Update zur Prüfung der Gesellschafterliste durch das Registergericht

Gemäß § 16 Abs. 1 GmbHG gilt als Gesellschafter einer GmbH nur, wer in der im Handelsre-gister aufgenommenen Gesellschafterliste eingetragen ist. Die Gesellschafterliste dient somit der Legitimation des Gesellschafters. Außerdem ermöglicht § 16 Abs. 3 GmbHG unter be-stimmten Bedingungen den Erwerb eines Geschäftsanteils vom Nichtberechtigten, sofern dieser als Inhaber des Geschäftsanteils in der Gesellschafterliste eingetragen ist. Für neue Gesellschafter ist es daher höchst unbefriedigend, wenn Registergerichte die Auf-nahme einer neuen Gesellschafterliste aufgrund von Zweifel am Gesellschafterwechsel er-heblich verzögern. Erfreulicherweise haben sowohl der Bundesgerichtshof (BGH) als auch das Oberlandesgericht Schleswig im vergangenen Jahr entsprechende Prüfungsrechte der Registergerichte weitgehend verneint und sich somit für die zügige Aufnahme einer neuen Gesellschafterliste ins Handelsregister ausgesprochen.

• 1. Einreichung der Gesellschafterliste durch den Notar (§ 40 Abs. 2 Satz 1 GmbHG)
• 2. Einreichung der Gesellschafterliste durch den Geschäftsführer (§ 40 Abs. 1 Satz 1 GmbHG)
• 3. Fazit

1. Einreichung der Gesellschafterliste durch den Notar (§ 40 Abs. 2 Satz 1 GmbHG)

Der BGH hat mit Beschluss vom 18.03.2025 (II ZB 11/24) klargestellt, dass ein Registergericht, soweit es um Änderungen im Gesellschafterbestand geht, die Aufnahme einer vom Notar gemäß § 40 Abs. 2 Satz 1 GmbHG eingereichten neuen Liste nur verweigern darf, wenn das Gericht ohne weitere Ermittlungen sichere Kenntnis davon erlangt, dass die bescheinigte Änderung tatsächlich nicht stattgefunden hat. „Sichere Kenntnis“ liegt nach Ansicht des BGH nur dann vor, wenn in tatsächlicher und rechtlicher Hinsicht offensichtlich keine Zweifel bestehen.

Zur Begründung führt der BGH zunächst aus, dass das registergerichtliche Verfahren nicht auf eine inhaltliche Prüfung der Gesellschafterliste abzielt. So habe das Registergericht die Gesellschafterliste ohne inhaltliche Prüfpflicht lediglich entgegenzunehmen und zu verwahren. Die Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit der Gesellschafterliste liege primär beim Einreichenden, im Falle des § 40 Abs. 2 Satz 1 GmbHG also beim Notar. Im Unterschied zu den Angaben, die ins Handelsregister aufzunehmen sind, komme den Registergerichten hinsichtlich der Gesellschafterliste damit eine deutlich reduzierte Funktion zu.

Mit Blick auf die eingangs dargestellte Bedeutung der Gesellschafterliste steht einer Prüfpflicht der Registergerichte nach Auffassung des BGH außerdem das Interesse der Gesellschafter an einer raschen Aufnahme der Liste entgegen. Die Dringlichkeit der Aufnahme werde zudem durch § 16 Abs. 1 Satz 2 GmbHG unterstrichen, wonach eine vom Erwerber im Hinblick auf das Gesellschaftsverhältnis vorgenommene Rechtshandlung nur dann von Anfang an wirksam ist, wenn die Liste unverzüglich nach Vornahme der Handlung ins Register aufgenommen wird.

