Steuerliche Prozesse zukunftssicher gestalten

Steuerabteilungen in Unternehmen und anderen juristischen Personen sehen sich in Zeiten von Fachkräftemangel, Digitalisierung, Tax Compliance Management Systemen, digitalen Prüfungstools der Finanzverwaltung und sich stets wandelnden und verschärfenden steuerlichen Regelungen neuen Herausforderungen gegenüber.

Es stellt sich die Frage: Muss die Steuerdeklaration neu gedacht werden?

1. Steuerdeklaration und Tax Compliance – ein untrennbares Miteinander

Der Ausdruck „Tax Compliance“ ist in aller Munde. Übersetzt bedeutet dieser Begriff in etwa „Steuerehrlichkeit“ oder „der Pflicht, Steuern zu bezahlen, Folge zu leisten“. Es geht also letztlich darum, ein:e sogenannte:r steuerehrliche:r Bürger:in zu sein, auch als juristische Person.

Dies kann nur dann gewährleistet werden, wenn die Tax Compliance ein stetiger Begleiter im beruflichen Alltag der Mitarbeitenden des Steuerpflichtigen ist. Tax Compliance betrifft hierbei eine Vielzahl an Einzelsachverhalten und Handlungen, welche in diverser Art und Weise Einfluss auf die steuerlichen Bemessungsgrundlagen haben können. Denn alle diese Sachverhalte und Handlungen münden in eine Steueranmeldung oder eine Steuererklärung, worin sich potentielle Steuerverkürzungen manifestieren und Steuerzahlungen realisieren.

Ziel eines jeden Steuerpflichtigen muss es daher sein, Steueranmeldungen und Steuererklärungen rechtzeitig, vollständig und korrekt einzureichen. Unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten müssen aber auch unnötige Steuerbelastungen oder Aufwendungen für steuerliche Nebenleistungen durch zulässige Gestaltungsmittel vermieden und die Ressourcenbindung im Unternehmen hierbei angemessen gestaltet werden. Ein Spagat, der angesichts der Komplexität vieler Sachverhalte häufig schwerfällt.

2. Steigende Bedeutung der Tax Compliance

Insbesondere für juristischen Personen des öffentlichen Rechts und deren Eigengesellschaften sowie gemeinnützige Einrichtung ist die Einhaltung der steuerlichen Vorschriften ein hohes Gut – können doch insbesondere für diese Steuerpflichtigen Verstöße – neben den strafrechtlichen und wirtschaftlichen Konsequenzen – mit einem erheblichen Imageschaden verbunden sein.

Die Geschäftsführung bzw. die gesetzlichen Vertreter der Steuerpflichtigen stehen bei dieser Aufgabe besonders im Fokus. So hat sich der BFH zuletzt wieder mit Beschluss vom 15.11.2022 (Az. VII R 23/19) dazu geäußert, welche Überwachungsverpflichtungen ein Geschäftsführer zu beachten hat, um auch persönliche Haftungsrisiken zu vermeiden. Ähnlich hat das OLG Nürnberg am 30.03.2022 (Az. 12 U 1520/19) entschieden. Die Gerichte sehen hier die Verpflichtung zur Schaffung von Compliance-Strukturen, also bspw. der Einhaltung von 4-Augen-Prinzipien und der Überwachung von Mitarbeitenden, welche seitens der Geschäftsführung zu beachten sind.

Steuerliche Außenprüfungen bzw. Betriebsprüfungen haben heute zunehmend auch durch den Einsatz von digitalen Tools und Programmen die Möglichkeit, effizient und mit geringerem Personaleinsatz vertiefte Einblicke in die Buchhaltung der Steuerpflichtigen zu erhalten und Plausibilitätsprüfungen vorzunehmen. Die in der Vergangenheit häufig vorherrschende Stichprobenprüfung ist einer Gesamtprüfung gewichen – verbunden mit entsprechend höheren Aufgriffsrisiken für die Steuerpflichtigen. Auch wenn der Zinssatz für Nachzahlungszinsen auf Steuern zuletzt deutlich gesenkt wurde, kann dies – neben den strafrechtlichen Konsequenzen – mit finanziellen Mehrbelastungen und Ressourcenbindungen verbunden sein.

