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Steuern & Recht

Finanzierungskosten als Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen


Zinsen für die zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen genutzten eigenen Räume können auch dann als Rückstellung berücksichtigt werden, wenn deren Anschaffung/Herstellung nicht unmittelbar einzelfinanziert worden ist, sondern sämtliche liquiden Eigen- und Fremdmittel zum Zwecke der Liquiditätssteuerung in einem sog. „Pool“ gebündelt werden und hieraus sämtliche Aufwendungen des Geschäftsbetriebs finanziert wurden.

Finanzierungskosten für die zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen genutzten eigenen Räume

Ein Kreditinstitut hatte für die Aufbewahrung ihrer Geschäftsunterlagen eine Rückstellung gebildet und hierbei auch Finanzierungskosten im Zusammenhang mit den für Zwecke der Aufbewahrung genutzten eigenen Archivräumen einbezogen. Während hinsichtlich der laufenden Jahreskosten (v.a. AfA, Grundsteuer, Versicherung) Einigkeit bestand, lag das Institut hinsichtlich der Berücksichtigung der Finanzierungskosten der Räume mit der Finanzverwaltung im Streit. Die Vorinstanzen hatten dafür eine Rückstellung abgelehnt, da es sich um eine sog. Poolfinanzierung handelte und die Zinsen hieraus folglich mangels nachvollziehbarer tatsächlicher und unmittelbarer Verwendung der Darlehensmittel bei der Rückstellungsbewertung als sog. gewillkürte Gemeinkosten nicht berücksichtigt werden könnten. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat jedoch grundsätzlich keine Bedenken, den Zinsaufwand der poolgebundenen Refinanzierung anhand der Fremdfinanzierungsquote des Pools im Zeitpunkt der Gebäudeanschaffung/-herstellung bei der Rückstellungsbewertung zu berücksichtigen – vorausgesetzt, die Aufteilung des Zinsaufwands ist angemessen.

Zinsaufwand aus Poolfinanzierung bei Rückstellungsberechnung zu berücksichtigen

Die Höhe der Rückstellung, so der BFH, sei nicht auf die durch die Verbindlichkeit verursachten Einzelkosten beschränkt, sondern müsse im Rahmen der Vollkostenbetrachtung auch die variablen und fixen (notwendigen) Gemeinkosten umfassen. Voraussetzung für die Berücksichtigung der Zinsen ist, dass sie sich durch Kostenschlüsselung verursachungsgerecht der Herstellung/ Anschaffung der Räume zuordnen lassen und dass sie kaufmännisch vernünftig (d.h. angemessen) sind. Daher beanstandet es das höchste Gericht nicht, wenn die Kreditmittel nicht einer bestimmten Ausgabe konkret (unmittelbar) zuordenbar sind und der Zinsaufwand im Rahmen der Poolbindung nach der Fremdkapitalquote des betreffenden Unternehmens den für Archivierungszwecke genutzten Gebäude und Gebäudeteilen zugerechnet wird. Die hierbei getroffene Annahme einer kongruenten Finanzierung der Aktiva entspreche gängiger betriebswirtschaftlicher Sicht.

Fundstelle

BFH-Urteil vom 11. Oktober 2012 (I R 66/11), veröffentlicht am 27. Februar 2013

Eine englische Zusammenfassung dieses Urteils finden Sie hier (Provision for record retention costs can include interest).