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Steuern & Recht

Die elektronische Bilanz nach Paragraf 5 b Einkommensteuergesetz


Wurde die Steuerbilanz lange Zeit nicht als eigenständige Bilanz gewürdigt, hat sich das durch das Gesetz zur Modernisierung des Bilanzrechts geändert. Einen weiteren Schritt auf dem Weg zu einer selbstständigen Steuerbilanz markiert die elektronische Datenfernübertragung von Steuer- oder Handelsbilanzen mit steuerlichen Überleitungsrechnungen nach § 5 b Einkommensteuergesetz. Nachdem Sie sich in der Ausgabe April/Mai 2010 Ihrer Fachnachrichten pwc: steuern+recht über die Aspekte der integrierten Steuerbuchführung informieren konnten, beleuchtet der aktuelle Beitrag, welche zusätzlichen Anforderungen und Chancen sich aus der vorgesehenen Verpflichtung zur elektronischen Datenfernübertragung ergeben.

Einführung
MillionenDeutsche nutzen regelmäßig das Internet und die E-Mail ist aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Da wirkt es beinahe anachronistisch, dass die Steuererklärung und -veranlagung immer noch vorwiegend manuell abgewickelt wird. Zwar gibt es schon viele Privatpersonen, die ELSTER nutzen, um ihre private Einkommensteuererklärung an das Finanzamt zu übertragen. Allerdings ist es immer noch erforderlich, die übertragenen Daten auszudrucken, den Ausdruck zu unterschreiben und zusammen mit den Belegen dann beim Finanzamt einzureichen.

Auch im betrieblichen Bereich sind manuelle Prozesse bei der Erstellung und Weiterleitung der Steuererklärungen die Regel. Zwar ist die Abgabe der Lohn- und Umsatzsteuervoranmeldungen in den letzten Jahren bereits auf die elektronische Datenfernübertragung umgestellt worden. Für die Körperschaftsteuer respektive die einheitliche Gewinnfeststellung bei Personengesellschaften und die Gewerbesteuer aber ist es bisher bei dem manuellen Verfahren geblieben. Dabei umfasst das manuelle Verfahren nicht nur das Eintragen der Daten in die Steuererklärung und die anschließende manuelle Übertragung aus der Steuererklärung in die Systeme der Finanzverwaltung. Vielfach ist auch die Ermittlung der Daten, die in die Steuererklärung eingegeben werden, ein manueller Prozess. Dieser Prozess setzt sich in den Betriebsprüfungen weiter fort, sodass hier neben eventuellen Steuernachzahlungen weitere interne Kosten anfallen. Dass diese manuellen Prozesse sowohl in den Unternehmen als auch in der Finanzverwaltung – unnötige – Kosten verursachen, liegt auf der Hand.

Projekt „E-Bilanz“
Im Rahmen des Bund-Länder-übergreifenden Verwaltungsabkommens KONSENS („Koordinierte Neue Softwareentwicklung der Steuerverwaltung“ zwecks Vereinheitlichung der Steuersoftware von Bund und Ländern) wurde das Projekt „E-Bilanz“ mit dem Ziel aufgesetzt, die elektronische Übermittlung von Bilanzen sowie Gewinn-und-Verlust-Rechnungen (GuV) unter Berücksichtigung steuerlicher Kriterien einzuführen. Mit dem Gesetz zum Abbau der Steuerbürokratie von 2008, das den Schwerpunkt auf den Ausbau der elektronischen Kommunikation zwischen Unternehmen und Finanzbehörden legt und unter dem Motto „Elektronik statt Papier“ steht, wurde schließlich eine Rechtsgrundlage für die E-Bilanz geschaffen. Gleichzeitig weitete dieses Gesetz auch die Verpflichtung zur elektronischen Datenübertragung auf alle Unternehmensteuererklärungen (Körperschaft- und Gewerbesteuer sowie einheitliche und gesonderte Gewinnfeststellung) aus.

Um Ihnen den Überblick zu erleichtern, informieren Sie die folgenden Abschnitte über die vorgesehenen Regelungen und legen Ihnen die Auswirkungen auf die Prozesse an den Schnittstellen zwischen handelsrechtlicher Rechnungslegung und steuerlicher Deklarationsfunktion dar.

