Outsourcing Efficiency - mehr Effizienz im Auslagerungsmanagement

Die Angleichung der nationalen Anforderungen zur Auslagerungssteuerung an europäische Vorgaben stellt die Finanzbranche vor neue Herausforderungen.

Im Zuge der Angleichung des deutschen Finanzmarktes an die europäischen Anforderungen, hat sich die auslagerungsrelevante Regulatorik zunehmend verschärft. Mit der Einführung der 6. MaRisk Novelle hat die BaFin die neuen Standards der EBA Leitlinien zu Auslagerung in die nationalen Vorgaben überführt. Damit wurden die Erfordernisse an das Organisationsmodell und die operative Auslagerungssteuerung erweitert.

Außerdem wurde mit der Einführung des Finanzmarktintegritätsgesetzes (FISG) im Jahr 2021 sowie durch Anpassung weiterer Gesetze[1] die europäischen Anforderungen zur Meldepflicht von Auslagerungen in nationales Recht umgesetzt.

Diese Vorgaben wurden erst kürzlich durch die neue Anzeigenverordnung (AnzV) weiter konkretisiert. Sie betrifft neben Banken auch weitere Akteure[2] in der Finanzbranche. Diese Zunahme der Regulatorik stellt die Branche vor neue Herausforderungen und verursacht höhere Aufwände und Kosten.

Die Umsetzung der Anforderungen erfordert – neben der Anpassung des Organisationsmodells und der Steuerungsprozesse – eine umfangreiche Erhebung von Daten

Die Anforderungen an das Auslagerungsmanagement gem. MaRisk betreffen das Organisationsmodell und wesentliche Schritte des „Auslagerungslebenszyklus“ (siehe Abbildung 1). Diesbezüglich sind auch die Klassifizierung, Risikoanalyse und Steuerung der Leistungsbezüge von notwendigen Änderungen betroffen. Diese resultieren häufig in Vertragsanpassungen. Um Notfallkonzepte und mögliche Ausstiegsstrategien zu überarbeiten, ist eine Neubewertung der ausgelagerten Prozesse notwendig. Des Weiteren sind Weiterverlagerungen stärker in die Bewertung der Hauptauslagerung einzubeziehen.

Abbildung 1: Wesentliche neue Anforderungen der 6. MaRisk Novelle (AT 9) & AnzV

Der tatsächliche Umfang und Aufwand des individuelle Umsetzungsbedarfs der 6. MaRisk hängt stark vom Reifegrad des jeweiligen Auslagerungsmanagements ab. Dabei beurteilt ein Großteil der von PwC im Jahr 2021 befragten Finanzinstitute insbesondere die Anforderungen an die Organisationsrichtlinien und die Vertragsanpassungen als sehr komplex.[3]

Die Umsetzung der AnzV verursacht dagegen für nahezu sämtliche Akteure des Finanzsektors einen hohen Umsetzungsaufwand. Für die Meldepflicht müssen Betroffene ein vollständiges Auslagerungsregister vorhalten bzw. neu anlegen, welches bis zu 26 Datenattribute umfasst (siehe Abbildung 1). Für dieses Register müssen die erforderlichen Informationen von einer Vielzahl der Auslagerungssachverhalten eingepflegt und erhoben werden.

Darüber hinaus bieten die Auslöser von Meldungen an die Aufsicht weitere Komplexität und Aufwände. Neben der Absicht und dem Vollzug einer Auslagerung, müssen betroffenen Akteure auch wesentliche Änderungen der Auslagerung sowie Ereignisse mit schwerwiegenden Auswirkungen auf ihre bezogenen Leistungen an die Aufsicht melden. Hierfür sind die Auslöser zu definieren und neue Überwachungsmaßnahmen durchzuführen. Auch die Datenübermittlung verursacht Zusatzaufwände. Aktuell steht die Einzelerfassung, mit hohem manuellem Aufwand, der Massenupload von Meldungen (MVP Portal) oder eine direkte SOAP Schnittstelle zur Verfügung, was umfangreichen technischen Anpassungen notwendig macht.

Die hohen Aufwände zur Sicherstellung der Compliance erfordern künftig einen stärkeren Fokus auf die Effizienz im Outsourcing Management

Die Sicherstellung der regulatorischen Compliance stellt die Finanzbranche vor komplexe Herausforderungen, führt zu zusätzlichen Steuerungsaufwänden und bindet Ressourcen sowie Zeit im operativen Betrieb. So wird der Mehrwert einer Kostenersparnis der Auslagerungen möglicherweise relativiert.

Um die Aufwände im Auslagerungsmanagement zu senken, sollte es künftig in einem ganzheitlichen Ansatz effizienter gestaltet werden. Dies betrifft das zentrale Auslagerungsmanagement, aber auch das gesamte Organisationsmodell sowie weitere Stakeholder im Auslagerungsprozess (siehe Abbildung 2).

Abbildung 2: Aufwandstreiber und Effizienzhebel im Auslagerungsmanagement

Dazu bedarf es der Identifizierung von Ineffizienzen im Organisationsmodell und im Auslagerungsprozess. Im nächsten Schritt kann eine Vielzahl wirksamer Effizienzhebel als Gegenmaßnahmen auf unterschiedliche Aufwandstreiber zum Einsatz kommen. Laut einer PwC-Umfrage im Jahr 2021 hat die Branche bisher noch keine weitgehenden Effizienzhebel im Auslagerungsmanagement umgesetzt.[4]

Um ihre Aufwände und Kosten zu reduzieren und in Zukunft auch vom Mehrwert des Outsourcings zu profitieren, müssen Finanzinstitute die effizientere Gestaltung ihres Auslagerungsmanagements fokussieren. Dies erfordert eine umfassende Optimierung der bestehenden Outsourcing Governance und der relevanten Prozesse. Dabei ist die Analyse der entsprechenden Aufwandstreiber integraler Bestandteil. Eine weitgehende Standardisierung und Automatisierung der Auslagerungssteuerung helfen das Auslagerungsmanagement nachhaltig zu optimieren und somit den Mehrwert von Auslagerungen langfristig zu gewährleisten.

[1] weitere Gesetze: KAG, KWG, VAG, WpIG, WpHG, ZAG

[2] weitere wesentliche Finanzakteure: CRR-Kreditinstitute, Finanzinstitute, Finanzdienstleistungsinstitute, Zahlungsinstitute, Wertpapierinstitute, Versicherungsunternehmen

[3] siehe PwC-Studie 2021: Readiness-Analyse (AT 9) & Anwendung von Effizienzhebeln im Auslagerungsmanagement

[4] siehe PwC-Studie 2021: Readiness-Analyse (AT 9) & Anwendung von Effizienzhebeln im Auslagerungsmanagement

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Daniel Wildhirt

Daniel Wildhirt

Partner, Banking Leader Advisory
Frankfurt am Main

Tel.: +49 69 9585-2950

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