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Steuern & Recht

Berechnung von Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen


Der Bundesfinanzhof schuf mit seinem Urteil vom 19. August 2002 die Pflicht zur Bildung einer Rückstellung für zukünftige Kosten der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Dieses Gebot der Rückstellungsbildung gilt für die Handelsbilanz und – über das Maßgeblichkeitsprinzip – auch für die Steuerbilanz. Auch in Bilanzen, die nach internationalen Rechnungslegungsvorschriften (IFRS) erstellt werden, finden sich derartige Rückstellungen. Mit aktuell veröffentlichtem Urteil entschieden die obersten Finanzrichter nunmehr, dass Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen die voraussichtlichen Aussonderungsmöglichkeiten berücksichtigen müssen.

Im entschiedenen Fall betreibt der Kläger eine Apotheke und erzielt hieraus Einkünfte aus Gewerbebetrieb. Für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen bildete er im Jahresabschluss des Streitjahres 2003 eine Rückstellung von 10.700 Euro. Er hatte dafür den – unstreitigen – jährlichen Aufwand für die Aufbewahrung von 1.070 Euro mit zehn multipliziert. Das Finanzamt kann im Rahmen einer Außenprüfung indes zu der Auffassung, dass lediglich eine durchschnittliche Restaufbewahrungsdauer von 5,5 Jahren anzusetzen sei und berücksichtigte daher nur eine Rückstellung von 5.885 Euro. Einspruch und Klage blieben erfolglos.

Raumbedarf vermindert sich pro Jahr der Aufbewahrung

Das Finanzgericht führte in seinem Urteil hierzu aus, dass der Raumbedarf für die zum Bilanzstichtag aufzubewahrenden Akten sich pro Jahr um ein Zehntel vermindere, da nach Ablauf des Bilanzstichtages jeweils ein Jahrgang auszusortieren sei. Soweit dafür jedes Jahr ein weiterer zu archivierender Jahrgang entstehe, seien die diesbezüglichen Aufwendungen nicht vor dem Bilanzstichtag des Streitjahres veranlasst. Der Bundesfinanzhof (BFH) bestätigte diese Entscheidung der Vorinstanz. Richterliche Begründung: Bei der Bewertung der Rückstellung sei die verbleibende Dauer der Aufbewahrungspflicht in Abhängigkeit vom Entstehungszeitpunkt der jeweiligen Unterlagen und der gesetzlich angeordneten Dauer der Aufbewahrungsfristen zu berücksichtigen. Zudem könnten nur die Aufwendungen für solche Unterlagen zurückgestellt werden, deren Existenz bis zum jeweiligen Bilanzstichtag wirtschaftlich verursacht sei. Der Umstand, dass auszusondernde Unterlagen voraussichtlich durch neue Unterlagen (späterer Jahre) ersetzt würden, mithin kein Stauraum frei werden würde, könne nicht berücksichtigt werden. Hintergrund: Nicht für alle Unterlagen besteht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. So sind einige Unterlagen nur über einen kürzeren Zeitraum oder auch gar nicht gesetzlich aufzubewahren.

Zehn Jahre lang aufzubewahren sind insbesondere:

  •  Jahresabschlüsse mit allen dazugehörenden Unterlagen,
  • Buchungsbelege sowie
  • Ein- und Ausgangsrechnungen.

Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von
Bedeutung sind, sind sechs Jahre lang aufzubewahren. Werden Unterlagen freiwillig länger aufbewahrt, fehlt es an der rechtlichen Verpflichtung. Eine Rückstellung kommt insoweit nicht in Betracht. Die Höhe des rückstellungsfähigen Aufwandes kann daher nur im Einzelfall festgestellt werden. Dabei kommt es vor allem darauf an, wie sich die aufbewahrten Unterlagen zusammensetzen. Sind Feststellungen zur Zusammensetzung der aufbewahrten Unterlagen im Einzelfall nicht oder nur unter erheblichem Aufwand möglich, bestehen in der Praxis keine Bedenken, für Unterlagen, zu deren Archivierung der Unternehmer nicht verpflichtet ist, einen Abschlag von 20 v.H. von den Gesamtkosten vorzunehmen.

Als rückstellungsfähig gelten generell:

  • anteilige Aufwendungen für die Archivräume (z.B. Gebäudeabschreibung, Finanzierungskosten, Miete, Instandhaltung, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Heizung, Beleuchtung). Hierbei sind Abschläge wegen der i.d.R. geringwertigeren Ausstattung der Archive gegenüber Büroräumen anzusetzen.
  • Abschreibung für Inventar (z.B. Regale und spezielle Geräte wie Mikroverfilmung)
  • Personalkosten für die Einlagerung sowie anteilige Kosten von Hausmeistern, Putz- und
    Wachdiensten
  • Kosten der Datenverarbeitung (z.B. das Lesbarmachen von Datenbeständen, das Sichern von Daten)

Fazit der BFH-Richter

Der vom Finanzamt vorgenommene und vom Finanzgericht bestätigte Ansatz einer durchschnittlichen Restaufbewahrungsdauer von 5,5 Jahren sei nicht zu beanstanden; zum jeweiligen Bilanzstichtag müssten die Unterlagen zwischen ein und zehn Jahren aufbewahrt werden, im Schnitt also [(10 + 1) : 2 =] 5,5 Jahre. (GS)

Fundstelle


BFH-Urteil vom 18. Januar 2011, Az. X R 14/09