Zeitlicher und persönlicher Anwendungsbereich
§ 5 b Einkommensteuergesetz (EStG) regelt die standardisierte elektronische Übermittlung des Inhalts von Bilanz und GuV nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung ab dem Veranlagungszeitraum 2011 (§ 52 Abs. 15 a EStG). Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) wird im Rahmen einer Übergangsregelung die erstmalig zwingende elektronische Übermittlung aller Voraussicht nach jedoch erst für den Veranlagungszeitraum 2012 festschreiben. Das heißt: Im Fall einer Übergangsregelung werden die ersten Übertragungen im Jahr 2013 bei den Finanzämtern eingehen.

Die Übertragungspflicht gilt für alle Unternehmen, die ihren Gewinn nach §§ 4 Abs. 1, § 5 Abs. 1 und § 5 a EStG ermitteln. Größenabhängige Erleichterungen, wie etwa geringere Veröffentlichungsanforderungen, wie sie im Handelsgesetzbuch (HGB) zu finden sind, sieht der Gesetzgeber nicht vor. Somit gelten die erforderlichen Pflichtangaben für alle bilanzierenden Unternehmen.

Die Pflichtangaben zur E-Bilanz und -GuV
Der Gesetzgeber hat das BMF ermächtigt, im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder den Mindestumfang der zu übermittelnden Daten zu bestimmen, § 51 Abs. 4 Nr. 1b EStG.

Übermittlungsformat
Im Januar 2010 wurde für die elektronische Übermittlung des entsprechenden Datensatzes als Übermittlungsformat die auf XML basierende Sprache eXtensible Business Reporting Language (XBRL) einheitlich festgelegt. XBRL ist ein international verbreiteter Standard für den elektronischen Austausch von Unternehmensinformationen, der unter anderem auch zur Veröffentlichung von Jahres- und Konzernabschlüssen im elektronischen Bundesanzeiger benutzt wird, um Geschäftspartner, Kreditgeber, Aufsichtsbehörden oder Finanzbehörden über die Finanzdaten des Unternehmens zu informieren.

Dateninhalt
Der Dateninhalt der E-Bilanz wird über so genannte Taxonomien definiert. Die Taxonomie im XBRL-Kontext ist ein gegliedertes Datenschema, ähnlich einem Kontenrahmen.

Am 31. August 2010 schickte das BMF einen Entwurf seines Schreibens zur elektronischen Übermittlung von Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen und zur Veröffentlichung der allgemeinen Taxonomie an die Wirtschaftsverbände, die bis zum 5. Oktober 2010 Gelegenheit hatten, dazu schriftlich Stellung zu nehmen. Gleichzeitig wurden die aktuellen visualisierten Taxonomiedateien veröffentlicht. Damit ist erstmalig erkennbar, wie die Finanzverwaltung die ihr eingeräumte Ermächtigung zur Bestimmung des Mindestumfangs der zu übermittelnden Daten nutzen will. Branchenspezifische Spezialtaxonomien wurden noch nicht erarbeitet. Die Finanzverwaltung behält sich ausdrücklich vor, die Taxonomien auf notwendige Aktualisierungen beziehungsweise branchenspezifische Erweiterungen regelmäßig zu überprüfen.

Kernelemente des Datensatzes
Das Datenschema umfasst ein Modul der Stammdaten (Global-Common-Document- oder GCD-Modul) und ein Modul für den Jahresabschluss (Generally-Accepted-Accounting-Principles- oder GAAP-Modul), die beide zu übermitteln sind.

Das GCD-Modul enthält ein Datenschema zur Übermittlung von:

  • Dokumentinformationen
  • Informationen zum Bericht 
  • Informationen zum Unternehmen

Das GAAP-Modul umfasst ein Datenschema zur Übermittlung der gebräuchlichen Berichtsbestandteile für Unternehmen aller Rechtsformen und Größenordnungen. Aus dem Jahresabschluss-Modul sind speziell die folgenden Berichtsbestandteile zu übermitteln:

  • Bilanz
  • GuV
  • Ergebnisverwendung
  • Kapitalkontenentwicklung (nur für Personenhandelsgesellschaften und andere Mitunternehmerschaften) – verpflichtend erst für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2013 beginnen
  • steuerliche Gewinnermittlung (für Einzelunternehmen und Personengesellschaften) 
  • steuerliche Gewinnermittlung bei Personengesellschaften (zusätzliche Felder)
  • steuerliche Modifikationen (insbesondere Umgliederungen und die Überleitungsrechnung)

Mindestumfang der zu übermittelnden Daten
Für Einzelunternehmen, Körperschaften und Personengesellschaften wurden inhaltlich abweichende Taxonomien zur Diskussion gestellt, die sich zwar an den Gliederungsvorgaben der §§ 266, 275 HGB zum handelsrechtlichen Jahresabschluss orientieren, jedoch umfangreiche Differenzierungen und Ergänzungen zur Anpassung an Einzelbesteuerungsvorschriften und zur Angabe steuerlich relevanter Werte vorsehen. Es sind zudem, wie Sie bereits oben gelesen haben, keine größenklassenabhängigen Unterscheidungen für die Taxonomien vorgesehen.

