Modern verwalten mit Methode

Mit der Wertstromanalyse optimieren Behörden ihre Prozesse kontinuierlich und bedarfsgerecht.

Das von der Bundesregierung geschaffene Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS) soll die Digitalisierung und Modernisierung der Verwaltung in Deutschland wirk- und nutzungszentriert vorantreiben. Hierbei steht es vor den klassischen Herausforderungen der öffentlichen Verwaltung: komplexe Zuständigkeiten, Silodenken, intransparente und ineffiziente Prozesse, fehlende Priorisierungsmechanismen. In der Folge gerät das Nutzer:inneninteresse häufig in den Hintergrund. Um öffentliche Verwaltungsprozesse und Organisationsformen systematisch zu optimieren, sollten Verwaltungen die Wertstromanalyse nutzen. 

Auf wichtige Leistungen fokussiert und dynamisch organisiert

Diese Methode betrachtet Verfahren und Abläufe ganzheitlich, identifiziert Engpässe und reduziert Komplexität, um einen reibungslosen, durchgängigen Wertfluss mit klaren Verantwortlichkeiten zu implementieren. Für die Mitwirkenden wird der eigene Beitrag zum Gesamtergebnis nachvollziehbar – vor allem dadurch, dass Ressourceneinsätze und Arbeitsfortschritte transparent werden. Die Wertstromanalyse erfasst zunächst, was für die Beteiligten wirklich wichtig ist – beispielsweise kürzere Wartezeiten und vereinfachte Verwaltungsarbeiten mit digitalen Lösungen. Die Analyse des Istzustands untersucht den gesamten Wertschöpfungsprozess auf Notwendigkeit, Aufwand und Zeitverzug.

Im angestrebten Sollzustand sind die Wertflüsse optimiert: Dazu werden Prozesse vereinfacht, Engpässe beseitigt und redundante Arbeitsschritte eliminiert. Anschließend wird geprüft, ob die neuen Prozesse flexibel genug sind, um auch auf äußere Einflüsse effizient reagieren zu können. Kontinuierliche Überprüfungen und Verbesserungen tragen dazu bei, dass die Organisation dynamisch auf neue Herausforderungen reagiert. 

Vertrauen und Zufriedenheit erhöhen

Der Vorteil der Wertstromanalyse gegenüber anderen Optimierungsvorgehen ist, dass die neuen effizienten, flexiblen Prozesse mehr als nur Einsparungen bringen: Indem sich die moderne Verwaltung damit auf jene Maßnahmen konzentriert, die den größten Wert für die Gesellschaft bringen, wird sie auch bürger:innennah. Mit ihrer Transparenz über Fortschritte erhöht sie zudem das Vertrauen in staatliche Institutionen. So können Organisationen im Spannungsfeld von sich schnell verändernden Rahmenbedingungen und festen Vorschriften sicher agieren, die Zufriedenheit von Bürger:innen und Mitarbeiter:innen erhöhen sowie eine kontinuierliche Optimierung etablieren.

Ansprechpartnerin:
Marnie Ridderbusch

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