Das Interesse der Gesellschafter an der schnellen Aufnahme der Gesellschafterliste spricht nach Ansicht des BGH aber nicht nur gegen eine Prüfpflicht, sondern auch gegen ein Ermessen der Registergerichte hinsichtlich ihres Prüfungsrechts. Gleichwohl folge daraus nicht, dass Registergerichte gezwungen seien, offensichtlich unzutreffende Gesellschafterlisten aufzunehmen und damit die Rechte der wahren Gesellschafter zu verletzen. Die Prüfungsbefugnis der Registergerichte sei bei Änderungen im Gesellschafterbestand aber auf offensichtliche Mängel beschränkt. Ein solcher Mangel liege nicht vor, wenn zu seiner Feststellung eine weitere Sachverhaltsaufklärung oder die Klärung offener Rechtsfragen erforderlich sind. Bestehen zum Zeitpunkt der Einreichung lediglich Zweifel an der inhaltlichen Richtigkeit der Liste, so rechtfertige dies keine Verweigerung der Aufnahme der neuen Liste.

Die Prüfrechte der Registergerichte hinsichtlich der formalen Anforderungen des § 40 GmbHG an eine Gesellschafterliste bleiben davon unberührt.

2. Einreichung der Gesellschafterliste durch den Geschäftsführer (§ 40 Abs. 1 Satz 1 GmbHG)

In konsequenter Fortführung der vorgenannten Entscheidung des BGH stellte das OLG Schleswig mit Beschluss vom 28.11.2025 (2x W 74/25) fest, dass die dargelegten Grundsätze auch bei der Einreichung der Gesellschafterliste durch den Geschäftsführer gemäß § 40 Abs. 1 Satz 1 GmbHG gelten. So begründe der BGH seine Entscheidung allgemein mit der Funktion der Gesellschafterliste, dem registerrechtlichen Verfahren und den sich aus § 16 GmbHG ergebenden Wirkungen. Diese Erwägungen treffen nach zutreffender Ansicht des OLG Schleswig ebenso auf Gesellschafterlisten zu, die durch den Geschäftsführer eingereicht werden.

Das OLG Schleswig hält daher bei der Einreichung durch den Geschäftsführer allenfalls einen leicht erweiterten Prüfungsumfang der Registergerichte für denkbar. In solchen Fällen könne gegebenenfalls auf eine nahezu sichere Kenntnis der Registergerichte von der Unrichtigkeit abgestellt werden, während der BGH für die Zurückweisung von durch den Notar eingereichten Gesellschafterlisten eine sichere Kenntnis verlangt. In jedem Fall müsse diese (nahezu) sichere Kenntnis ohne weitere Ermittlungen feststellbar sein.

Ob die Prüfkompetenz der Registergerichte bei Einreichung der Liste durch den Geschäftsführer tatsächlich über diejenige bei Einreichung durch einen Notar hinausgeht, ließ das OLG Schleswig im Ergebnis aber offen. So wurde die Unrichtigkeit der Gesellschafterliste im entschiedenen Fall lediglich als möglich, aber nicht überwiegend wahrscheinlich oder gar nahezu sicher angesehen, weshalb die erfolgte Zurückweisung der Liste durch das Registergericht unzulässig war.

3. Fazit

Bei der Aufnahme von Gesellschafterlisten ins Handelsregister kam es in der Vergangenheit immer wieder zu erheblichen Verzögerungen, da die Registergerichte bei Zweifeln an der inhaltlichen Richtigkeit eine weitergehende Aufklärung von Tatsachen- oder Rechtsfragen verlangten. Diese Praxis haben der BGH und das OLG Schleswig mit ihren jüngsten Entscheidungen in die Schranken verwiesen, indem sie den Prüfungsumfang eingeschränkt und die Anforderungen an eine Zurückweisung deutlich erhöht haben. Es bleibt zu hoffen, dass die Registergerichte diesen Maßgaben künftig konsequent umsetzen werden.

Kontaktieren Sie uns

Dr. Thomas Wenninger, LL.M. (GWU)

Local Partner Stuttgart
Tel.: +49 211 25034-1717
E-Mail: thomas.wenninger@pwc.com

Alexander Schmidt

Manager Stuttgart
Tel.: +49 175 2443508
E-Mail: a.schmidt@pwc.com