Die Gliederungstiefe für Bilanz und GuV wird grundsätzlich durch zwingend auszufüllende „Mussfelder“ abgebildet. Deren Anzahl überschreitet den Umfang der bisher in Papierform zu übermittelnden Informationen zum Jahresabschluss bei weitem. Für bestimmte „Mussfelder“ sind zudem Kontennachweise „erwünscht“. Wie verbindlich diese Anforderung ist oder ob die Erfüllung dieses Wunsches im Ermessen des Unternehmens liegt, muss noch geklärt werden.

Der Entwurf der Finanzverwaltung sieht vor, dass ein „Mussfeld“, sofern es sich nicht mit Werten füllen lässt – etwa weil aufgrund der Rechtsform des Unternehmens kein dem „Mussfeld“ entsprechendes Buchungskonto geführt wird –, leer zu übermitteln ist („NIL-Wert“). Lässt sich eine durch „Mussfelder“ vorgegebene Differenzierung für einen bestimmten Sachverhalt nicht aus der Buchhaltung ableiten, ist zudem eine Nutzung von sogenannten Auffangpositionen vorgesehen.

Ob aus diesen Ausnahmen auch bereits abgeleitet werden kann, dass durch die elektronische Datenübermittlung keine grundsätzliche Ausweitung der zu Verfügung zu stellenden Informationen beabsichtigt ist – also lediglich eine Substitution von Papier durch eine elektronische Übermittlung erfolgen soll –, muss die Finanzverwaltung ebenfalls noch erklären.

Einbeziehung der steuerlichen Überleitungsrechnung
Auch für die elektronische Datenübermittlung besteht für den Steuerpflichtigen die Möglichkeit, wie bisher schon eine Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung zu übermitteln oder alternativ eine Steuerbilanz. Wird keine gesonderte Steuerbilanz erstellt und erfolgen steuerliche Anpassungen mittels einer gesonderten Überleitungsrechnung, sind die vorzunehmenden steuerlichen Anpassungen der jeweiligen Felder aller betroffenen Bilanz- und GuV-Positionen (auf allen Ebenen) entsprechend der vorgegebenen Taxonomiestruktur anzugeben. Durch die dadurch erforderliche Zuordnung der bisher individuell strukturierten Überleitungsposten wird auch das Darstellungsformat der steuerlichen Überleitung standardisiert, wodurch die bisherigen praktizierten Vereinfachungen im Vergleich zur Aufstellung einer vollständigen Steuerbilanz wegfallen werden. Stellt der Steuerpflichtige eine Steuerbilanz auf, so hat er nach Auffassung der Finanzverwaltung auch eine den steuerlichen Vorschriften entsprechende GuV nach Maßgabe der vorgesehenen Taxonomiestruktur zu übertragen.

Auswirkungen der E-Bilanz auf Rechnungswesen und Steuerabteilung
Zum einen muss das Rechnungswesen die im Buchhaltungs- oder ERP (Enterprise Resource Planning) -System hinterlegten Sachkonten dem durch die Taxonomie vorgesehenen detaillierten Gliederungsschema zuordnen. Alleine dadurch wird die steuerliche Berichterstattung in Zukunft die Ausgestaltung des Rechnungswesens beeinflussen. Erhöhte Anforderungen an die internen Prozesse ergeben sich, wenn es bei den differenzierten Mindestangaben für steuerliche Zwecke bleibt, auch aus der Tatsache, dass diese Mindestangaben in den ERP-Systemen häufig nicht hinterlegt sind. In diesem Fall wären zusätzliche Konten anzulegen und neue Buchungsanweisungen zu erstellen.

