Dürfen Betriebsprüfer die Vorlage konzerninterner E-Mailkorrespondenzen verlangen?
Dürfen Betriebsprüfer die Vorlage konzerninterner E-Mailkorrespondenzen verlangen?
Betriebsprüfer verlangen seit einigen Jahren immer häufiger die Vorlage von konzerninternen E-Mails zur Prüfung der Fremdüblichkeit vereinbarter Verrechnungspreise. Das Finanzgericht (FG) Hamburg hat nun erstmals zur Rechtmäßigkeit eines solchen Vorlageverlangens entschieden.
Auch wenn das Urteil noch nicht rechtskräftig ist (Revision anhängig beim Bundesfinanzhof unter dem Aktenzeichen XI R 15/23), ergeben sich praktische Erkenntnisse für die Aufbewahrung von E-Mails und den Umgang mit entsprechenden Anfragen in der Betriebsprüfung.
Der Fall: In dem vom FG Hamburg entschiedenen Fall verlangte die Betriebsprüfung von einer inländischen Konzerngesellschaft, ihr den elektronischen Datenzugriff (§ 147 Abs. 6 Abgabenordnung (AO)) auf die als E-Mail empfangenen und versandten Handelsbriefe insbesondere in Bezug auf ein Sales and Marketing Services Agreement miteiner anderen ausländischen Konzerngesellschaft zu gewähren. E-Mails sollten auf einem Datenträger und in einer Gesamtübersicht, aus der sich unter anderem der Absender, Empfänger und der Betreff ergeben (sogenanntes Gesamtjournal), zur Verfügung gestellt werden. Gegen dieses Vorlageverlangen wehrte sich die Klägerin. Das Gericht entschied, dass das Vorlageverlangen, mit Ausnahme des Gesamtjournals, rechtmäßig ist. Zur Begründung stützte es sich insbesondere darauf, dass die konzerninternen E-Mails als aufbewahrungspflichtige Handels- und Geschäftsbriefe (§ 147 Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 3 AO) zu qualifizieren sind. Firmeninterne E-Mails sind hingegen nicht vorzulegen. Das FG hat sich damit einem umstrittenen, sehr weiten Begriffsverständnis von Handels- und Geschäftsbriefen angeschlossen. Im Rahmen von konzerninternen Dienstleistungsverträgen fallen danach auch E-Mails, mit denen die geschuldeten Leistungen (entweder an andere Konzerngesellschaften oder wohl auch – wenn der konzerninterne Vertrag dies vorsieht – direkt an konzernexterne Kunden) erbracht werden unter den Begriff des Handels- und Geschäftsbriefs. Dies kann konzernintern z. B. verschriftlichte Auskünfte, Aufklärungen, Beratungen oder Dienstleistungen betreffen>.
Mehr Informationen und Hinweise möglicher Auswirkungen dieser Entscheidung lesen Sie im Beitrag von unseren PwC-Experten Dr. Jan Haselmann und Jan Kärcher in der Transfer Pricing Perspectives DACH – Ausgabe 61.