3. Zunehmende Herausforderungen für die Steuerpflichtigen

Die Dynamik hinsichtlich der anzuwendenden steuerlichen Regelungen nimmt zu. Es gilt für die Steuerpflichtigen, einen Überblick über die aktuellen Gesetzgebungsprozesse, die Rechtsprechung sowie neue Verwaltungsanweisungen zu behalten. Und dies teilweise unter extremen Zeitdruck, wie es zuletzt die vorrübergehenden Senkungen der Umsatzsteuersätze, das Erdgas-Wärme-Soforthilfegesetz (EWSG) oder die Strom- und Gaspreisbremsen gezeigt haben. Hinzu kommen Sonderbelastungen wie die Grundsteuerreform. Ein Anspruch, dem kaum noch eine Steuerabteilung beim Steuerpflichtigen gerecht werden kann.

Dies gilt insbesondere auch vor dem Hintergrund des aktuell auch in der steuerberatenden Branche relevanten Fachkräftemangels. Steuerabteilungen schrumpfen, anstatt zu wachsen – während gleichzeitig die Anforderungen an die Steuerpflichtigen steigen.

Viele größere Unternehmen oder Unternehmensgruppen stehen hier auch vor der Herausforderung, den Informationsfluss zwischen der Steuerabteilung und anderen Abteilungen, insbesondere der Personal- und Rechtsabteilung, aber auch beispielsweise dem Vertrieb sicherzustellen. Durch vielerorts seit der Corona-Pandemie vorherrschende Homeoffice-Regelungen sind hierfür neue Kommunikationswege zu finden und Prozesse anzupassen. Dem sind viele Unternehmen mit dem Einsatz neuer digitaler Tools begegnet. Es ist zu beobachten, dass Investitionen in der Digitalisierung daher häufig im Bereich der internen und externen Kommunikation erfolgt sind, nicht aber für die Aufbereitung und Prüfung von Steuerdeklarationsdaten. Natürlich häufig auch ein Kostenpunkt.

Um Kosten zu sparen, werden darüber hinaus in vielen Konzernen bzw. Unternehmensgruppen steuerliche Kompetenzen gebündelt und zentrale Steuerabteilungen implementiert. Allerdings sind solche Gruppen sehr unterschiedlich strukturiert. Steuerabteilungen müssen hier kritisch hinterfragen, für welche Gruppengesellschaften sie berufsrechtlich (§§ 1 StBerG ff.) tatsächlich tätig werden dürfen. Gesellschaften, zu denen lediglich eine Minderheitsbeteiligung besteht, sind hierbei ebenso kritisch zu betrachten wie Mehrheitsbeteiligungen, gegenüber welchen aber keine einheitliche Leitung ausgeübt wird.

4. Lösungen

Viele Steuerpflichtige haben bereits Maßnahmen zur Einrichtung eines TCMS, also einem steuerlich getriebenem Risikomanagementsystem, ergriffen. Dieses betrifft sodann die wichtigen Unternehmenssteuern, aber auch die vermeintlichen Randsteuern wie Grund- oder Grunderwerbsteuer und die Bauabzugsteuer. Ursprünglich waren diese Maßnahmen häufig durch das BMF-Schreiben vom 23.05.2016 motiviert, um die Annahme einer vorsätzlichen Steuerverkürzung für den Fall der Fälle entkräften zu können. Heute lockt darüber hinaus aber auch die Aussicht auf Erleichterungen in den Betriebsprüfungen (§ 38 EGAO, Pilotprojekt in Bayern). Faktisch kann sich wohl kein Steuerpflichtiger langfristig der Notwendigkeit eines TCMS entziehen.

