Effizienter einkaufen mit Beschaffungskooperationen
Öffentliche Auftraggeber nutzen die Möglichkeiten des Vergaberechts noch zu selten.
Nach Schätzungen der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) kaufen Bund, Länder und Kommunen in Deutschland jährlich für mindestens 500 Milliarden Euro Waren und Dienstleistungen ein. Der Fachkräftemangel und sinkende öffentliche Haushalte setzen Kommunen und öffentliche Gesellschaften aber zunehmend unter finanziellen Druck.
Den Druck verringern können Beschaffungskooperationen. Allerdings werden solche noch wenig genutzt, obwohl durch Mengenbündelungen hohe Preisnachlässe möglich sind. Wissenschaftler:innen schätzen, dass sich mit Beschaffungskooperationen 50 bis 75 Milliarden Euro pro Jahr sparen lassen. Beschaffungskooperationen eignen sich außerdem dazu, Fachkräfte effizienter einzusetzen und so Personalaufwände zu reduzieren.
Zwei Formen der Kooperation
Die vergaberechtlichen Regelungen sehen zwei Optionen für Beschaffungskooperationen vor: die zentrale Beschaffung und die gelegentliche gemeinsame Auftragsvergabe. Bei der zentralen Beschaffung gründen Auftraggeber eine zentrale Beschaffungsstelle, die sie ohne Vergabeverfahren beauftragen können. Die Stelle beschafft Waren und Dienstleistungen, vergibt Aufträge und schließt Rahmenvereinbarungen ab. Sie kann selbst Leistungen einkaufen, um sie an die öffentlichen Auftraggeber weiterzuveräußern.
Oder sie tritt als Vertreterin auf und geht im Namen und auf Rechnung der Auftraggeber Vertragsbeziehungen ein. Die Auftraggeber können dann die Leistungen direkt vom Auftragnehmer erwerben. Zur gelegentlichen gemeinsamen Auftragsvergabe: Sie wird nur für einzelne Projekte vereinbart. Bei dieser Form sind alle öffentlichen Auftraggeber gemeinsam dafür verantwortlich, die vergaberechtlichen Bestimmungen einzuhalten.
Skalen- und Mengeneffekte nutzen
In beiden Konstellationen können die Auftraggeber von Skalen- und Mengeneffekten profitieren. Zudem reduzieren eingeübte Beschaffungsprozesse und qualifiziertes Personal Zeitaufwände und professionalisieren die Beschaffungsvorgänge. Gleichwohl besteht eine Herausforderung darin, die Beschaffungskooperation so zu gestalten, dass Entscheidungswege zwischen Einkäufern und öffentlichen Auftraggebern möglichst kurz sind und keine Zielkonflikte entstehen. Richtig genutzt sind Beschaffungskooperationen allerdings ein wichtiger Lösungsansatz, um die komplexen und wachsenden Herausforderungen öffentlicher Auftraggeber zu bewältigen.
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Dr. Georg Queisner
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