Elektronische Bekanntgabe von Steuerbescheiden ab 2027

Ab dem 1. Januar 2027 wird die elektronische Bekanntgabe von Steuerbescheiden und anderen Verwaltungsakten der Finanzämter zum Regelfall. Für Unternehmen kann sich daraus konkreter Handlungsbedarf ergeben.

Beitrag aus unserem Workforce Newsflash, Ausgabe 3, Oktober 2026

Von Stefan Sperandio, Thorsten Leisinger, Lena Nguyen Ngoc und Sara Akbulut

Was ändert sich?

Nach § 122a AO werden Steuerbescheide und andere Verwaltungsakte ab dem 01.01.2027 durch Bereitstellung zum Datenabruf in der Regel in ELSTER bekannt gegeben. Die Steuerpflichtigen werden dazu nicht mehr gefragt.

Handlungsmöglichkeiten

Steuerpflichtige, die ihre Bescheide weiterhin postalisch erhalten möchten, müssen dies nun erneut aktiv beantragen. Erklärungen aus der Vergangenheit werden von der Finanzverwaltung nicht beachtet. Achtung beim Antrag auf postalische Bekanntgabe: Nach den geplanten Neuregelungen des Jahressteuergesetzes 2026 (JStG 2026) müssen Anträge auf postalische Bekanntgabe zwingend elektronisch nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz übermittelt werden, in der Regel also über ELSTER. Formlose Anträge (z. B. auf Papier oder per E-Mail) sind ab 2027 unwirksam und bereits im Jahr 2026 formlos gestellte Anträge verlieren kraft Gesetzes ihre Gültigkeit. Zudem kann der Antrag nur für sämtliche Verwaltungsakte in Bezug auf dieselbe Steuernummer einheitlich ausgeübt werden – eine einzelfallbezogene Auswahl entfällt.

Voraussetzung für die elektronische Bekanntgabe

Damit Verwaltungsakte elektronisch bekanntgegeben werden können, ist ein aktives Benutzerkonto bei der Finanzverwaltung (z. B. ein ELSTER-Konto) erforderlich. Besteht kein solches Benutzerkonto, werden Bescheide nach Vorgabe der Finanzverwaltung auch im Jahr 2027 weiterhin postalisch bekannt gegeben. Darüber hinaus ist die elektronische Bekanntgabe noch nicht für alle Steuerarten technisch umgesetzt (derzeit im Wesentlichen beschränkt auf Einkommensteuer (grds. auch für Lohnsteuer), Körperschaft- und Gewerbesteuer. Umsatzsteuer- und Feststellungsbescheide ergehen weiterhin postalisch). Ein Rechtsanspruch auf die elektronische Bekanntgabe besteht nicht, so dass die Finanzämter grds. auch noch ab 2027 postalisch bekanntgeben können.

Hinweis zur Gewerbesteuer: Die Neuregelung des § 122a AO betrifft unmittelbar die Bekanntgabe durch die Finanzämter. Gewerbesteuerbescheide, die direkt von den hebeberechtigten Kommunen erlassen und bekannt gegeben werden, ist Landesrecht zu beachten.

Vier-Tage-Regel: Fristen im Blick behalten

Besonders kritisch ist der Zeitpunkt der Bekanntgabe: Ein elektronisch bereitgestellter Bescheid gilt am vierten Tag nach der Bereitstellung zum Datenabruf als bekannt gegeben, unabhängig davon, ob er tatsächlich abgerufen wurde (§ 122a Abs. 4 Satz 1 AO n. F.). An diesen Bekanntgabezeitpunkt knüpfen sämtliche verfahrensrechtlichen Fristen – insbesondere die einmonatige Einspruchsfrist (§ 355 Abs. 1 Satz 1 AO) – an.

Die elektronische Benachrichtigungs-E-Mail über die Bereitstellung eines Bescheids besitzt ab 2027 lediglich eine Hinweisfunktion. Ihr tatsächlicher Zugang ist für den Beginn der viertägigen Bekanntgabefrist unbeachtlich. Unternehmen dürfen sich daher keinesfalls ausschließlich auf den Eingang einer solchen Benachrichtigung verlassen.

Was sollten Unternehmen jetzt prüfen?

Sofern Sie uns nicht als Empfangsbevollmächtigte für den Bescheideingang hinterlegt haben (in diesem Fall wird der Bescheid im Portal des Bevollmächtigten bereitgestellt), sollten Sie Ihre bestehenden Prozesse für den Empfang elektronischer Verwaltungsakte umgehend überprüfen. Insbesondere gilt es zu klären:

• Welche Benutzerkonten und Zugangszertifikate bei der Finanzverwaltung bestehen (wir empfehlen dringend die Nutzung von Organisationszertifikaten anstelle von persönlichen ELSTER-Zertifikaten zur sauberen Abbildung von Berechtigungsstrukturen),
• Wo elektronische Bescheide künftig bereitgestellt werden,
• Wer im Unternehmen für den regelmäßigen und fristgerechten Abruf verantwortlich ist,
• Welche Vertretungsregelungen insbesondere für Urlaubs- und Krankheitsfälle bestehen,
• Ob die für Benachrichtigungen hinterlegten E-Mail-Adressen aktuell sind (idealerweise sollte ein Funktionspostfach anstelle einer persönlichen E-Mail-Adresse genutzt werden) und
• Ob für bestimmte Steuernummern weiterhin eine postalische Bekanntgabe gewünscht wird (Antrag stellen!).

Die aus dieser Systemumstellung resultierenden neuen Risiken, Kontrollen und Abrufmuster müssen ebenfalls in die bestehenden Strukturen Ihres Tax-Compliance-Management-Systems (Tax CMS) integriert werden.

Weiterhin Papier gewünscht?

Soll die Bekanntgabe für einzelne Steuernummern weiterhin postalisch erfolgen, kann dies im ELSTER-Portal unter dem Menüpunkt „Bekanntgabe verwalten“ für die jeweiligen Steuernummern eingerichtet werden.

Ausblick

Die elektronische Bekanntgabe wird durch die föderale Finanzverwaltung derzeit noch nicht flächendeckend und für alle Steuerarten einheitlich umgesetzt. Unternehmen sollten die weitere Entwicklung deshalb auch über den 1. Januar 2027 hinaus engmaschig beobachten und ihre internen Prozesse flexibel an neue behördliche Vorgaben anpassen.

Gerne unterstützen wir Sie dabei, die prozessualen Auswirkungen des § 122a AO ab dem 01.01.2027 auf Ihr Unternehmen zu analysieren und kontrollierte Abrufprozesse zu etablieren.