den durchführenden Behörden, wie etwa der Bundesagentur für Arbeit oder den Eltern- und Wohngeldstellen, entsteht durch das ELENA-Verfahren (zunächst) ein Mehraufwand von insgesamt 82,3 Millionen Euro pro Jahr. Die Wirtschaft hingegen wird voraussichtlich um 90,6 Millionen Euro entlastet.

Wie sich das ELENA-Verfahren auf die Betroffenen im Wesentlichen auswirken wird, darüber geben Ihnen die Verfasser im Folgenden einen Überblick.

Auswirkungen auf die Wirtschaft
Je nach Organisation des Meldeverfahrens und Größe des Betriebs kann sich das ELENA-Verfahren ent- oder belastend auswirken. Gibt ein mittlerer bis großer Betrieb die Meldung vollautomatisiert ab, reduziert das Verfahren den Aufwand. Wird die Meldung monatlich manuell bei der Website Sozialversicherung im Internet (sv.net) eingegeben, kommt es hingegen vermutlich zu einem Mehraufwand. Weiterhin hängt die Wirtschaftlichkeit des Verfahrens für die Unternehmen davon ab, ob externe Dienstleister, welche die Meldung für die Betriebe übernehmen, die Gebühren im Zuge der Neuregelung erhöhen.

Auswirkungen auf die Verwaltung
Die Agentur für Arbeit sowie Wohn- und Elterngeldstellen werden das ELENA-Verfahren voraussichtlich ab dem 1. Januar 2012 nutzen und auf das digitale Medium zugreifen, wenn sie Bescheinigungen ausstellen. Durch das ELENA-Verfahren werden die Verwaltungsabläufe effizienter. Diesen Vorteil müssen die Behörden allerdings zunächst teuer bezahlen.

Der größte Kostenfaktor (rund 70 Prozent) ist dabei die Erstattung der Kosten, die den Bürgern durch das QES entstanden sind (etwa 70 Millionen Euro). Die weiteren Kosten entfallen speziell auf die Entgegennahme der Einverständniserklärung, die Anmeldung der Leistungsbezieher zum ELENA-Verfahren und das Abrufentgelt.

Auswirkungen auf die Bürger
Für den Bürger bringt ELENA zwei handfeste Vorteile: Das Einholen der Arbeitsbescheinigung beim Arbeitgeber entfällt und die Anträge können schneller bearbeitet werden, wobei vermutlich auch weniger Fehler gemacht werden dürften. Des Weiteren wird der Arbeitgeber nicht mehr in Kenntnis gesetzt, wenn ein Arbeitnehmer Sozialleistungen bezieht. Einen Mehraufwand bedeutet zunächst die Beschaffung einer QES (regelmäßig) verbunden mit zusätzlichen Wegen und Wartezeiten. Außerdem wird es nicht mehr ohne Weiteres möglich sein, Wohn- und Elterngeld per Brief zu beantragen, weshalb der Bürger, will er einen Antrag stellen, in Zukunft persönlich erscheinen muss.

Verbesserungsvorschläge des Normenkontrollrats
Mit Blick auf den Mehraufwand entwickelte der NKR Umsetzungsalternativen zur Optimierung des ELENA-Verfahrens, welche die Bundesregierung sorgfältig prüfen sollte. Die wichtigsten Anregungen sehen Sie in der Aufstellung:

  • Künftig sollten schrittweise mehrere Bescheinigungen aus den Bereichen Grundsicherung für Arbeitssuchende, Renten- und Unfallversicherung in das elektronische Verfahren einbezogen werden. Jährlich könnten somit weitere zwei Millionen Papierbescheinigungen entfallen. Das würde die Wirtschaft um weitere 15 Millionen Euro entlasten und das Datenabrufentgelt dürfte sich aufgrund des Mehrbedarfs reduzieren. Eine neue QES würde aufgrund der Überschneidungen der Bereiche in vielen Fällen für die neuen Bescheinigungen nicht mehr benötigt. 
  • Durch eine anwenderfreundlichere Gestaltung der Ausfüllhilfe sv.net sollte sich der Aufwand bei Bedienung für kleinere Unternehmen, die kein Entgeltabrechungsprogramm nutzen oder die Meldung an externe Dienstleister auslagern, erheblich verringern.
  • Sollte die QES des Bürgers durch eine schriftliche Einverständniserklärung zum Datenabruf ersetzt werden, wäre beispielsweise ein postalischer Antrag auf Wohn- oder Elterngeld wieder möglich. 
  • Um den Mehraufwand seitens des Bürgers zu vermeiden, regt das NKR an, die Signaturkarten nicht durch eine gesonderte Vertrauensstelle (Trust Center) auszugeben, welche die Identität des Bürgers bescheinigt, sondern durch die abrufende Stelle selbst. Somit könnten Ausgabe und Anmeldung zum ELENA-Verfahren mit dem Abruf der Daten innerhalb eines Termins erledigt werden. Der Personalaufwand seitens der Behörde würde sich hingegen erhöhen.
  • Würde der Gültigkeitszeitraum des QES von bisher geplanten drei auf zehn Jahre verlängert, würde der Aufwand seitens der Bürger und der Behörde erheblich verringert werden.

Das ELENA-Verfahren ist seit seinem Start am 1. Januar 2010 umstritten. Laut NKR ist es jedoch ein wichtiger Schritt, um langfristig Bürokratiekosten für Wirtschaft, Bürger und Verwaltung zu senken. Das Ziel sei jedoch erst dann erreicht, wenn der Bürger das gesamte Antragsverfahren online erledigen könne. Das digitale Medium sei bürgernah und kundenfreundlich.

Da viele Unternehmen schon in die Umsetzung des Verfahrens investiert hätten, sei bei Aussetzung des Verfahrens mit einem erheblichen Vertrauensverlust zu rechnen. Die Durchsetzung weiterer IT-Projekte könnte erschwert werden.

Das Projekt habe jedoch auch gezeigt, dass eine bessere Abstimmung innerhalb der Bundesregierung bei IT-Großprojekten nötig ist. Erhöhte Kosten durch verschiedene IT-Anwendungen könnten so einfach vermieden werden.

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