Update: Neufassung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Das Schreiben wurde vorläufig vom BMF zurückgezogen. (Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) neu gefasst und veröffentlicht.)

Update (6. Dezember 2019)

Das BMF hat am 28. November ein aktualisiertes Schreiben (IV A 4 - S 0316/19/10003 :001) zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) herausgegeben. Mit dem Schreiben werden die GoBD neu gefasst. Es tritt mit Wirkung vom 1. Januar 2020 an die Stelle des Schreibens vom 14. November 2014.

Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sehen vor, dass im Rahmen einer Außenprüfung auf Verlangen der Finanzverwaltung - neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten - auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form durch das geprüfte Unternehmen bereit gestellt werden. Die angeforderten Strukturinformationen sind jedoch vor allem kleineren und mittleren Unternehmen häufig nicht bekannt. Da gerade die Datenträgerüberlassung dem geprüften Unternehmen erhebliche Probleme bereiten kann, werden Informationen zur Datenträgerüberlassung als Hilfe bereitgestellt.
Die ergänzenden Informationen zu den GoBD hat das BMF am 28. November als Schreiben veröffentlicht.

Update (21. August 2019)

Das BMF hat das Schreiben zu den GoBD vom 11. Juli 2019 von seiner Internetseite zurückgezogen. Bis zu einer erneuten Veröffentlichung gelten die Grundsätze des Schreibens vom 14. November 2014. Sobald Informationen zum weiteren Vorgehen vorliegen, werden wir darüber informieren.

Mit Datum vom 11. Juli 2019 hat das BMF eine Neufassung der GoBD veröffentlicht. Es ist auf Besteuerungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2019 beginnen und ersetzt die bisherige Fassung der GoBD vom 14. November 2014. Es wird von der Finanzverwaltung jedoch nicht beanstandet, wenn Steuerpflichtige die Grundsätze des neuen Schreibens bereits auf Besteuerungszeiträume anwenden, die vor dem 1. Januar 2020 enden (Rz. 183). Änderungen ergeben sich insbesondere in folgenden Bereichen:

Elektronische Aufbewahrung

Die Regelungen für die Digitalisierung von Belegen wurde angepasst. Belege, die in Papierform empfangen wurden, können nach der Neuregelung nicht nur gescannt, sondern auch mit anderen Geräten wie z.B. Smartphones bildlich erfasst, also abfotografiert werden (Rz. 130).

Eine bildliche Erfassung durch mobile Geräte (z. B. Smartphones) ist auch im Ausland möglich, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden und dort direkt erfasst werden (z. B. bei Belegen über eine Dienstreise im Ausland).

Erfolgt im Zusammenhang mit einer, nach § 146 Absatz 2a Abgabenordnung (AO) genehmigten, Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland eine ersetzende bildliche Erfassung, wird es nicht beanstandet, wenn die papierenen Ursprungsbelege zu diesem Zweck an den Ort der elektronischen Buchführung verbracht werden. Die bildliche Erfassung hat zeitnah zur Verbringung der Papierbelege ins Ausland zu erfolgen (Rz. 136).

Nach der bildlichen Erfassung im Sinne der Rz. 130 dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind (Rz. 140).

Umwandlung und Aufbewahrung von Belegen

Bei Umwandlung (Konvertierung) aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format (sog. Inhouse-Format) sind im Grundsatz beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen, (Rz. 135). Als Erleichterung ist jedoch in den folgenden Fällen die Aufbewahrung der konvertierten Fassung ausreichend:

• Es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen.
• Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.
• Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation).
• Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werden nicht eingeschränkt; dabei ist es zulässig, wenn bei der Konvertierung Zwischenaggregationsstufen nicht gespeichert, aber in der Verfahrensdokumentation so dargestellt werden, dass die retrograde und progressive Prüfbarkeit sichergestellt ist.

Weitere Änderungen

Die Neufassung der GoBD berücksichtigt auch die gesetzliche Neuregelung des § 146 Abs.1 Satz 1 AO zur Einzelaufzeichnungspflicht und deren Ausnahme bei Unzumutbarkeit (z. B. Rz. 39).

Weiterhin enthält das BMF-Schreiben Neuerungen zur Erfassung von EC-Karten-Umsätzen (Rz. 55) und zur Aufbewahrung identischer Mehrstücke von Buchungsbelegen (Rz. 75).

Auch das immer mehr Verbreitung findende Cloud-Computing findet in den GoBD nun Berücksichtigung. Die Datenverarbeitungs-Systeme des Steuerpflichtigen können als eigene Hardware bzw. Software erworben und genutzt oder in einer Cloud bzw. als eine Kombination dieser Systeme betrieben werden (Rz. 20).

Fundstelle

BMF-Schreiben vom 11. Juli 2019, IV A 4 - S 0316/19/10003 :001 (2019/0592405), veröffentlicht am 18. Juli 2019.