Im Rahmen der finanziellen Berichterstattung erfasst die überwiegende Zahl der Unternehmen zudem (gegebenenfalls neben der Erfassung nach International Financial Reporting Standards/IFRS oder US-GAAP) nur die handelsrechtlichen Werte in der Buchhaltung oder im ERP-System. Steuerliche Berechnungen oder Überleitungen liegen in der Regel nicht auf der Ebene der Einzelkonten vor und werden üblicherweise in separaten Programmen zur Berechnung der Steuer oder in Tabellenkalkulationsprogrammen vorgenommen. Eine weitere Schwierigkeit bei der Zusammenführung von handelsrechtlichen Werten, die im ERP-System gebucht werden, und der für die Steuererklärung erforderlichen Überleitung ergibt sich aus den unterschiedlichen Zeitpunkten der Ermittlung dieser Informationen. Steuerliche Anpassungen der im ERP-System gebuchten Werte, die für die Steuerberechnung im Rahmen der Erstellung des Jahresabschlusses relevant sind, werden oft unter Zugrundelegung von Wesentlichkeitgrenzen geschätzt und erst bei der Erstellung der Steuererklärung detailliert aufbereitet.

Mit Blick auf die vorgesehene Standardisierung der zur Ergänzung der Steuererklärungen elektronisch zu übermittelnden steuerlich aufbereiteten Berichtsbestandteile des Jahresabschlusses – besonders unter Berücksichtigung des möglicherweise sehr hohen Detailgrades der zu berichtenden Salden der Positionen der Bilanz und GuV – stellt sich die Frage: Wie können die Daten durch das Unternehmen effizient generiert werden respektive welche organisatorischen und technischen Voraussetzungen sind dafür zu schaffen? Ein Ansatzpunkt könnte neben einer unerlässlich stärkeren Verzahnung der Rechnungslegungs- und Steuerabteilungen die parallele Erfassung von handelsrechtlichen und steuerlich relevanten Informationen im ERP-System sein, und zwar in Form einer integrierten Steuerbuchführung.

Integrierte Steuerbuchführung
Im Zuge der Einführung des Gesetzes zur Modernisierung des Bilanzrechts (BilMoG) erhöhte sich der Umfang der Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz. Bei Dauersachverhalten (zum Beispiel Anlagevermögen) entwickeln sich die Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz über mehrere Stichtage fort, während es sich bei Massensachverhalten (etwa bei der Fremdwährungsumrechnung) um eine Vielzahl von Einzelsachverhalten handelt, die an einem Bilanzstichtag umbewertet werden müssen. Sind in einem Unternehmen viele Dauer- und Massensachverhalte vorhanden, liegt es nahe, die steuerlichen Anpassungen direkt im ERP-System als parallele Buchführung zu erfassen. Die Steuerbilanz wird dann zu einem erheblichen Teil aus dem verwendeten ERP-System erstellt.

Auswirkungen auf das Besteuerungsverfahren
Bleibt es bei der im Entwurf vorgesehenen Gliederungstiefe der Taxonomie , dann wird – wie Sie bereits gesehen haben – die Umstellung von Papier auf Elektronik im Rahmen des Projekts E-Bilanz zu einer erheblichen Ausweitung der steuerlichen Berichtspflichten führen. Vor diesem Hintergrund ist fraglich, ob der von der Finanzverwaltung vorgesehene Mindestumfang der zu übermittelnden Daten noch vom Gesetz oder der Ermächtigung nach § 51 Abs. 4 Nr. 1b EStG gedeckt ist.

Die hohe Gliederungstiefe der -Taxonomie setzt gegebenenfalls die Rahmenbedingungen für ein effektives Risikomanagement durch die Finanzverwaltung. Aus den Erfahrungen, die seit der Einführung der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen gemacht wurden, lässt sich sagen: Die Finanzverwaltung nimmt in zunehmendem Maße elektronische Prüfungen vor, deren Ergebnisse den jeweiligen Prüfern weitreichende Einblicke in die entsprechenden Unternehmen gewähren. Der Datenzugriff erfolgte bislang jedoch ausschließlich mit Bezug auf die jeweilige Prüfung. Demgegenüber führt die elektronische Übermittlung der E-Bilanz an ein Erfassungsportal dazu, dass den Behörden zukünftig umfassende Unternehmensdaten über den Einzelfall hinaus zentral für vergleichende Analysen vorliegen. Wenn die Finanzverwaltung diese Daten für eine zielgenauere Auswahl von Prüfungsfällen nutzt, bei der Auswahl von zu prüfenden Unternehmen das Risikoprofil berücksichtigt und bei einem geringen Risikoprofil prüfungsfreie Zeiträume gewährt, könnten auch die Unternehmen profitieren.