Ein TCMS ist untrennbar mit den Steuererklärungsprozessen verbunden. Die Prozesse zur vollständigen, fristgerechten und korrekten Erstellung von Steueranmeldungen und -erklärungen sind sogar ein ganz wesentlicher Bestandteil. Die Steuerpflichtigen haben an dieser Stelle für die Zukunft dieser Prozesse einige Entscheidungen zu treffen:

• Welche Prozesse / Steuerarten sind für das Unternehmen relevant und bestehen bereits für alle Varianten Prozesse / Lösungen?
• Sollen und können die Prozesse Inhouse abgebildet werden und wenn ja, inwieweit?
• Welche Risiken bestehen in diesem Zusammenhang und wie sind sie individuell zu bewerten?
• Welche Möglichkeiten bestehen, die Steuerabteilungen durch Digitalisierungsmaßahmen zu unterstützen und zu entlasten und welche Ansprüche bestehen an das Nutzen-Leistungs-Verhältnis?
• Ist es sinnvoll, um interne Ressourcen zu sparen und Haftungsrisiken zu reduzieren, die Prozesse (anteilig) auf einen Beratenden auszulagern oder vielleicht die ganze Steuerabteilung outzusourcen?
• Wer übernimmt steuerliche Beratungsleistungen für Gruppengesellschaften, die nicht Teil der Unternehmenseinheit im Sinne des Steuerberatungsgesetzes sind?
• Wie soll das Team der Steuerabteilung zukünftig definiert werden? Sollen externe Steuerberatende als Teil des Teams definiert werden? „Team“ anders denken? Der Steuerberatende als Sparringpartner?
• Wie soll zukünftig - auch technisch / virtuell – im Team, mit dem Beratenden und der Finanzverwaltung zusammengearbeitet und kommuniziert werden?
• Wie kann die Schulung und Überwachung der Mitarbeitenden kosteneffizient sichergestellt werden?

Vermeintlich einfache Fragen, die in der Praxis gar nicht so einfach zu beantworten sind. Zumindest im ersten Schritt bestehen oftmals Bedenken, die steuerlichen Kompetenzen nicht Inhouse vorzuhalten und damit in eine Abhängigkeit vom Berater zu geraten sowie Beratungskosten zu generieren. Dem gegenüber stehen nicht ausreichend vorhandene eigene Personalkapazitäten, die Abfederung von Bedarfsschwankungen, steigende Gehälter, Kosten für Ausbildung und Schulungen sowie individuelle Softwarelösungen, die Möglichkeit von Spezialisierungssynergien zu partizipieren und die Vermeidung möglicher Haftungsrisiken.

In unserer Beratungspraxis stellen wir fest, dass für viele Steuerpflichtige die Wahrheit hinsichtlich dieser Fragestellungen in der Mitte liegt. Was genau diese Mitte ausmacht, stellen wir in gemeinsamen Gesprächen zum Bedarf der Steuerpflichtigen, den Möglichkeiten und den Kosten fest. Das Ergebnis dieser Gespräche ist ein aus verschiedenen Modulen unserer Beratungsangebotes zusammengestelltes individuelles Leistungspaket – ganz nach den Ansprüchen unserer Mandanten. Um den Wünschen unserer Mandanten und unseren eigenen Ansprüchen gerecht zu werden, haben wir Expertenteams geschaffen, welche sich auf den Tätigkeitsbereich der Erstellung von Ertrag- und Umsatzsteuererklärungen, die Strom- und Energiesteuern oder die Grundsteuerdeklaration spezialisiert haben, sich gezielt fortbilden und fokussiert Prozesse optimieren. Diese Teams arbeiten eng verzahnt und im regen Austausch mit allen weiteren Experten, welche im Rahmen des Leistungspaktes für unsere Mandaten tätig werden – sei es zur Lohnsteuer, Grunderwerbsteuer, steuerlichen Gestaltungsfragen etc...

Hochqualitative, effiziente und fristgerechte Steuererklärungen – egal für welche Steuerart - sind der Grundstein für eine gute Steuerplanung und -gestaltung sowie einer erfolgreichen Zusammenarbeit mit der Finanzverwaltung. Auf Grund von Schnittstellen und Wechselwirkungen sind inhaltlich abgestimmte Steuererklärungen für alle Steuerarten und eine enge Abstimmung aller beteiligten Kolleg:innen wichtig und nutzbringend hinsichtlich etwaiger Steueroptimierungspotentiale.

Die Welt der Tax Compliance und der Steuerdeklaration wandelt sich. Wir erarbeiten mit Ihnen Lösungen, diesen Wandel als Chance zu nutzen. Sprechen Sie uns gerne an.

Ansprechpartnerin:
Vera Ribbentrup

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