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Finanzministerium veröffentlicht Anwendungsschreiben zu den GoBD


Das Bundesfinanzministerium hat jetzt ein Schreiben über die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hatte mit Schreiben vom 9. April 2013 zunächst einen diesbezüglichen Entwurf veröffentlicht. Jetzt wurden die Hinweise zur GoBD in einem fast 40 Seiten umfassenden BMF-Schreiben vom Ministerium offiziell verabschiedet, eine Ablösung  von den bisher geltenden Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS). Entsprechendes gilt bezüglich für die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU). Nicht alle Forderungen der Wirtschaft bzw. der Verbände sind von der Finanzverwaltung im jetzt veröffentlichten BMF-Schreiben berücksichtigt worden. Nach Auffassung des Ministeriums treten durch die GoBD keine materiellen Änderungen bzw. der Verwaltungsauffassung ein, es handele sich lediglich um Aktualisierungen im Hinblick auf die technischen Entwicklungen. Geringfügige Abweichungen/Änderungen gegenüber der Entwurfsfassung:

  • Klarstellung zur Aufbewahrung und maschinellen Auswertbarkeit von OCR-umgewandelten Dokumenten bei gescannten Dokumenten oder schon digital eingegangenen Dokumenten. – RZ 130
  • Klarstellung zur Zulässigkeit der Umwandlung und Aufbewahrung von digital eingegangenen Dokumenten in „Inhouse-Formate“, sofern die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltliche Veränderung vorgenommen wird. – RZ 133
  • Wegfall des Hinweises auf die Dauerfristverlängerung bei der Frage der zeitnahen Buchung und einsetzenden Unveränderbarkeit („Festschreibung“).
  • Die Reglungen gelten grundsätzlich für Veranlagungszeiträume ab 2015. Das GoBS-Schreiben v. 7.11.1995, das GDPdU-Schreiben v. 16.7.2001 sowie die Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung Stand 2009  gelten nur noch bis 2014.
  • Die Ausführungen zur Belegfunktion entsprechen den allgemein bekannten GoB. Neu sind Ausführungen zur Belegsicherung gegen Verlust von Informationen, zur Zuordnung zwischen Belegen und Grundaufzeichnungen oder Buchungen und zur erfassungsgerechten Aufbereitung der Buchungsbelege. Jeder Geschäftsvorfall muss eine eindeutige Belegnummer, den Buchungsbetrag oder Mengen- und Wertangaben, Währungsangabe, Buchungstext, Buchungsdatum, Buchungsperiode und den Verantwortlichen ausweisen.

Folgende Themen werden in dem Schreiben aufgegriffen:

  • Verantwortlichkeit (liegt allein beim Steuerpflichtigen)
  • Allgemeine Anforderungen (Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und der Klarheit)
  • Belegwesen / Belegfunktion (zum Nachweis der gebuchten Zusammenhänge)
  • Zeitliche und sachliche Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle (Belegsicherung, Belegzuordnung)
  • Internes Kontrollsystem und Datensicherheit (gegen Verlust und unberechtigte Eingaben)
  • Unveränderbarkeit des ursprünglichen Inhalts einer Buchung (Sichtbarkeit / Erkennbarkeit aller Informationen)
  • Aufbewahrungsformen und -pflichten (die sich beispielsweise auch aus anderen Rechtsnormen als der Abgabenordnung, z. B. § 14b Umsatzsteuergesetz, ergeben können)
  • Datenzugriff (durch die Finanzbehörde)
  • Zertifizierung und Software-Testate (entfalten gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung)

Das Schreiben ist für eine Übergangszeit auf der Internetseite des BMF veröffentlicht, bevor es dann im Bundessteuerblatt I erscheint.

Ergänzung zur Datenträgerüberlassung: Die GoBD im BMF-Schreiben vom 14. November 2014 sehen vor, dass im Rahmen einer Außenprüfung auf Verlangen der Finanzverwaltung – neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten – auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form durch das geprüfte Unternehmen bereit gestellt werden. Die angeforderten Strukturinformationen sind jedoch vor allem kleineren und mittleren Unternehmen häufig nicht bekannt.  Da gerade die Datenträgerüberlassung dem geprüften Unternehmen erhebliche Probleme bereiten kann, werden nachträglich zusätzliche Informationen zur Datenträgerüberlassung als Hilfe bereitgestellt.

Fundstelle

BMF-Schreiben vom 14. November 2014 (IV A – S 0316/13/10003)