Die neue Whistleblower-Richtlinie der EU und ihre Anforderungen an Unternehmen

Derzeit läuft auf europäischer Ebene das Gesetzgebungsverfahren zum Erlass der Whistleblower-Richtlinie des Europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden. Die Richtlinie soll einen Ausgleich zwischen dem Interesse von Hinweisgebern („Whistleblower“), dem Interesse der Öffentlichkeit und dem Interesse des Unternehmens schaffen.

Der europäische Gesetzgeber hat entschieden, dass Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern verpflichtet werden sollen, entsprechende interne Meldewege einzurichten. PwC Legal kann Sie dabei unterstützen, die Anforderungen wie eines Meldekanals und anderer Maßnahmen in ihrem Unternehmen umzusetzen.

Verfahren

Nach der Einbringung des Gesetzesentwurfs durch die Europäische Kommission am 23.04.2018 hat es am 15.03.2019 eine interinstitutionelle Einigung zwischen dem Rat der Europäischen Union und dem Europäischen Parlament gegeben. Am 16.04.2019 wurde der überarbeitete Entwurf vom Europäischen Parlament angenommen und am 02.05.2019 dem Rat der Europäischen Union zugeleitet. Da aufgrund der Einigung zwischen Rat und Parlament mit einer zeitnahen Billigung und dem Erlass der Richtlinie zu rechnen ist, möchten wir Sie hiermit kurz über Inhalt und die für ihr Unternehmen wesentlichen Konsequenzen informieren. Mit dem Erlass der Richtlinie beginnt eine voraussichtlich zwei Jahre dauernde Frist zur Umsetzung in nationales Recht.

Ziel der Richtlinie

Die Whistleblower-Richtlinie soll einen Ausgleich zwischen dem Interesse von Hinweisgebern („Whistleblower“), dem Interesse der Öffentlichkeit und dem Interesse des Unternehmens schaffen. Ziel ist es, einen Anreiz für Whistleblower zu schaffen, Gesetzesverstöße zu melden („Whistleblowing“) und durch die Meldungen Schäden für die Öffentlichkeit zu vermeiden. Gleichzeitig sollen jedoch Schäden für Unternehmen durch verfrühte Offenlegung gegenüber den Medien bzw. der Öffentlichkeit minimiert werden.

Sachlicher Anwendungsbereich

Der Schutz der Whistleblower-Richtlinie umfasst nur Meldungen von (vermeintlichen) Verstößen gegen bestimmtes Unionsrecht, insbesondere in den Bereichen des öffentlichen Auftragswesens (Vergaberecht), der Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte sowie Verhütung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, der Produktsicherheit, der Verkehrssicherheit, des Umweltschutzes, der Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, dem Tierschutz, der öffentlichen Gesundheit, dem Verbraucherschutz, dem Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten (DS-GVO) sowie der Sicherheit von Netz- und Informationssystemen, Verstöße gegen finanzielle Interessen der Union und Verstöße gegen die Binnenmarktvorschriften. Nur soweit der Whistleblower hinreichenden Grund zur Annahme hat, dass der (vermeintliche) Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich der Richtlinie fällt und der Wahrheit entspricht greifen die besonderen Schutzvorschriften, die den Whistleblower vor Repressalien schützen sollen, ein. Meldungen sonstigen Fehlverhaltens, insbesondere rein „unethisches“ Fehlverhalten, fallen hingegen nicht in den Anwendungsbereich der Richtlinie.

Meldewege

Um einen geregelten Ablauf für das Whistleblowing zu gewährleisten, welches jedenfalls auch den Interessen der Unternehmen dienen soll, soll ein gestuftes Meldesystem geschaffen werden. So muss der sich Whistleblower in der Regel zunächst an einen internen Meldekanal des Unternehmens oder an eine entsprechende Behörde wenden. In der ursprünglichen Fassung war vorgesehen, dass der Whistleblower, bevor er sich an die Behörde wendet, zunächst den internen Kanal nutzen muss. Jedoch ist dieser Punkt im Rahmen der interinstitutionellen Einigung aufgeben worden und die Kanäle sind nebeneinander als gleichzeitige Stufe angesiedelt worden. Erst nach einer erfolglosen Meldung mittels interner und/oder behördlicher Meldewege und in besonderen Ausnahmefällen kann dann eine Offenlegung gegenüber der Öffentlichkeit, insbesondere gegenüber den Medien erfolgen.