Vorteile der Unternehmen
Diehohe Gliederungstiefe der E-Bilanz ist in der Literatur heftig kritisiert worden. Allerdings werden viele der separat anzugebenden Daten bereits jetzt auf einzelnen Konten gebucht, da die Werte für die Steuerberechnung notwendig sind, zum Beispiel Mieten, Pachten, Leasing, Renten, Zinsen, etc.. Damit eröffnet die E-Bilanz Unternehmen die Möglichkeit die Prozesse zur Erstellung der Steuerberechnung und Steuererklärung aufzunehmen und neu zu konzipieren. Wie eingangs geschildert ist der Prozess der Steuererklärung vielfach ein manueller Prozess. Durch elektronische Schnittstellen mit dem Rechnungswesen können die gebuchten Daten sowohl in die Steuerberechnung zum Jahresabschluss aber auch in die Steuererklärung und die E-Bilanz übernommen werden. Dieses vermeidet unnötige manuelle Eingaben und damit auch Kosten. Zusätzlich sind Effizienzgewinne möglich, da die Steuerabteilungen von Routinearbeiten entlastet werden und die Prozesse somit auch in das unternehmensweite interne Kontrollsystem eingebettet werden.

Die Vorteile auf einen Blick

  • Im Rechnungswesen gebuchte Daten werden für die Steuerberechnung im Jahresabschluss, Steuererklärung und E-Bilanz genutzt, ("Datenpool")
  • Unnötige Doppelarbeiten durch manuelle Eingaben und Reviews werden vermieden,
  • Aktualisierungen im Rechnungswesen, beispielsweise durch Umbuchungen im Rahmen der Jahresabschlussprüfung, werden automatisch in die Steuerberechnung übertragen,
  • Erhöhte Sicherheit durch das unternehmensweite interne Kontrollsystem
  • Entlastung von Routinetätigkeiten und damit Kostenersparnis und Effizienzgewinne.

Ausblick
Beachten Sie bitte: Die Ausführungen dieses Beitrags beruhen auf einem ministeriellen Entwurf. Aufgrund der öffentlichen Diskussion können sich hier noch Änderungen ergeben. Aber ganz gleich, welche Gliederungstiefe der steuerlichen Berichterstattung letztlich zwingend vorgeschrieben werden wird, Unternehmen werden sich der Herausforderung stellen müssen, die bisherigen Prozesse der handelsrechtlichen Rechnungslegung und steuerlichen Deklarationsfunktionen zusammenzuführen. Das wird eine enge Verzahnung der Bereiche Rechnungswesen und Steuerabteilung erforderlich machen. Die integrierte Steuerbuchführung dürfte durch ihren Beitrag zur Effizienzsteigerung weiter an Bedeutung gewinnen.

Wenn auch die Einzelheiten der zukünftigen elektronischen Berichterstattung noch nicht final festgelegt sind, sollten Sie in Anbetracht der zu erwartenden Tragweite auf das unternehmensinterne Rechnungswesen mit der Vorbereitung des Projekts E-Bilanz möglichst bald anfangen. – Die Experten von PricewaterhouseCoopers unterstützen Sie dabei gern.

Haben Sie Fragen oder möchten Sie beraten werden? Dann rufen Sie bitte Ihre Ansprechpartner an oder mailen ihnen einfach.

Ihre Ansprechpartner
Stefan Kaufmann
Tel.: 069 9585-6333
stefan.kaufmann@de.pwc.com

Heiko Schäfer
Tel.: 069 9585-6227
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Jann-Luiken Popkes
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Jens Briese
Tel.: 040 6378-1466
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Katharina Klemm
Tel.: 089 5790-6339
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Jörg Semmner
Tel.: 089 5790-6391
joerg.semmner@de.pwc.com

Fundstelle
BMF, Schreiben vom 31. August 2010 (IV C 6 – S 2133-b/10/10001)

 

Redaktioneller Hinweis:

Die Einführung der E-Bilanz verschiebt sich um ein Jahr
Die Neuregelung greift erstmals für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2011 beginnen. Ab diesem Stichtag müssen Unternehmen ihren Jahresabschluss elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Diese Regelung ist Teil des Steuerbürokratieabbaugesetzes (SteuBAG), das Ende 2008 verabschiedet wurde. Weitere Informationen finden Sie hier.