Der europäische Gesetzgeber hat entschieden, dass Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern verpflichtet werden sollen, entsprechende interne Meldewege einzurichten. Der Zugriff auf diese internen Meldekanäle muss sowohl für Mitarbeiter, als auch für unternehmensexterne Personen (z.B. Zulieferer) möglich sein. Die Meldekanäle müssen so konzipiert, eingerichtet und betrieben werden, dass die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers gewahrt bleibt und nicht befugten Mitarbeitern der Zugriff auf diese Kanäle verweigert wird. Zudem muss eine Bearbeitung der Meldung innerhalb von drei Monaten möglich sein. Ordnungsgemäße Folgemaßnahmen müssen mithin bereits im Voraus konzipiert sein. Weiterhin müssen klare und leicht zugängliche Informationsmöglichkeiten in Bezug auf externe (behördliche) Meldewege vom Unternehmen zur Verfügung gestellt werden. Der interne Meldeweg kann dabei entweder selbst vom Unternehmen betrieben werden oder von einem Dritten, sofern dabei die Vertraulichkeit gewahrt wird.

Auch juristische Personen des öffentlichen Sektors (z.B. Gemeinden) sind in Zukunft zur Einrichtung von Meldewegen verpflichtet. Diese externen Meldewege müssen autonom, unabhängig, sicher und die Vertraulichkeit wahrend sein. Auch sie müssen eine Bearbeitung der Meldung innerhalb von drei bzw. im Ausnahmefall sechs Monaten ermöglichen.

Maßnahmen

Aufgrund der in der Richtlinie vorgesehenen Verpflichtung zur Einrichtung des internen Meldewegs bei Umsetzung der Richtlinie in nationales Recht, sollten frühzeitig Maßnahmen ergriffen werden, um eine rechtskonforme Unternehmensstruktur zu gewährleisten. Ein interner Meldekanal kann in ein bereits bestehendes Compliance Management System eingepflegt werden und trägt hierdurch zur Gewährleistung der Rechtstreue bei. Es ist zudem davon auszugehen, dass durch das Erfordernis der Einrichtung des Meldeweges für die in der Richtlinie genannten Themenbereiche auch eine faktische Compliance-Pflicht zur Gewährleistung von Meldemöglichkeiten zu richtlinienfremden Themenbereichen wie z.B. Korruptionsprävention, Datenschutz, Kartellrecht oder Steuerrecht entsteht.

Die Schaffung eines Meldekanals bietet die Chance, dass ein Hinweisgeber, statt direkt Behörden zu involvieren oder an die Öffentlichkeit zu treten, zunächst intern Meldung erstattet. Dies bietet die Chance unternehmensinterne Maßnahmen zu ergreifen und Folgeschäden durch mediale Veröffentlichungen abzuwenden.

Es ist zu beachten, dass die Einrichtung des internen Meldekanals nicht bedeutet, dass dieser ausschließlich durch das Unternehmen selbst betrieben werden muss. Vielmehr kann auch ein externer Berater, wie ein Rechtsanwalt eingeschaltet werden, der diese Leistungen übernimmt. Die Bereitstellung des Meldekanals durch einen Rechtsanwalt erzeugt eine klare Abgrenzung zum Unternehmen selbst und sorgt für eine verlässliche Gewährleistung der Vertraulichkeit. Hierdurch kann das Vertrauen des Hinweisgebers in die Wirksamkeit des Meldewegs weiter gestärkt und ein stärkerer Anreiz für interne Meldungen geschaffen werden.

Gerne beraten und unterstützten wir Sie hinsichtlich der Notwendigkeit und der Konzipierung eines internen Meldekanals und etwaiger Folgemaßnahmen sowie bei der Bereitstellung einer Whistleblower-Hotline. Ebenso können Sie sich bei allgemeinen Fragen in Bezug auf Compliance Management Systeme und den Umgang mit Whistleblowern jederzeit an uns wenden.

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